Coworking: o que é, como funciona, impactos no mundo corporativo e 5 dicas para usar ambientes de trabalho compartilhados

A economia compartilhada é um tema que vem se destacando no meio corporativo. O termo pode ser definido como um sistema social e econômico focado no compartilhamento de recursos, podendo ser aplicado nos mais diversos âmbitos da vida de uma pessoa. Apesar de muita gente ainda não conhecer a ideia pelo seu nome oficial, alguns conceitos relativos à premissa já são bastante familiares. O crowdfunding, por exemplo, é um termo usado para falar de financiamento coletivo, comumente aplicado a um projeto. Já o coliving se refere ao compartilhamento de moradias, com quartos separados para cada pessoa, mas áreas comuns entre elas. Isso sem mencionar as propostas de organizações exponenciais, como a Uber, que incorpora o conceito ao oferecer serviços de transporte sem ter nenhum veículo. 

Dado o avanço das tecnologias, evolução nos meios de comunicação e na forma das empresas lidarem com o seu Capital Humano, essas estruturas horizontalizadas passaram a ganhar mais espaço nas organizações. E, ao contrário do que muita gente pensa, as lógicas não ficaram restritas à gestão de pessoas – hoje em dia, até mesmo as ideias mais tradicionais sobre insumos, consumo e produção foram impactadas. Afinal, em tempos em que discussões como consumo consciente, estilo de vida colaborativo e ESG se tornaram prioridades para empresas altamente competitivas, é preciso reconsiderar os impactos causados no meio ambiente, além dos causados na saúde física e mental das pessoas. 

Nas organizações, a economia colaborativa propõe uma utilização mais inteligente e eficaz dos recursos, com foco na redução de gastos e do impacto ambiental, uma vez que a escassez de insumos é um tema cada vez mais recorrente. É a partir dessa perspectiva que surge um conceito que vem ganhando popularidade no mundo inteiro: o coworking, assunto do artigo de hoje. Boa leitura! 

• O que é coworking?
• A origem do coworking
• Como funciona o coworking?
  • Diferenças entre coworking, home office e escritório virtual
• Para quem esse modelo é indicado?
• Benefícios de usar ambientes de trabalho compartilhados
• Desvantagens do coworking
• 5 dicas para trabalhar em espaços de coworking

 

O que é coworking?

Montar um escritório físico implica em uma série de gastos que podem ser desafiadores para as empresas – sobretudo, as recém-inseridas no mercado de trabalho. Para isso, é preciso estar disposto a arcar com gastos, tais como o aluguel da instalação, móveis, estrutura, equipamentos e ferramentas de trabalho – isso sem mencionar contas como água, limpeza, luz e internet.

Quando todos esses custos são colocados na ponta do lápis, é possível visualizar o fato de que manter um espaço para estabelecer a empresa não é exatamente uma tarefa barata. Não à toa, de acordo com esta pesquisa realizada em 2020 pela Gartner, cerca de 74% das empresas planejam adotar modelos de trabalho remoto permanentemente, mesmo com o fim da pandemia de covid-19. 

E hoje, quase dois anos depois das primeiras medidas de distanciamento terem sido implementadas, percebe-se que essa tendência se consolidou – ainda há muitas empresas mantendo o Capital Humano em modelos de trabalho alternativos, como o híbrido e o home office. Além de serem menos onerosos, algumas pesquisas apontam para o fato de que esses modelos são mais produtivos. De acordo com essa matéria da Bloomberg, nos Estados Unidos, os índices de produtividade subiram até 5% desde que o trabalho remoto começou a ganhar destaque. 

É nesse contexto que se popularizou o coworking, que corresponde a um espaço físico onde empresas e profissionais autônomos dividem o ambiente de trabalho, os custos, compartilham ideias e conhecimentos. A partir dos conceitos da economia colaborativa, esses espaços funcionam como uma alternativa à ideia de que toda empresa deve adquirir um espaço físico para alocar o seu Capital Humano.

No coworking, o intuito é que a organização ainda consiga fazer isso, mas a partir de custos mais baixos e de forma ecologicamente sustentável, uma vez que ela deixa de investir na compra de novos recursos.

