Offboarding: como fazer um desligamento mais acolhedor

Toda e qualquer empresa é formada por pessoas e, desde a implementação de conceitos como RH 5.0, entende-se que investir em sua qualidade de vida é, consequentemente, investir em produtividade e resultados. Por isso, organizações que desejam manter a competitividade e visam a grandes feitos no mercado apostam em tendências como a gestão humanizada, foco em pessoas (people centric), manutenção de um clima organizacional saudável e propício para a colaboração, além de adotarem medidas em sua cultura que incentivem esses fatores.

Uma das principais questões nesse novo cenário é a chamada employee experience, que corresponde à soma das vivências de um profissional enquanto colaborador de uma organização. Esse conjunto de experiências pode ser encarado como algo positivo, o que é fundamental para a manutenção da reputação da empresa como marca empregadora, ou negativo, podendo até causar efeitos adversos em tempos de internet, como dificuldade para atrair novos colaboradores e o famoso “cancelamento” nas redes sociais.

Acontece que, para que a gestão de talentos seja realmente humanizada, é preciso que ela aconteça em todas as etapas que envolvem o gerenciamento de pessoas. Isso se estende desde a chegada de um novo colaborador e seu processo de onboarding até o fim de sua jornada, seja por desligamento voluntário, decisão da empresa, fim de contrato de trabalho ou aposentadoria.

É nesse ponto que surge o offboarding, que garante um desligamento respeitoso, empático e humanizado, benéfico tanto para o colaborador de saída quanto para a empresa onde trabalhou. Esse é o assunto do artigo de hoje. Boa leitura!

• O que é offboarding?
  • Qual é a diferença entre onboarding e offboarding?
• Os motivos mais comuns para desligamentos de profissionais
• A importância de um desligamento humanizado
  • As consequências de um desligamento mal feito
• 6 passos para fazer o desligamento de forma humanizada

 

O que é offboarding?

De forma objetiva, o offboarding se refere a uma forma empática e humanizada de realizar o desligamento de um profissional. Independente do motivo para a demissão, este se trata de um momento delicado tanto para o colaborador em questão quanto para o RH e, por isso, a melhor forma de realizá-lo é zelando pelo cuidado. Medidas como uma comunicação clara e aberta, feedbacks de ambas as partes e,  se possível, oferecer tempo para que aquele profissional se organize são alguns exemplos do que pode ser feito no processo.

O offboarding envolve a entrevista de desligamento e etapas mais burocráticas, como o exame demissional, assinatura da rescisão de contrato, quitação de dívidas, desvinculação do colaborador dos sistemas da empresa e, caso necessário, até mesmo uma carta de recomendação. Além de garantir a humanização em todas as etapas da jornada do colaborador, o offboarding ajuda a manter uma relação amigável e sem mágoas para ambas as partes. Dessa forma, fica mais fácil que o ex-funcionário saia sem ter uma má impressão ruim da organização, o que é um fator fundamental para que ele não dissemine uma imagem ruim do negócio.

Além disso, sempre é válido ressaltar que os processos de demissão, sobretudo quando partem da empresa, precisam estar de acordo com as leis trabalhistas. Caso contrário, eles podem abrir brechas para medidas judiciais que certamente vão causar estresse para ambas as partes. Isso sem falar do Capital Humano da empresa que, dependendo da situação, pode acabar tomando partido e, por isso, se tornar mais disperso e menos produtivo.

Qual é a diferença entre onboarding e offboarding?

Onboarding e offboarding são processos parecidos, mas que tratam de momentos opostos da jornada de um colaborador. Enquanto o onboarding é feito no momento da chegada de um novo talento a uma empresa e envolve tudo que ele precisa para se ambientar, integrar uma equipe e começar a produzir, o offboarding, como mencionado, trata do momento de desligamento de um profissional.

No mais, ambos envolvem processos cuidadosos e que dão apoio ao profissional durante o momento em questão. Afinal, ser um novato em uma empresa quase sempre é demorar algumas semanas ou meses para se habituar e entender como tudo funciona. Já um veterano de saída precisa de ajuda para se organizar, assim como a empresa, que deve encontrar uma maneira de cobrir a ausência sem que a produtividade das equipes seja impactada.

