O RH tem passado por uma grande transição digital. Seus principais processos, como a seleção e a avaliação de talentos, já são automatizados e, em muitas empresas, funcionam através de ferramentas específicas. O papel da tecnologia na gestão de pessoas tornou- se crucial para qualquer empresa e, atualmente, é praticamente impossível gerenciar o Capital Humano exclusivamente com ferramentas de trabalho analógicas.
Essa modernização é impulsionada por diversos fatores, como o RH 5.0 e a evolução dos recursos tecnológicos, cada vez mais utilizados no contexto corporativo. De acordo com este estudo publicado pela Deloitte, em 2017, 33% das equipes de RH já utilizavam algum tipo de inteligência artificial.
Investir em novas tecnologias e manter a empresa atualizada torna os processos mais ágeis, aumenta a produtividade das equipes e causa impactos positivos no clima organizacional e no desenvolvimento e na sustentabilidade do negócio.
O uso de recursos físicos, como a impressão de papéis, cartão de ponto com impressão ou anotação manual e até assinatura de contratos, está cada vez mais escasso, uma vez que já existem plataformas virtuais que cumprem essas tarefas.
Até mesmo processos mais complexos, como a atração de talentos e treinamentos, já podem ser feitos com o apoio da tecnologia. Para isso, há inúmeras ferramentas reconhecidas, que possuem autenticidade e são capazes de facilitar o dia a dia das empresas nos mais diversos âmbitos.
Neste artigo, iremos abordar:
- Qual a importância da tecnologia para as empresas?
- Como funciona a aplicação da tecnologia na gestão de pessoas?
- Quais tecnologias mais auxiliam na gestão de pessoas?
- Principais vantagens de se investir em tecnologia
Boa leitura!
Qual a importância da tecnologia para as empresas?
Quando aplicada a uma empresa, a tecnologia é o ponto inicial para gerar inovação, promover a acessibilidade, melhorar o processo criativo, entregas de produtos e serviços, ampliar a qualidade e melhorar a agilidade de execução, mantendo um padrão e diferenciais que se destacam no mercado.
A tecnologia se adapta às transformações e possibilita que as pessoas trabalhem de casa ou se comuniquem em tempo real de qualquer lugar do planeta. Tudo isso apenas com alguns cliques!
As novas tecnologias:
- Geram melhorias no atendimento aos clientes;
- Alavancam a comunicação das equipes e gestores;
- Incentivam a criatividade;
- Proporcionam poder de inovar e promovem atualizações em tempo ágil;
- São adaptáveis a inúmeros cenários e contextos;
- Facilitam a realização de treinamentos e reuniões;
- Reduzem custos;
- Otimizam o tempo.
O uso de recursos tecnológicos gera mais autonomia e versatilidade aos colaboradores, que podem se comunicar com seus gestores e entre si através de chats, videochamadas e ligações, sem precisar do contato físico.
Mas, para conseguir controlar os horários, tarefas e entregas, o ideal é contar com ferramentas que atendam a todas essas demandas e automatizem os processos. Assim, todos os envolvidos podem se preocupar mais em realizar suas atividades e gastar menos energia com tarefas burocráticas.
Como funciona a aplicação da tecnologia na gestão de pessoas?
A utilização da tecnologia impacta a gestão de pessoas de diversas formas. Primeiramente, é preciso automatizar os processos que envolvem o RH da empresa, como a emissão de folha de pagamentos, processos burocráticos e legais, jornadas de trabalho, carga horária, sinalização de férias, espelho de ponto e tudo que envolve gestão de pessoas.
Após detalhar todas as ações que precisam ser feitas para transformar digitalmente a organização, cabe aos gestores e profissionais de Recursos Humanos pesquisar ferramentas no mercado que atendam o máximo de necessidades da empresa.
Nessa seleção, considere questões como a proteção de dados e a capacidade de gerar informações que deem autonomia aos colaboradores, economizem tempo e reduzam custos.
Quando se trata da divulgação de marca, material publicitário e captação de clientes, é preciso buscar outros tipos de plataformas. Mas vale ressaltar que, para qualquer ação geral a ser realizada dentro da sua empresa, há um recurso tecnológico capaz de promover melhorias.