Além disso, o coworking incentiva a troca de experiências profissionais e ajuda a construir um bom networking, uma vez que, nestes espaços, também há colaboradores de outras empresas, freelancers ou quaisquer outros que desejem um espaço adequado para executar suas atividades profissionais.  Afinal, no home office, nem sempre isso é possível – além de dificuldades para administrar a casa e o trabalho ao mesmo tempo, muitos profissionais ainda não têm estrutura em seus lares para trabalhar de forma adequada. Dessa forma, o coworking estimula a formação de uma comunidade de profissionais, que compartilham não apenas o conhecimento relativo ao mercado de trabalho, mas também os custos com a infraestrutura de acordo com o próprio uso. 

O coworking dialoga diretamente com o princípio do acesso aos bens e serviços a partir do viés da economia compartilhada, cujo principal objetivo é transformar a necessidade de posse em alternativas como empréstimo ou aluguel. De acordo com Rachel Botsman, autora do livro O que é meu, é seu: como o consumo colaborativo vai mudar o nosso mundo (2011) e uma das especialistas mais renomadas do mundo quando o assunto é estilo de vida colaborativo, essa premissa é fundamental para promover uma mudança cultural e um modelo de consumo colaborativo, em que a sociedade encara essas questões com mais consciência. 

 

A origem do coworking

Os espaços para coworking ganharam popularidade durante os últimos anos, com o aumento da utilização de modelos de trabalho remoto – o que fez muita gente acreditar que eles surgiram nesse período. Contudo, o conceito é mais antigo do que parece: ele foi idealizado em 2005 pelo programador Brad Neuberg, que decidiu abrir um espaço onde pudesse exercer seu ofício de maneira autônoma, mas na companhia de outros profissionais. Em conjunto com outros dois empreendedores, Neuberg fundou o San Francisco Coworking Space, em São Francisco, nos Estados Unidos. Quase duas décadas atrás, o espaço já adotava princípios muito parecidos com os defendidos pela economia compartilhada e pelos modelos mais atuais de coworking. 

Até hoje, Neuberg mantém um blog, onde fala sobre o processo de criação e desenvolvimento da ideia. Nesta postagem, ele afirma que, naquele tempo, estava infeliz porque trabalhava para uma empresa, mas também mantinha projetos autônomos. Contudo, ele via vantagens das quais não queria abrir mão nas duas situações e, por isso, conta: “não conseguia as duas coisas que eu mais queria: a liberdade e a independência de trabalhar para mim mesmo, mas com a estrutura de comunidade que eu tinha ao trabalhar com os outros”.  

O conceito logo ganhou corpo e foi, aos poucos, se espalhando ao redor do mundo. De acordo com especialistas entrevistados nesta matéria da revista Exame, adotar modelos compartilhados de escritório vem gerando gastos que chegam a ser até 70% inferiores em comparação aos modelos tradicionais. A mesma reportagem ainda traz outro dado interessante: o fato de que o coworking cresceu 60% nos últimos cinco anos e foi impulsionado, sobretudo, pela pandemia. 

No Brasil, o primeiro escritório surgiu em São Paulo, em 2007. No entanto, hoje em dia, esse número já aumentou – e muito! –, bem como as cidades onde esses espaços estão disponíveis. A demanda por esses escritórios também apresenta uma crescente significativa no mundo inteiro. De acordo com essa matéria da CNN, globalmente, a procura por esses espaços cresceu 93% no primeiro trimestre deste ano, mas, em território nacional, o número foi ainda maior: 97%. Por aqui, a procura por salas para reunião, por exemplo, aumentou 216% em comparação com o mesmo período do ano passado. 

 

Como funciona o coworking? 

No geral, os coworkings são como escritórios comuns, com mesas e estrutura para o trabalho, mas que não pertencem a apenas uma empresa. Dependendo do serviço oferecido pelo lugar, pode haver a possibilidade de salas individuais, contudo vale ressaltar que esse modelo não é muito habitual; a maioria das estruturas oferece esses serviços apenas para grupos empresariais maiores. Mas é sempre possível alugar um espaço em uma estação de trabalho colaborativa, onde a mesa seja dividida com mais pessoas – isso, inclusive, faz parte da ideia. 

Em espaços de coworking, é possível atender tanto empresas que desejam alugar escritórios completos, visando a alocar equipes inteiras, quanto profissionais independentes que precisam apenas de um lugar adequado para trabalhar. Os serviços oferecidos variam de acordo com o estabelecimento: wi-fi, recepção, cafeteria, serviços de impressão, estacionamento privado, salas de reunião, auditório, cadeiras ergonômicas e até mesmo cozinhas completas são alguns exemplos do que pode estar no pacote. 

