7 dicas para tornar uma reunião mais produtiva

Reunião significa reunir-se. Em geral, reuniões caracterizam-se por encontros, desde amigos de maneira bem informal, até reuniões religiosas e profissionais.

Bom, nesse post vamos falar sobre as reuniões profissionais, aquelas onde pessoas e setores se unem para levantarem pontos que consideram importantes.
No entanto, é válido ressaltar que, no meio corporativo, cada segundo deve ser muito bem aproveitado para que os colaboradores consigam alcançar os resultados que as empresas tanto apostam. Por isso, separamos algumas dicas para que suas reuniões sejam sempre as mais produtivas possíveis. Confira:

1 – Ser pontual

Chegar atrasado não é legal. Pontualidade é uma coisa muito importante. Mas, como tudo tem seus dois lados, não podemos fechar os olhos para os imprevistos, tráfegos longos, agendas lotadas, entre outros motivos que levam o indivíduo a um possível atraso. De qualquer forma, ser pontual é fundamental para que a reunião inicie da forma mais agradável para todos. Seja pontual.

2 – Estar sempre atento aos assuntos discutidos

É muito desagradável em uma reunião a ocorrência de uma conversa paralela. Além de atrapalhar o condutor das palavras naquele momento, ainda dispersa ou torna mais difícil a concentração dos demais participantes. Por isso, evite sempre conversas duplas, mesmo que baixas, durante uma reunião.

3 – Prestar atenção em quem está falando

Esse tópico é um complemento do que falamos acima. É de extrema importância estar sempre atento a quem está falando, principalmente ao tema que está sendo levantado. Além de você ficar por dentro do conteúdo, pode acontecer de solicitarem a sua opinião nesse meio tempo. Então, atenção ao assunto é fundamental.
4 – Evitar falar ao celular ou WhatsApp

Todos nós sabemos que estamos na era digital. Na conhecida fase de velocidade de informações. Muitas pessoas conseguem fazer duas ou mais coisas ao mesmo tempo, devido à facilidade de acesso, a conversas, conteúdos, entretenimentos, entre diversas outras coisas. Ainda assim, não se deve abusar desse fenômeno, permitindo que ele prejudique sua vida social, principalmente durante um bate papo profissional. Além de tirar a sua atenção durante a reunião, falar ao WhatsApp ou atender telefonemas, pode soar deselegante. Só faça isso em caso de extrema necessidade.

5 – Tenha pauta, objetivos claros e conteúdos direcionados

O tempo é de fato algo muito valioso. Otimizá-lo, no entanto, é uma tarefa muito importante quando falamos em reuniões. Já que, na maioria das vezes, os participantes de modo geral querem expor suas ideias, opiniões, desejos. Para isso, promover o bate papo com o conteúdo direcionado é umas das melhores formas de se evitar o desperdício das horas de trabalho dos colaboradores.

6 – Estabelecer um tempo limite

É importante determinar quanto tempo a sua reunião vai durar. Reuniões muito curtas podem ficar a desejar no quesito esclarecimento dos fatos. Já reuniões muito longas podem se tornar cansativas, provocando dispersão nos participantes. Quando você estabelece a pauta (como falado no tópico anterior), dividido ao número de pessoas, fica mais simples definir o tempo de duração da reunião, sem que cause exaustão nos participantes ou que os assuntos não sejam pouco debatidos.

7 – Falar demais

A maioria das reuniões tem um líder ou o que podemos chamar de “dono da palavra” que toma a frente dos temas. Mas nem por isso os participantes devem estar ali apenas para ouvir. Exceto, é claro, quando a proposta do debate seja essa. Caso contrário, opinar é sempre muito bem-vindo, inclusive a maioria das reuniões consideradas eficientes são aquelas que se unem as ideias e projetos debatidos e sua colocação em prática.
Todavia, é importante organizar bem a sua opinião para que não fique fora do contexto. Mas fundamental mesmo, na hora de pedir a palavra, é entender que outras pessoas também podem querer opinar, e por isso procurar ser o mais objetivo possível, em sua colocação.