 

Os motivos mais comuns para desligamentos de profissionais

Há vários fatores que podem fazer com que uma empresa decida demitir o colaborador e nem sempre eles estão relacionados à competência do profissional. Alguns dos motivos mais comuns para desligamentos são:

• Falta de fit cultural: nem sempre um profissional produtivo carrega os mesmos valores da organização onde trabalha;
• Falta de adequação comportamental: trabalhar em cargos que conflitam com o próprio comportamento pode fazer com que o profissional perca a produtividade e a assertividade, tornando-se infeliz;
• Problemas para lidar com os demais: colaboradores com atitudes nocivas ou hostis podem comprometer o desempenho de equipes inteiras;
• Comportamentos inadequados para o ambiente de trabalho ou atos de indisciplina, como atrasos recorrentes e faltas sem justificativas;
• Insatisfação com aspectos específicos da rotina daquele profissional;
• Falta de alinhamento entre as atividades exercidas e o escopo do cargo;
• Cortes no orçamento e finais de contrato.

Por outro lado, nem sempre as demissões partem da vontade da empresa. Entre os profissionais, alguns motivos citados para pedidos voluntários de desligamento são:

• Ambientes organizacionais ou lideranças tóxicas;
• Falta de flexibilidade nas rotinas;
• Salários incompatíveis com os oferecidos pelo mercado;
• Falta de planos de carreira estruturados;
• Benefícios pouco competitivos;
• Problemas estruturais, tanto em termos de equipamento quanto de organização;
• Busca por melhores condições de trabalho em outras organizações;
• Mudanças radicais de área ou até de estilo de vida;
• Priorização da saúde mental.

 

A importância do offboarding

Muitas empresas, mesmo quando se propõem a adotar um modelo humanizado de gestão, menosprezam a importância de um desligamento bem conduzido. Isso é um enorme equívoco, visto que esta também é uma etapa importante da jornada de um colaborador, em que tanto a empresa quanto o profissional devem demonstrar respeito. De acordo com um estudo realizado pela consultoria Produtive, para 56% dos entrevistados, a forma com que o processo de demissão é feito é mais importante do que o desligamento em si.

Além disso, outro fator que deve ser mantido em mente nesse momento é que o offboarding prepara a empresa para lidar com a ausência do profissional que está de saída. Quando esse processo é conduzido de forma abrupta, do dia para a noite, além de fazer com que a pessoa se sinta desvalorizada, pode ser ruim para a organização do fluxo de trabalho das demais. Até porque se, no momento em que é desligado, o colaborador se sente respeitado, ele pode contribuir com a rotina em seus últimos dias, deixando tudo preparado para a sua equipe ou para quem for assumir o seu lugar.

Esse tipo de medida é fundamental para manter um bom clima no ambiente de uma empresa. Até porque, assim, as chances de conflitos ou protestos por parte do Capital Humano diminuem. Afinal, quando um colaborador querido é desligado de forma repentina ou sem motivo, é natural que os demais tomem as suas dores, o que pode dar início a uma série de problemas que vão desde a baixa produção até pedidos de demissão em apoio ao colega que sofreu uma injustiça.

Quando o offboarding é realizado de forma tranquila e aberta, surge outra possibilidade interessante: a de feedbacks trocados, tanto do colaborador em relação à empresa e vice-versa. Essa é uma chance para que ambos se desenvolvam, entendam o que precisa ser melhorado internamente, cresçam como profissional e marca. Por isso, o cuidado na hora de fazer o desligamento deve fazer parte da cultura organizacional da empresa.

As consequências de um desligamento mal feito

Uma demissão feita sem cuidados acarreta problemas tanto para o profissional em questão quanto para a empresa. Isso porque, quando isso acontece, o colaborador é pego desprevenido e não tem nem mesmo chance de se preparar. Vale sempre lembrar que a taxa de desemprego no Brasil, apesar de ter recuado em comparação a 2021, ainda é altíssima. Segundo o IBGE, no primeiro semestre de 2022, ela ficou em torno de 11,1%, uma das maiores no mundo. São quase 12 milhões de pessoas desempregadas no Brasil e, nesse cenário, ser demitido repentinamente certamente não contribui para a saúde mental de ninguém.