Comumente, os espaços cobram por hora ou fecham pacotes baseados em tempo, podendo ser semanal, mensal ou quinzenal, dentre outras possibilidades. 

Dito isso, cabe destacar que, para que a proposta de coworking funcione, é preciso que os profissionais estejam dispostos a seguir regras básicas de convivência e, sobretudo, de ética. Dentre as mais comuns, podemos citar: 

• Não falar alto ao telefone e nem usá-lo no viva-voz;
• Cuidar do espaço compartilhado e evitar danificá-lo;
• Sempre deixar o espaço de trabalho limpo, principalmente depois de comer;
• Ter atenção aos itens compartilhados e não usá-los como se fossem de uso pessoal: toda vez que precisar de um objeto comunitário, como um grampeador, por exemplo, pegar, usar e devolver;
• Respeitar o que há na geladeira e consumir única e exclusivamente o que for seu;
• Usar  fones de ouvido; 
• Respeitar o espaço e os limites das outras pessoas.

Diferenças entre coworking, home office e escritório virtual

A confusão entre os conceitos de coworking e home office é bastante comum, principalmente quando consideramos a ideia de que, em ambos os casos, o ato de trabalhar está sendo feito fora das dependências da empresa. Contudo, como mencionamos, eles são bastante distintos, uma vez que, em casa, boa parte dos colaboradores não conta com a estrutura de trabalho que um coworking pode oferecer.

Em uma perspectiva individual, ter à disposição internet de alta velocidade e cadeiras ergonômicas, por exemplo, pode fazer toda a diferença, já que comprar estes itens geraria gastos para o profissional – isso sem mencionar o fato de que, no coworking, há troca de experiências com as outras pessoas. 

Já o escritório virtual é uma alternativa para quem quer abrir um negócio, mas não tem um espaço disponível para tal. Esse tipo de serviço é prestado por diversas empresas, que oferecem o suporte burocrático e administrativo para que o negócio possa ser gerido remotamente. Isso inclui atendimento telefônico e recebimento de correspondências, além de endereço físico e fiscal. A ideia, em si, também difere do coworking, que disponibiliza não apenas o espaço físico, como infraestrutura de trabalho e serviços como recepcionista, salas de reunião e até mesmo estacionamento privativo. 

 

Para quem esse modelo é indicado?

O coworking atende aos mais diversos tipos de profissionais e, evidentemente, às mais distintas naturezas de trabalho. Por isso, não há exatamente um grupo específico de profissionais para o qual seja indicado – dependendo da situação, todos podem se beneficiar. Contudo, esses espaços podem fazer diferença para quem não conta com uma boa infraestrutura para trabalhar em casa ou para quem deseja construir uma rede de contatos profissionais mais extensa. Afinal, como mencionamos, estar em contato com pessoas atuantes no mercado e trocar ideias faz parte da proposta do modelo. E há quem é muito beneficiado por este fator em específico. 

No caso de colaboradores que trabalham para organizações mais tradicionais, a presença em um coworking depende de modelos de trabalho mais flexíveis e que permitam que eles exerçam suas atividades de forma remota. Dado esse fato, é comum compartilhar esse espaço com freelancers, designers, arquitetos, jornalistas, profissionais da comunicação social, da tecnologia da informação ou quaisquer tipos de nômades digitais. A única questão, nesse caso, é fazer parte de uma empresa que ofereça essa possibilidade. 

Já para grupos empresariais, o coworking oferece uma boa alternativa em termos de custo-benefício, como mencionamos anteriormente. Sobretudo para organizações que ainda não contam com muitos recursos financeiros, eles podem ser bem menores do que alugar ou mesmo comprar um espaço próprio. Além disso, vale ainda mencionar o fato de que existem espaços de coworking nichados, ou seja, voltados para temas e públicos específicos. No Rio de Janeiro, por exemplo, o Sola Salon Studios é voltado para serviços de beleza. Já o curitibano Mamaworking, como o próprio nome indica, é direcionado para pessoas que precisam trabalhar e levar os filhos e, para isso, conta com berçário e recreação infantil, entre outros serviços.

 

Benefícios de usar ambientes de trabalho compartilhados

Networking 

A construção de uma rede de contatos extensa é uma das principais vantagens de fazer parte de um coworking. Afinal, uma vez inserido nesses espaços, o profissional passa a conviver com outros que trabalham em empresas diferentes, têm outra visão de mundo e que podem agregar muito à própria experiência. Isso sem mencionar os freelancers, que, apesar de não fazerem parte de uma organização, também têm muito a contribuir. 

