Quais são os impactos do home office na sinergia dos times e, consequentemente, nos resultados obtidos por eles? Com a deflagração da pandemia de coronavírus e a necessidade de manter a população em isolamento social, um modelo de trabalho que já vinha surgindo timidamente no mercado acabou se consolidando: o trabalho remoto. No Brasil, a medida, que já era utilizada por algumas empresas, fosse de maneira permanente ou esporádica, tomou proporções bem maiores nesse cenário – boa parte das organizações cujo segmento permitia, como escritórios, adotou e adaptou-se à prática.
Como era esperado, a mudança repentina para o modelo remoto trouxe consequências diretas para as empresas. Algumas delas foram efetivamente boas, como a redução de custos com aluguel de sala, contas de consumo e manutenção de escritório, o que fez com que muitas organizações enxergassem a adaptação com bons olhos. Para os profissionais, o home office também trouxe benefícios: diminuição de gastos, maior flexibilidade no horário, não ter que se deslocar para chegar ao trabalho, além de ajudar a manter o isolamento e conter a propagação do vírus.
Nem tudo são flores, no entanto. Sob esse modelo, a integração entre os profissionais ficou mais difícil. A comunicação espontânea entre as equipes tornou-se praticamente inexistente, já que não há mais cafezinho, happy hour, almoços em grupo ou simples conversas nos corredores para ajudar a aliviar a tensão de um dia exaustivo.
Questões como o volume maior de horas trabalhadas, dificuldades nos relacionamentos, equilíbrio com as demandas pessoais e problemas com foco e atenção também são problemáticas citadas em pesquisas, como a realizada pela Grand Thornton Brasil em parceria com a Fundação Dom Cabral. Para os líderes e gestores, a situação também trouxe empecilhos – afinal, é bem mais difícil acompanhar o rendimento dos profissionais de forma remota. Essas e outras questões é o que vamos discutir neste artigo!
A comunicação interna
Segundo a definição dada pelo dicionário Michaelis, o termo sinergia significa “ação conjunta de forças simultâneas; coesão, cooperação”. No ambiente de trabalho, o conceito está relacionado à soma de diferentes forças em prol de um objetivo em comum. Quando profissionais distintos trabalham de forma harmoniosa, complementar, alinhada e produtiva, vemos o processo sinérgico acontecer. Essa união é essencial para que os setores das empresas possam agir de maneira otimizada e encontrar soluções para os eventuais problemas que surgirem.
No modelo presencial, há diversos fatores que contribuem para que esse processo seja realizado de forma eficiente. A comunicação espontânea entre os profissionais é um deles – afinal, a identificação pessoal pode ser um aliado para fazer o trabalho em equipe fluir de maneira harmoniosa. Além disso, o monitoramento por parte dos gestores é mais certeiro, os feedbacks são rápidos e os erros podem ser corrigidos no momento em que acontecem. Em suma, é seguro dizer que a possibilidade de se comunicar prontamente é uma das vantagens de um modelo de trabalho presencial, o que pode ficar comprometido no home office caso não haja planejamento e cuidado.
Para que a sinergia seja desenvolvida em uma equipe, é necessário que haja um sistema efetivo de comunicação interna, especialmente no período de trabalho remoto. Nesse artigo da revista Forbes, Brian Zotti, vice-presidente da empresa norte-americana Contek Consulting, fala sobre a importância de estabelecer um plano de comunicação durante o home office. Para ele, é necessário criar um manual para descrever como a equipe deve interagir, além de como, quando, onde e com quem. Zotti alega que a eficácia das equipes raramente está relacionada ao diagnóstico equivocado de que as pessoas são menos produtivas quando não são monitoradas constantemente. O executivo acredita que a falta de alinhamento entre os departamentos é o grande problema, mas isso pode ser resolvido com reuniões prévias e comunicação efetiva.
Em alguns casos, o home office pode até mesmo contribuir com a produtividade dos profissionais. Nessa matéria do G1, há relatos de pessoas que afirmam trabalhar melhor e ter maior rendimento quando fazem isso em casa, já que os benefícios trazidos pela modalidade ajudam a manter uma rotina de trabalho mais saudável.
Esse fato também foi constatado pela pesquisa da Grand Thornton Brasil que citamos anteriormente, onde foi identificado um percentual de 35,6% dos 1.075 entrevistados relativo aos que se sentiam mais produtivos neste segundo ano em home office. Mesmo assim, é essencial que a comunicação interna entre a equipe seja realizada da melhor maneira possível, a fim de preservar a interação e a sinergia. Afinal, de nada adianta se sentir mais produtivo, mas ser incapaz de contribuir para um time, não é mesmo?