As possibilidades são quase infinitas: plataformas, aplicativos, softwares e ferramentas capazes de realizar um upgrade nos serviços oferecidos pela organização. Mas há sempre questões em comum, como a necessidade da programação para transformar as tecnologias em softwares que ofereçam a experiência adequada para a empresa e, evidentemente, o uso da internet.
A gestão de pessoas através dessas plataformas é facilitada, uma vez que se torna possível acessar as informações sobre as pessoas a qualquer momento e de qualquer lugar. Assim, os gestores podem ter uma visão geral de todos os processos e entregas do seu time. Além deles, os colaboradores também se beneficiam, já que podem acompanhar o seu próprio desenvolvimento, adicionar informações e até mesmo ter acesso a redes compartilhadas (intranet), o que possibilita a interação com os colegas.
Quais tecnologias mais auxiliam na gestão de pessoas?
Identificar as necessidades da empresa e as plataformas que as suprem, isoladamente, não é o suficiente. Afinal, podem surgir novas demandas na organização ao longo do processo e investir em tecnologia é sobre ir além do que se precisa.
Para pensar em novas possibilidades e inovar de fato, é essencial buscar alternativas que facilitem ainda mais os procedimentos e que possam causar grandes mudanças no desenvolvimento interno e externo da organização.
Por isso, listamos as tecnologias mais indicadas para auxiliar na gestão de pessoas. Confira:
Relógio de ponto eletrônico (digital)
Para fugir da tradicional folha de ponto e reduzir custos com as impressões geradas pelos dispositivos, é possível realizar os registros de horário dos profissionais de maneira totalmente virtual, com o acesso remoto.
Isso pode ser feito de inúmeras formas: leitura de QR Code, reconhecimento facial, solicitar que o colaborador tire uma selfie e marque localização para autenticar o registro, verificar veracidade via operadora e com sistema antifraude são alguns exemplos.
O ponto eletrônico também pode auxiliar na gestão do home office e, consequentemente, na gestão de pessoas, disponibilizando a criação de jornadas de trabalho, gerenciamento de custos, faturamentos e projetos.
Por serem digitais, os dados são armazenados em nuvem, com acesso remoto, emissão de relatórios e facilitação de acompanhamentos das entregas feitas pelos colaboradores.
Chatbots
Os chatbots representam a era da automatização: um robô, que responde perguntas frequentes de maneira automática, direciona usuários e clientes a partir da identificação do assunto de interesse e pode encaminhá-los ao atendente ou líder, caso necessário.
Muito utilizado no atendimento ao cliente, esse recurso também pode ajudar o RH e os gestores nas demandas com a equipe, na realização de testes rápidos, e em agendamentos de conversas e reuniões.
E essas funcionalidades podem ser adaptadas para objetivos distintos. As ferramentas não se limitam ao direcionamento de usuários; elas também podem ser utilizadas para ações internas.
Cloud Computing
Cloud computing nada mais é que um armazenamento de dados em nuvem com acesso remoto, o que facilita o RH em termos de compartilhamento de arquivos, relatórios e documentos importantes, dentre outras possibilidades.
Os arquivos podem ser acessados por outros colaboradores, reduzindo o tempo de envio de e-mails, downloads e até mesmo impressões, pois o conteúdo fica disponível para leitura e edição, caso autorizado.
Dessa forma, tudo pode ser feito simultânea e colaborativamente, dispensando a necessidade de fazer várias versões do mesmo arquivo.
Big Data
Com a coleta e tratamento de dados sobre as pessoas, inicia-se uma comparação feita pelos algoritmos, que vão identificar ações-padrão e indicar o que está sempre se repetindo.
Assim, essas informações auxiliam a equipe nas mudanças, a dar feedbacks consistentes e a emitir relatórios mais precisos, já que, com a coleta automática de dados, o RH poderá analisar os resultados constantemente.
Esse procedimento auxilia nas tomadas de decisão por identificar falhas e ações de sucesso, sinalizando um direcionamento mais detalhado que gere resultados mais produtivos. Além disso, com a utilização de dados, a organização acaba conhecendo melhor seus colaboradores e pode desenvolver ações de engajamento específicas para cada equipe.