Outro fator que vale mencionar é o contato com a diversidade (étnico-racial,  gênero, orientação sexual, idade e PCDs, por exemplo). É a partir da convivência com pessoas de realidades diferentes que o profissional expande os próprios horizontes, tornando-se mais empático e mais propenso a ideias inovadoras. 

Sensação de pertencimento a uma comunidade 

Além do custo-benefício, os coworkings chamam a atenção por contarem com altos índices de produtividade. Algumas pesquisas apontam que isso acontece por conta das boas relações que são estabelecidas no lugar, cuja estrutura incentiva a sensação de pertencimento a uma comunidade. Afinal, esse modelo faz parte de uma filosofia de consumo colaborativo, algo que também é compartilhado entre as pessoas que desfrutam dos ambientes. Por isso, elas acreditam que fazem parte de algo maior, não relacionado apenas ao trabalho, mas, sim, aos seus princípios e ao futuro do planeta. 

Outro fator de destaque para o desenvolvimento de boas relações é o fato de que nem todos os profissionais fazem parte da mesma empresa, o que diminui muito a competitividade entre eles. Para além disso, o coworking se baseia numa ideia de compartilhamento que extrapola os recursos: também é preciso partilhar conhecimentos e ajudar uns aos outros. Por isso, quando inseridos nesses ambientes, é comum que o mindset dos profissionais mude com o tempo.  

Sustentabilidade e consumo consciente

Como dito anteriormente, o coworking vai além de um modelo de negócio; ele faz parte de uma filosofia de consumo colaborativo, como o coliving, crowdfunding e colabs, em geral. Da mesma forma que comprar roupas em um brechó evita que recursos sejam extraídos da natureza e impede que as peças virem lixo inutilizado, compartilhar os recursos em um escritório ajuda a evitar o desperdício de materiais que, por vezes, estão em perfeitas condições de serem reutilizados. Essa preocupação ajuda a criar uma mentalidade mais consciente e crítica em relação à forma com que consumimos, o que é o primeiro passo para promover um estilo de vida mais sustentável. 

Custo-benefício e infraestrutura 

O custo-benefício é um dos principais atrativos para quem busca por um coworking – afinal, eles são, de fato, mais baratos e podem oferecer mais possibilidades do que ter um espaço exclusivo. Em relação à infraestrutura, além da possibilidade de contar com um escritório completo, uma questão interessante a mencionar é que, em muitos casos, isso significa acessibilidade para profissionais PCD, com ferramentas de trabalho adaptadas e utilização de elevadores, entre outras questões que podem fazer a diferença para quem não dispõe desses recursos. 

Sem burocracias 

Montar um escritório completo não requer apenas investimento financeiro, mas também muita paciência para lidar com as burocracias e documentações necessárias para que tudo funcione de acordo com a lei. Esse é mais um fator em que os coworkings são bastante vantajosos: nesses espaços, profissionais e grupos empresariais têm pouquíssimo contato com esses entraves. Eles só precisam se preocupar em fazer o aluguel e, evidentemente, o pagamento do espaço. 

Flexibilidade 

Ao contrário de escritórios e modelos de trabalho tradicionais, o coworking oferece flexibilidade para quem deseja desfrutar de suas instalações. Muitos deles funcionam 24/7, o que permite que os profissionais definam as próprias rotinas de acordo com as suas demandas, sem ter que se preocupar com o horário. Esse é um benefício muito comum ao home office, mas, em alguns casos, isso pode não ser o suficiente e o profissional pode depender do escritório para executar uma determinada tarefa. Portanto, nesse sentido, o coworking oferece o melhor dos dois mundos: flexibilidade e infraestrutura. 

 

Desvantagens do coworking

Apesar de o coworking oferecer uma série de vantagens para empresas e profissionais, essa percepção não é unânime; cabe a cada um avaliar a própria necessidade de estar presente em um espaço como este. Antes de alugar uma sala ou mesmo uma mesa, é preciso avaliar questões como custo, o que o local tem a oferecer, se o profissional vai, de fato, aproveitar o serviço… Por isso, citamos, também, algumas desvantagens desses lugares: 

Ainda há custos 

Para os profissionais que já contam com uma infraestrutura adequada para trabalhar em casa, é interessante avaliar as prioridades antes de se mudar de vez para um local como esse. Afinal, por mais que sejam mais baratos, os coworkings ainda representam gastos, então é importante entender como (e se) a proposta trará benefícios. Além disso, há pessoas com perfis comportamentais mais reclusos, que podem acabar se incomodando com a exposição, o barulho e a falta de privacidade. 