Ter canais abertos para reuniões, realizar chamadas de vídeo regularmente, estimular o diálogo entre os colaboradores, utilizar as ferramentas e a tecnologia adequada para promover o processo comunicativo são boas opções para manter uma comunicação interna de qualidade durante o período de isolamento. Evitar possíveis conflitos entre as equipes também é recomendado e pode ser feito, por exemplo, estimulando o time a tomar decisões em conjunto.
A importância da colaboração
Promover a comunicação durante esse período não é o suficiente para lidar com os desafios propostos por ele, no entanto. Isoladamente, não há garantias de que essa preocupação irá ajudar a manter a sinergia entre os profissionais de uma empresa. Para isso, é necessário pensar em outro ponto tão importante quanto o processo comunicativo em si: a colaboração entre as equipes.
Quando o trabalho é feito de forma colaborativa, há mais mentes pensando e mãos operando, o que permite que uma quantidade maior de tarefas seja realizada e com melhor qualidade. Esse tipo de abordagem abre portas para planejar em conjunto, levar em consideração os pontos de vista de cada profissional, ter novas ideias, delegar as funções de forma inteligente, otimizada e considerando os fatores comportamentais e, por consequência, atingir as metas mesmo em modelo remoto.
É verdade que colaborar fica mais fácil quando há um ambiente partilhado onde os profissionais podem se comunicar melhor, tirar dúvidas, compartilhar ideias ou apenas contar com a presença uns dos outros. Mas isso não significa que esse processo seja impossível durante o período de home office. Há muitas formas de promover um time colaborativo, mesmo com os impactos provenientes do isolamento social. Dentre algumas sugestões, destacamos:
Estabelecer acordos para a comunicação da equipe
Já ressaltamos neste artigo a importância de realizar um processo de comunicação elaborado em tempos de trabalho remoto. Nesse caso, determinar algumas diretrizes pode ajudar muito para a organização eficiente das equipes. Questões como criar e-mails específicos para serviços e pré-estabelecer quais assuntos devem ser encaminhados para essas plataformas, quais informações devem ser partilhadas através de ferramentas de gerenciamento, dias e horários para reuniões semanais e até mesmo evitar marcá-las em momentos reservados para a produção podem ajudar na colaboração e nos diálogos entre equipes.
É importante, também, incentivar a comunicação aberta, de modo que os colaboradores se sintam confortáveis para partilhar seus pontos de vista, opiniões, elogios e críticas – essas, sempre feitas com muito respeito, cuidado e empatia.
Utilizar ferramentas de qualidade
Providenciar ferramentas tecnológicas adequadas ao modelo remoto pode parecer óbvio, mas há muitas empresas que ainda não o fazem. De forma geral, um computador e uma boa conexão com a internet já são o suficiente para atender às necessidades dos profissionais, mas há funções que demandam questões mais específicas, como a utilização de ferramentas e programas pagos. Esse tipo de suporte e incentivo ao colaborador contribui para que este se mantenha integrado ao time e, por consequência, para que seu rendimento seja melhor.
Encorajar a colaboração, a cocriação e os vínculos
Há muitas empresas em que a competitividade entre os colaboradores é naturalizada e até estimulada. Os resultados dessa mentalidade, no entanto, podem ser pouco proveitosos: os atritos surgem, os conflitos se instauram e até consequências mais extremas como o turnover são justificadas por ambientes de trabalho nocivos que acabam se formando devido às condições similares.
Em contrapartida, equipes unidas conseguem alcançar resultados melhores do que profissionais que trabalham de maneira individualizada. Por isso, é importante estimular os vínculos entre os membros dos times – seja promovendo debates, troca de ideias, diálogos e até lidando com as eventuais discordâncias que surgirem. Atividades para fortalecer o espírito de equipe também são altamente recomendadas. Mesmo uma atitude simples como fazer uma reunião apenas para conversar pode ajudar a manutenção do clima organizacional e, naturalmente, as relações pessoais entre cada colaborador.
Incentivar a equipe
Parabenizar os profissionais, elogiá-los e torná-los cientes da importância de suas contribuições como equipe são atitudes muito importantes para manter o grupo motivado e engajado. Pedir para compartilharem suas impressões sobre as tarefas executadas, especialmente as mais difíceis, pode não apenas ser uma boa forma de destacar seus feitos como também servir de estímulo para a colaboração futura de outras equipes. Dessa forma, até mesmo os profissionais menos familiarizados com esse tipo de mentalidade conseguem desenvolver suas habilidades para tal. Além do mais, nada melhor do que ser reconhecido por um trabalho bem feito, não é verdade?