Para as empresas, as consequências também são consideráveis e podem ir desde medidas judiciais, dependendo do caso, até manchas na reputação. Isso porque quando os colaboradores estão felizes e se sentem respeitados dentro da organização, mesmo no final de seu ciclo de trabalho, há um movimento espontâneo de querer compartilhar a experiência corporativa com os amigos, familiares ou em suas redes sociais. Esse processo, chamado employer branding ou marca empregadora, depende das percepções do Capital Humano e traz impactos tanto para o bem quanto para o mal.

Afinal, quando os profissionais de uma empresa se sentem desrespeitados, o processo contrário ocorre: a tendência é que usem seus canais de comunicação para demonstrar a infelicidade. Em tempos de internet, os resultados podem ser desastrosos… Basta que uma empresa sofra uma chuva de comentários negativos em suas redes sociais ou portais de avaliação para que possíveis futuros colaboradores a descartem. Esse pode ser um grande problema para atrair novos talentos, principalmente se a taxa de rotatividade na empresa for alta. Até porque, atualmente, os colaboradores já não estão mais dispostos a lidar com organizações que ofereçam condições que vão de encontro à sua saúde mental. É o que movimentos como The Great Resignation mostram.

Como exemplo, vamos imaginar um professor que ministra aulas em um curso de idiomas. Durante a passagem de um semestre para o outro, a escola faliu e ele não foi informado. Não soube, até o momento em que as aulas voltariam, que havia sido demitido. Tinha apenas o curso como fonte de renda e, naquele momento, precisou procurar outra empresa disposta a contratá-lo, o que fica consideravelmente mais difícil depois que o semestre começa. Além disso, pelo curso ter falido, não recebeu a rescisão ou taxas atrasadas. Esse é o exemplo de um desligamento irresponsável e feito de qualquer maneira, que pode acarretar processos judiciais e avaliações negativas sobre a empresa nas redes sociais. Nessa situação, tanto o professor é afetado quanto o curso, que vai ter a reputação manchada.

 

6 passos para fazer o desligamento de forma humanizada

Realizar um processo de offboarding requer organização e planejamento por parte do setor de Recursos Humanos, além de, evidentemente, empatia pelo profissional. Dentre alguns passos importantes para fazer demitir de maneira respeitosa e humanizada, destacamos:

1. Anuncie o desligamento previamente

Como mencionamos, descobrir uma demissão repentinamente pode ser traumático para um colaborador, além de não dar chance para que ele busque por alternativas. Caso o processo de desligamento seja feito por algum fator que não a performance daquele profissional, é importante avisar com antecedência, para que ele tenha tempo de conseguir uma vaga em outro lugar. Fora o fato de que isso lhe dá a oportunidade de se organizar financeiramente, se despedir dos colegas com calma e até de ordenar as pendências de seu setor.

No entanto, se o desligamento for causado pela baixa performance, há outra estratégia mais eficiente do que essa: traçar um plano de recuperação para que o colaborador tenha a chance de melhorar e, por consequência, evitar a demissão. Isso deve ocorrer através de feedbacks e direcionamentos da liderança, para que o profissional entenda o que está fazendo errado. Também é fundamental que a empresa compreenda o que está ocasionando a baixa performance do colaborador, visto que nem sempre a falta de resultado está relacionada à displicência. Depressão, ansiedade ou até mesmo o luto podem causar queda de rendimento e, ao entender esses fatores, a empresa também se mostra empática e faz o colaborador se sentir valorizado.

2. Organize os documentos e materiais de trabalho

Cabe ao departamento de Recursos Humanos organizar os documentos para diminuir os transtornos do profissional. É importante ter apoio na parte burocrática, visto que, comumente, esse é um momento delicado e que pode ficar ainda mais estressante caso o próprio colaborador tenha que se preocupar com isso. Também é importante que o RH se encarregue de recolher o que precisa ser devolvido à empresa, como computadores, crachás, mouses, fones de ouvido ou quaisquer outros bens em posse daquele profissional.