Falta de privacidade 

Como qualquer espaço compartilhado, a privacidade não é exatamente o forte de um coworking. Como mencionamos, salas privadas são oferecidas em diversos espaços, mas é mais comum que elas sejam voltadas para grupos empresariais. Profissionais autônomos que precisam fazer reuniões com clientes, por exemplo, podem enfrentar mais dificuldades, uma vez que, além da falta de privacidade, esses espaços costumam ser barulhentos. 

Distração pelo estímulo

Para pessoas que têm mais dificuldade de manter a concentração, esses espaços podem representar um desafio a mais. Afinal, como mencionamos, há dezenas de profissionais realizando suas tarefas, falando ao telefone e conversando entre si. Evidentemente, fatores como esse vão depender do comportamento de cada um, bem como da capacidade de se manter focado diante dos estímulos externos. Conhecer o próprio estilo comportamental é é o primeiro passo para saber como uma pessoa lida com a exposição. Para isso, um bom relatório de análise comportamental é uma excelente alternativa.  

 

5 dicas para trabalhar em espaços de coworking

Interaja com os outros 

O coworking é um espaço voltado para a interação e o compartilhamento de ideias. Estar em um e não aproveitar esse fato significa não desfrutar completamente da experiência, além de perder a oportunidade de conhecer outros profissionais, formar vínculos e ampliar os próprios horizontes. Por isso, é interessante estar disposto a almoçar junto, tomar um café ou mesmo reservar um tempo na agenda para fazer um happy hour. Além disso, é extremamente importante manter a simpatia, a educação e tentar tornar a experiência boa para todo mundo. 

Evite fazer muito barulho 

Sim, é natural que os coworkings sejam espaços mais barulhentos do que salas individuais, por exemplo. No entanto, algumas medidas básicas podem ajudar a manter tudo sob controle: usar fones de ouvido; não reproduzir músicas, vídeos ou áudios altos; procurar manter o tom de voz baixo; e ter atenção aos momentos de empolgação. Afinal, esse é um espaço de trabalho e, por isso, deve-se sempre respeitar o fato de que algumas pessoas precisam de tranquilidade para conseguirem se concentrar nas suas atividades. 

Mantenha tudo organizado e limpo 

As estações de trabalho são coletivas e, como a palavra indica, são partilhadas entre diversas pessoas. Por isso, é fundamental não se comportar como se aquela mesa fosse individual. Uma vez que o dia de trabalho tem fim, é importante recolher tudo que foi espalhado e limpar o que estiver sujo. Atenção aos copos descartáveis, cascas de frutas, cereais, farelos  ou às manchas de café sobre a mesa. No caso de refeições maiores que “lanches”, o ideal é se deslocar até a cozinha e comer lá. 

Respeite o espaço dos outros 

Apesar do coworking oferecer uma experiência compartilhada, é importante saber respeitar o espaço dos demais profissionais. Isso inclui ter cuidado ao circular pelo espaço ou entrar em salas aparentemente vazias. Outro fator crucial é a pontualidade com os horários reservados, afinal alguém pode estar esperando para usar a sala. 

Não monopolize 

É importante ter clareza de que tudo nesses espaços é compartilhado. Isso vai desde canetas e tomadas até ferramentas de trabalho. Por isso, é extremamente importante que o profissional não monopolize nenhum recurso e que, sempre que usar, seja imediatamente colocado no devido lugar. 

Os espaços para coworking são uma realidade do mercado de trabalho e, com eles, pautas como a necessidade de gestão horizontalizada, flexibilidade, produtividade e ruptura com o modelo tradicional de trabalho também passam a ser discutidas. Essas questões já estão presentes no mundo corporativo desde a implementação de movimentos como o RH 5.0, que propunha uma forma humanizada de gerir os profissionais de uma empresa. Essa é mais uma prova de que o futuro da gestão de pessoas está em colocar suas necessidades em um lugar de prioridade nas empresas. Afinal, é mantendo os profissionais felizes e satisfeitos que os resultados mais significativos aparecem. 

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