Internet das Coisas (IoT)
A utilização da Internet das Coisas tornou real o que víamos apenas em filmes: fones de ouvido sem fio que atendem ligações ou trocam músicas com apenas um toque, sistemas de voz que fazem buscas, reconhecimento facial, acessos por biometria, pagamentos por aproximação, PIX e QR Code são alguns exemplos.
A IoT cria possibilidades de rastreamento, monitoramento e ajustes remotos, apenas com o acesso a um software e o registro do aparelho na plataforma. E isso acontece antes mesmo de os próprios colaboradores perceberem. Desta maneira, os gestores e o RH são notificados e podem resolver os problemas com mais rapidez.
Principais vantagens de se investir em tecnologia
Com a coleta de dados, facilitação do acompanhamento de tarefas, acesso e trabalhos feitos de modo remoto, criptografia para a proteção de informações da empresa, ter tecnologias implementadas no sistema interno tornou-se uma questão de segurança e necessidade.
Além de possibilitar o controle de tudo o que é feito e até mesmo o que não é comunicado ao RH, a tecnologia também se tornou um apoio crucial na gestão de pessoas. Com tudo automatizado e direcionado em nuvem, há economia de tempo para atuar em outras frentes de trabalho.
Há uma grande redução de custos, tanto em ligações telefônicas, que também podem ser feitas em plataformas, reuniões, tomadas de decisão e registros de horários.
Como mencionamos, os processos mais complexos e estratégicos também são impactados pela utilização de recursos tecnológicos. Por exemplo: vamos imaginar que a Empresa X iniciou um processo seletivo e recebeu centenas de currículos. Avaliar cada perfil profissional toma tempo e energia. Assim, as atividades estratégicas dão lugar às tarefas repetitivas e burocráticas – e o impacto nos resultados é inevitável.
A tecnologia inverte esse quadro. Softwares modernos permitem a automação de diversos procedimentos, como a triagem de currículos e análise de perfis comportamentais, deixando o gestor livre para cuidar do que mais importa. Só assim é possível ser estratégico.
Uma excelente ferramenta para agilizar os processos de Recrutamento e Seleção é o Etalent PRO, software de gestão comportamental da ETALENT. Com ele, é possível definir o perfil da vaga e cruzar com os dados dos candidatos para identificar quais são os mais adequados à função.
Menor probabilidade de falhas
Errar é um luxo que não pode fazer parte dos setores de RH mais competitivos. É preciso agir com agilidade e precisão quase cirúrgica, deixando pouca (ou nenhuma) margem para falhas e retrabalho. A tecnologia também tem um importante papel nesse sentido.
Sistemas inovadores podem apontar a melhor decisão aos gestores. Ao analisar o perfil comportamental de um candidato, por exemplo, pode-se avaliar se ele é uma boa opção ao cargo de liderança. Logo, o gestor terá mais segurança, inteligência e exatidão nas suas decisões.
Redução de custos operacionais
A tecnologia soma eficiência aos processos de gestão de pessoas. Isso significa que é possível fazer mais com os mesmos recursos, como tempo, materiais e verbas, o que significa economia. Sendo assim, o RH pode aproveitar melhor o seu orçamento.
Mais uma vez, um bom exemplo vem das tecnologias de automação. Elas eliminam as tarefas repetitivas e assumem parte do trabalho, permitindo que o RH crie times mais “enxutos” para cuidar das tarefas que restaram. Logo, há menos custos operacionais.
Atualização do setor de RH
O RH iniciou suas operações focado nas rotinas de departamento pessoal, com tarefas mais burocráticas e operacionais. Muitos setores permanecem assim. No entanto, para ter uma gestão de pessoas estratégica, é preciso investir em tecnologia e boas práticas.
A tecnologia permite que o RH esteja atualizado e seja competitivo. Isso implica maior eficiência na hora de atrair talentos, reter os atuais profissionais e obter resultados mais expressivos e relevantes.
Neste artigo, apresentamos alguns fatores que mostram a importância da utilização da tecnologia na gestão de pessoas. Todavia, para se chegar aos resultados esperados, é preciso investir nas tecnologias certas.
