Você sabe definir suas prioridades, determinar quais são suas atividades importantes e quais são as urgentes?
Não é raro que se ouça que um profissional está “sem tempo” ou que está extremamente atribulado e até mesmo estressado com a série de tarefas sob sua alçada.
Inicialmente faz-se necessário afirmar que “falta de tempo” se vence com organização, afinal os dias, as horas e os minutos são os mesmos para todos!
É o melhor aproveitamento desse tempo que acaba por fazer grande diferença na produtividade.
Administração do tempo e a Matriz de Eisenhower
Soluções para priorizar tarefas e tomar decisões não são nenhuma novidade. Na verdade, uma das grandes ferramentas práticas para se tomar decisões surgiu há meio século, de autoria do tradicional mestre da produtividade e um cara bastante ocupado: Dwight Eisenhower, o 34º presidente americano.
“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.”
Dwight Eisenhower
A Matriz de Eisenhower, também conhecida como Matriz de Gerenciamento do Tempo, consiste de uma representação gráfica de 4 quadrantes, nos quais devemos distribuir nossas tarefas pendentes, de acordo com as seguintes categorias:
- importante e urgente;
- importante e não urgente;
- não importante e urgente;
- não importante e não urgente.
Qual a diferença entre importante e urgente?
- Tarefas importantes: são aquelas cujos resultados impactam diretamente as metas que você precisa cumprir e propósitos que deseja atingir;
- Tarefas urgentes: costumam ter um prazo definido e exigem atenção imediata. Se não receberem o devido foco o quanto antes, pode haver consequências indesejáveis.
Os Quadrantes da Matriz de Eisenhower e a administração do tempo
Quadrante 1: importante e urgente
No primeiro quadrante ficam as tarefas mais cruciais para o seu trabalho. São tarefas que não podem ser adiadas e têm prioridade.
O lema aqui é: Faça imediatamente!
Quadrante 2: importante e não urgente
No segundo quadrante, colocamos as tarefas relacionadas às suas metas, mas que não têm uma data de conclusão bem delimitada. Aqui constam as atividades em médio ou longo prazo.
O lema aqui é: Planeje quando vai fazer!
Quadrante 3: não importante e urgente
Neste quadrante estão as interrupções, coisas que, muito provavelmente, não estavam no seu radar, ou foram demandas que surgiram naquele momento, como um telefonema de um cliente, um colega solicitando ajuda em alguma atividade etc.
O melhor a fazer será delegá-las a outra pessoa ou só tocar nelas se não tiver mais tarefas nos quadrantes anteriores.
O lema aqui é: Delegar!
Quadrante 4: não importante e não urgente
Se nos perdemos realizando atividades deste quadrante a maior parte de nosso tempo, é provável que estejamos procrastinando outras de maior importância.
O lema aqui é: Postergar ou, simplesmente, eliminar.
A importância do comportamento na administração do tempo
O desejo de equilíbrio entre trabalho, família e relacionamentos é o principal desafio do mundo contemporâneo. O eixo que sustenta esse equilíbrio é o tempo e administrá-lo é um desafio diário para quem o busca.
A base da administração do tempo está sustentada pelo comportamento e as escolhas de cada indivíduo. A necessidade de se organizar só vem quando catalisada por objetivos não atingidos. Sempre que escolhemos determinada coisa, estamos renunciando a outra.
Quando escolhemos atividades mais prazerosas ou mais simples de serem executadas, e deixamos as que exigem um esforço maior e mais longo para depois, estamos no navegando no mundo da procrastinação.
Os resultados desejados estão mais próximos das atividades mais difíceis do que das mais fáceis. Não saber elencar as prioridades de nossas atividades resulta, inevitavelmente, no desequilíbrio e a falta de tempo.
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