3. Flexibilize os benefícios

Essa é uma proposta relativamente recente no meio corporativo, mas que tem retornos significativos em termos de bem-estar dos profissionais e na reputação da empresa. Como mencionamos, os desligamentos podem ser delicados, principalmente se o profissional não tem outro cargo em vista. Uma boa forma de garantir que ele fique bem no período em que procura por outro emprego é estendendo alguns benefícios, sobretudo os relacionados à saúde. Manter planos médicos, odontológicos ou convênios com academias por alguns meses depois da demissão traz mais segurança e, certamente, tira grandes preocupações dos ombros de quem tenta se realocar no mercado.

4. Faça entrevistas de desligamento

As entrevistas de desligamento são um ponto-chave do processo de offboarding. Por isso, é fundamental que sejam feitas da melhor forma possível. Isso porque essa é a hora dos feedbacks, tanto da empresa para o colaborador quanto o contrário. Realizar uma devolutiva individual nesse momento, explicitando como o profissional usou as características de seu perfil comportamental no cargo, o que fez bem e o que poderia ter sido melhor, é muito importante para que ele dê seguimento à carreira em outra empresa, uma vez que, dessa forma, ele expande o próprio autoconhecimento.

Em contrapartida, também é fundamental que a organização esteja disposta a ouvir as considerações do profissional para, assim, compreender o que deve melhorar na sua Gestão de Pessoas. Esse tipo de retorno oferece oportunidades de melhorias importantes para ambos e, por isso, jamais deve ser deixado de lado.

5. Abra espaço para a despedida

Em uma gestão humanizada, é importante que todas as partes do offboarding sejam conduzidas com empatia – desde o anúncio da demissão até o momento em que o colaborador efetivamente deixa o cargo. Parte fundamental desse processo é dar tempo para que ele se despeça propriamente de seus colegas. É importante que ele ouça, dos demais como seu tempo na empresa foi importante e o impacto que teve no trabalho de outras pessoas. Todavia, vale ressaltar que, como mencionamos, isso apenas é possível caso o processo seja conduzido com calma e respeito.

6. Carta de recomendação e outplacement

De modo a evitar a síndrome do impostor em bons profissionais, uma carta de recomendação é sempre bem-vinda. Essa é uma medida interessante para incentivá-lo a querer voltar rápido ao meio corporativo e minimizar o luto do processo de desligamento. Além disso, a recomendação também é encarada com bons olhos pelas empresas, o que facilita a contratação daquele profissional. Outra medida interessante que vem ganhando notoriedade é o outplacement, um método que ajuda o profissional desligado a retornar ao mercado de trabalho, através de orientações, palestras, workshops e avaliações curriculares.

Bônus: Contrate de forma otimizada

Contratar de forma otimizada pode não ser especialmente efetivo para o processo de offboarding, mas garante a redução de processos de demissão em uma empresa. Isso porque profissionais com características comportamentais alinhadas com os cargos que exercem se cansam menos e se sentem mais felizes ao trabalhar. O resultado é que eles atingem a alta produtividade com mais facilidade e se tornam menos suscetíveis às frustrações, quedas de desempenho e doenças de ordem psicossomática.

Com o Etalent PRO, nosso software de gestão comportamental, é possível realizar processos de Recrutamento e Seleção baseados em critérios comportamentais e, assim, contratar apenas pessoas que são adequadas às atividades do cargo. Essa é uma forma de garantir não apenas um número menor de demissões, como também equipes que operam de forma otimizada e ecologicamente humana.

O offboarding pode ter a importância deixada de lado por algumas empresas, mas é uma parte fundamental da jornada de um colaborador e da gestão humanizada. Afinal, esse processo demonstra reconhecimento, respeito e gratidão pelo trabalho, além de trazer impactos positivos em termos de reputação e employer branding. Por isso, é importante estruturá-lo de forma cuidadosa para que um momento delicado como a demissão seja feito de forma empática e amigável. Afinal, é garantindo a felicidade das pessoas que as empresas se destacam e atingem os melhores resultados.

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