Compartilhar as metas
Estabelecer uma postura colaborativa pressupõe compartilhamento de ideias, ferramentas, habilidades, responsabilidades ou metas. Muitas vezes, os objetivos são definidos de forma hierárquica, sendo construídos através da visão dos líderes e contando com a participação dos profissionais apenas na hora da execução. Quando as questões são definidas dessa forma, perde-se a oportunidade de deixar a equipe se envolver e contribuir com o processo, o que pode desestimulá-la. O cenário ideal é que isso seja feito de forma coletiva, considerando os pontos trazidos tanto pelos líderes quanto pelos times.
A produtividade em modelo remoto
Outro ponto que sofreu com o impacto do trabalho remoto foi a produtividade dos profissionais. Mesmo que haja comunicação e colaboração entre as equipes, para promover a sinergia, é necessário que o desempenho das pessoas também se mantenha durante o trabalho remoto. Caso contrário, questões como o atraso de conteúdo e tarefas sendo realizadas de maneira descompromissada podem não apenas atrapalhar o andamento da equipe como um todo, como também suscitar conflitos entre os colaboradores.
Como vimos, não há uma regra específica quanto a essa questão – há pessoas que conseguem ser produtivas sob essas condições enquanto outras, não. Cada um se sente afetado de uma maneira distinta, mas há alguns fatores que podem ser determinantes para justificar a diferença entre os modos com os quais os indivíduos vêm lidando com o modelo.
A infraestrutura é o primeiro deles. O termo está relacionado ao espaço físico, às acomodações e aos equipamentos utilizados para realizar o trabalho. Dispor de um bom espaço, arejado, bem iluminado, com o mobiliário ergonômico e confortável certamente faz toda a diferença para os profissionais.
Esse espaço não pode ser algo improvisado; é preciso que haja planejamento e investimento nele. Estruturas precárias podem gerar, além de desvios constantes de foco e produção, problemas de saúde de natureza ortopédica, circulatória ou até oftalmológica. Por isso, é necessário que haja um esforço conjunto por parte das empresas, dos líderes e dos próprios profissionais para garantir que as condições de trabalho em casa sejam as melhores possíveis. Boa conexão com a internet, além de itens como computadores, itens de informática, fones de ouvido e câmeras são alguns exemplos de ferramentas essenciais para a produtividade durante o período.
O ambiente em que ocorre o home office também é algo determinante. Locais silenciosos e isolados ajudam no desenvolvimento das atividades diárias, uma vez que favorecem o foco e evitam a dispersão do profissional. No entanto, para alguns, este é um desafio à parte, já que, por muitas vezes, estar em casa significa dividir o ambiente com filhos, cônjuge, parentes ou animais de estimação, o que pode acabar desviando a atenção. Isso sem falar nos vizinhos barulhentos!
Outro fator importante para manter o nível de produção durante o home office é a rotina. Em casa, há a possibilidade de acabar confundindo os momentos para resolver questões pessoais ou domésticas com aqueles que devem ser dedicados à atividade profissional. Estabelecer limites claros para lidar com esses assuntos é essencial. Ao realizar atividades pessoais durante o expediente, é possível que você não consiga entregar tudo que precisa nos prazos corretos. No entanto, dedicar-se ininterruptamente ao trabalho pode ocasionar o efeito burnout e minar de vez não apenas a produção como também a saúde mental. Por isso, é importante manter uma rotina equilibrada e organizada.
Os cuidados com a saúde mental durante esse período, inclusive, são inestimáveis. Em casa, é fácil perder a noção de tempo e acabar trabalhando mais do que o combinado. Questões que antes ficavam bem separadas, como a administração das tarefas domésticas, estudos e a rotina de trabalho, podem se entrelaçar e, no fim, ao tentar dar conta de todas ao mesmo tempo, é natural que nos desgastemos com mais facilidade. É sempre bom estar atento para manter o equilíbrio e realizar atividades que promovam nosso bem-estar e satisfação pessoal, única e exclusivamente para nos deixar mais felizes.
O aspecto comportamental
Isso nos leva ao último fator determinante para a produtividade em home office: o comportamento de cada indivíduo. Este, por si só, é um aspecto fundamental a ser considerado mesmo em condições presenciais. Como sabemos, a performance profissional de cada pessoa está diretamente relacionada a esse aspecto – afinal, pessoas que desempenham funções alinhadas com seus estilos comportamentais atingem a alta performance com mais facilidade. E em um cenário incomum como o que vivenciamos nesse momento, o comportamento se torna ainda mais importante.
Conhecer o perfil comportamental de uma pessoa permite traçar tendências a respeito do modo com o qual ela age, pensa e sente. Esse tipo de análise torna mais fácil compreender questões sobre nosso próprio desempenho durante o período, tais como em que estamos nos saindo bem, em que precisamos melhorar, o que está sendo emocionalmente custoso e o que devemos fazer para manter o equilíbrio. Vale ressaltar que cada pessoa possui um estilo comportamental e necessidades distintas, o que torna a resposta para cada uma dessas perguntas bastante variável, assim como o próprio aproveitamento em trabalho remoto.
Na ETALENT, estimulamos a análise comportamental através da Metodologia DISC, que é uma das ciências mais importantes e utilizadas do mundo na área. O DISC considera a existência de estilos comportamentais diferentes, a partir de variações de quatro fatores principais: Dominância, Influência, eStabilidade e Conformidade.
Indivíduos Dominantes podem sentir-se estagnados com o isolamento. Por conta de sua natureza expansiva, em um momento em que as negociações tendem a acontecer mais lentamente, eles podem se sentir imobilizados e dependentes dos outros, o que pode provocar certa impaciência.
Indivíduos com altos níveis de Influência podem sofrer mais com o isolamento por conta de sua natureza extrovertida, comunicativa e sociável. Para estes, não ter contato com outras pessoas significa não dar vazão a parte das suas características naturais. É importante que estejam sempre atentos para que encontrem maneiras de compensar suas necessidades.
A eStabilidade alta, ainda que introspectiva, tem a empatia e o acolhimento como dois pontos fortes, e não podem ser executados com tanta frequência quando longe de seus colegas de trabalho.
Já as pessoas de alta Conformidade, muito voltadas para tarefas, produção, dados e resultados, podem acabar sendo criteriosas demais sem a supervisão próxima de seus líderes, além de ter dificuldades para gerenciar a casa e trabalhar ao mesmo tempo.
Vale lembrar que todos nós possuímos os quatro em algum nível de intensidade, mas os utilizamos de maneiras diversas e para fins distintos. Ao considerar esses pontos, estimulamos nosso autoconhecimento e nos tornamos capazes de compreender melhor nossos próprios limites, o que ajuda a entender como funciona nossa produtividade e, por assim, como adequá-la ao home office.
Para te ajudar no processo de autoconhecimento e desenvolvimento durante o home office, a ETALENT desenvolveu o Relatório Comportamental em Trabalho Remoto. Essa ferramenta é uma poderosa aliada na hora de compreender as tendências comportamentais dos indivíduos durante esse período para, então, trabalhá-las a fim de aumentar a produtividade. Dessa forma, é possível extrair o melhor dos profissionais e de maneira saudável. Todos saem ganhando!
O papel do líder em trabalho remoto
Sabemos que a impossibilidade de acompanhar de forma presencial o desempenho das equipes afeta diversos setores das empresas, mas a liderança, em especial, precisa fazer esforços ainda mais significativos para a manutenção do processo sinérgico entre as equipes. Esse período exige, sobretudo, que estratégias sejam traçadas, além de novos hábitos e atitudes para que a função possa ser exercida de maneira efetiva.
As mudanças bruscas de rotina e na dinâmica de trabalho revelam novos desafios, o que exige que os líderes acompanhem o Capital Humano de forma mais próxima. Nesse momento, fazer uso de ferramentas tecnológicas adequadas é um grande diferencial, uma vez que há diferenças contrastantes, que foram ainda mais acentuadas pela pandemia, em relação ao desempenho de organizações que investem em alta tecnologia e as menos digitalizadas.
A partir da utilização desses recursos, torna-se possível registrar o andamento das tarefas, esclarecer as metas, prazos e objetivos, além de contribuir para preservar o espírito de equipe. Dessa forma, o líder poderá assumir seus papéis de forma mais certeira – motivar, oferecer suporte aos colaboradores, gerenciar as atividades e, naturalmente, manter o nível de produtividade do time.
Para promover o desenvolvimento dos gestores e tornar sua liderança mais eficiente, principalmente em tempos difíceis como os atuais, a ETALENT oferece o curso Liderança Comportamental, que capacita líderes para enfrentarem o desafio de exercer sua gestão de forma digital. Neste treinamento, além analisar os aspectos comportamentais do time, são discutidas as diferentes estratégias, as novas tecnologias, as formas de promover a sinergia na equipe e outras questões da adaptação ao trabalho remoto, o que torna possível exercer uma liderança mais assertiva e adequada às novas necessidades.
Pensando nos desafios específicos trazidos por esse período, destacamos algumas dicas e sugestões para uma liderança remota efetiva:
Mantenha a comunicação aberta
Já falamos sobre o quanto o aspecto comunicacional é importante para o sucesso de uma equipe e, também, sobre a possibilidade de ficar comprometido em modelos de trabalho remoto. Por isso, manter o contato com a equipe de forma prática e organizada é essencial. Assim, conflitos, desentendimentos e equívocos são evitados, os profissionais ficam alinhados quanto aos objetivos e o acompanhamento da produção se torna mais efetivo. Procure avaliar a melhor forma de se comunicar de acordo com o assunto: mensagens, e-mail, ligações e chamadas de vídeo são sempre válidos, mas delimitam níveis diferentes de importância!
Acompanhe a equipe de perto
O acompanhamento é essencial para organizar o fluxo de trabalho e manter a produtividade dos profissionais durante esse período. Adotar esse tipo de postura ajuda a cumprir os prazos e até mesmo a identificar se há colaboradores subutilizados ou com funções duplicadas. Além disso, mostrar-se presente é importante para que a equipe saiba que pode recorrer a você no caso de eventuais problemas, quando tiverem dúvidas ou precisarem de ajuda.
Vale ressaltar que envolver os colaboradores nos processos de tomada de decisões, definições de metas e planejamento de projetos é altamente recomendável. Dessa forma, a cooperação é estimulada, fica mais fácil entender os objetivos coletivos e compartilhar as metas da empresa. Procure fazer sempre que possível!
Forneça feedbacks
Para manter os colaboradores motivados em suas funções, é importante sempre fornecer feedbacks feitos com respeito, cuidado e empatia. Desse modo, eles compreendem o quanto o trabalho deles é importante para a manutenção da empresa. Ser reconhecido é sempre gratificante!
Estabeleça horários e esteja disponível
Planejar o expediente não é importante apenas para os colaboradores – você, como gestor, deve ter uma clara definição dos seus horários e afazeres também. Nesse período, esteja sempre disponível e seja solícito. Afinal, ter a equipe te procurando e não respondê-la pode não apenas ser frustrante como também resultar em tarefas mal executadas – por terem sido feito sem a supervisão necessária.
Planeje as ações
Para fazer um bom planejamento, é preciso se dedicar a pensar nas etapas dos projetos, no cronograma e considerar, também, as atribuições e habilidades de cada profissional da equipe. Assim, é possível gerenciar as demandas com mais facilidade, acompanhar a evolução das tarefas e identificar quando e a quem cobranças devem ser feitas. Nessa hora, no entanto, é importante mostrar confiança na equipe e evitar controle em excesso. Procure ter cuidado na hora de realizar cobranças e deixe os profissionais trabalharem em seus próprios ritmos, afinal, o papel do líder é orientar e não controlar tudo o que fazem.
Faça reuniões semanais
Essa é uma boa prática para manter o time engajado, organizado, comprometido e promover o sentimento de equipe. Uma reunião semanal pode ser utilizada para apresentação dos resultados obtidos, dar feedbacks e para fornecer diretrizes sobre o cronograma da semana. Segundas e sextas-feiras são os dias ideais para realizar essa tarefa. Vale a pena incorporar à rotina da equipe!
Esteja atento ao comportamento
Considerar os aspectos comportamentais dos indivíduos ajuda na hora de delegar tarefas, avaliar os resultados e a produtividade. Estar atento às nuances de estilos permite que você identifique que tipos de atividades cada colaborador desempenha melhor, quais eles não realizam tão bem, onde suas habilidades podem ser aproveitadas e, é claro, se eles se sentem satisfeitos ao realizarem as tarefas. Voltar o olhar para esses critérios ajuda a atingir a alta performance, mesmo estando em modelo remoto.
A avaliação do home office não é unanimidade: pode funcionar bem para algumas pessoas e não para outras, representar mais prós para a empresa A e contras para a B, e ser ou não responsável por mudanças bruscas nas rotinas de trabalho. No entanto, mesmo que tenha sido acelerado pela pandemia, é seguro dizer que esse processo vem conseguindo notoriedade e que, em um futuro, pode se instalar de vez. Nesse artigo, mostramos que, apesar dos impactos, é possível manter a sinergia entre as equipes no modelo remoto e que isso depende de algumas adaptações. Cabe, agora, implementá-las para descobrir (ou até aumentar, caso a sua organização já adote) a eficiência da sua equipe em modelo remoto!
E você, já utiliza o home office? Precisa de ajuda para aumentar a produtividade do seu time?
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