A comunicação interna deve ser um item importante de qualquer empresa que deseje manter a competitividade. Embora, por vezes, esse processo acabe ficando em segundo plano ou não receba a devida atenção, o desenvolvimento constante de novas tecnologias e demandas mercadológicas faz com que a troca interna de informações tenha que ser realizada com cada vez mais agilidade e precisão. Até porque a falta de entendimento entre colaboradores e equipes é um problema comum que, facilmente, se torna muito prejudicial quando ignorado.
Facilitar a comunicação entre os setores é essencial não apenas para manter a produtividade e qualidade dos produtos ou serviços prestados, como também para construir ambientes organizacionais mais saudáveis. Além disso, um sistema eficiente de comunicação interna evita problemas e conflitos, integra novos colaboradores aos objetivos da empresa e ajuda a manter o engajamento e a motivação. Quando bem-feito, o processo se torna parte da estratégia da empresa para sua manutenção no mercado.
Mas, afinal, como traçar um plano de comunicação interna eficiente e transformar esse procedimento em algo benéfico para a organização? É o que veremos no artigo de hoje!
- O que é a comunicação interna?
- Os objetivos e a importância da comunicação interna
- A diferença entre endomarketing e comunicação interna
- O que é um Plano de Comunicação Interna?
- Os passos de um Plano de Comunicação Interna
- Ferramentas para a comunicação interna
- Comunicação e gestão comportamental
“A gente vai ter que trabalhar a nossa comunicação.”
O que é a comunicação interna?
Quando pensamos em estratégias de comunicação organizacional, é um equívoco comum imaginar que esse processo se refere unicamente à forma com que uma empresa se comunica com o seu público externo, sejam os clientes, investidores, parceiros ou fornecedores. Não há dúvida alguma quanto à importância de estabelecer medidas efetivas para isso. No entanto, vale ressaltar que esse não deve ser o único foco na hora de planejar uma estratégia comunicativa.
Estabelecer formas para se comunicar internamente com colaboradores, gestores e outros profissionais é tão importante quanto pensar nessa questão no âmbito externo da organização. Isso porque a circulação de informações é um fator essencial para definir a produtividade do Capital Humano de uma empresa, além de seu desempenho e do próprio engajamento dos funcionários. Afinal, a lógica é bem simples: se os colaboradores não entendem muito bem sua função, o que devem ou quando devem fazer, a sua performance fica comprometida.
A comunicação interna também é essencial para a manutenção das metas, dos valores e da visão da empresa. É através dela que novos profissionais são apresentados à cultura organizacional e os antigos conseguem conservar os valores propostos. Essa medida é fundamental para garantir um ambiente organizacional saudável, além de um clima favorável e que contribua para a construção de uma jornada do colaborador positiva.
É nesse ponto que entra a comunicação interna que, como o nome indica, corresponde à forma com que as informações são transmitidas e compartilhadas dentro de uma empresa.
Os objetivos e a importância da comunicação interna
Para que um processo comunicacional seja realizado, é preciso haver um emissor (quem envia uma informação), uma mensagem (a informação) e um receptor (a quem ela é dirigida). A comunicação é bem-sucedida quando o receptor entende a mensagem que foi enviada pelo emissor através de um canal a sua escolha – a fala, uma carta, um e-mail ou um desenho, por exemplo.
Com a comunicação interna de uma empresa, esse processo não é diferente. Nesse caso, especificamente, o objetivo principal é alinhar as práticas dos colaboradores às metas definidas pela empresa, seja comunicando as estratégias, apresentando os valores organizacionais ou criando novas propostas a fim de inovar. Para tal, os canais escolhidos são bastante variados – isso pode ser feito através de softwares internos, newsletters, quadros de avisos, e-mails e reuniões, dentre outras possibilidades.
Como ferramenta estratégica, a comunicação interna também é relevante. Isso porque, ao garantir a eficiência desse procedimento, é possível obter vantagens e benefícios como:
- Alinhamento e sinergia nas equipes, que trabalham em prol de um objetivo em comum;
- Melhora significativa na produtividade, uma vez que os colaboradores ficam cientes de suas atribuições;
- Clima organizacional saudável, já que os níveis de satisfação e bem-estar dos profissionais aumentam nessas condições;
- Diminuição de conflitos, que são menos recorrentes em equipes engajadas, esclarecidas e com bons relacionamentos entre si;
- Queda na taxa de rotatividade, uma vez que o turnover é reduzido quando os profissionais se sentem mais valorizados e reconhecidos em suas organizações, principalmente quando são informados das novidades e incluídos nas pautas;
- Integração de novos profissionais otimizada, já que fica mais fácil realizar o onboarding quando há um caminho previamente sinalizado.
A diferença entre endomarketing e comunicação interna
Apesar de ambas as áreas estarem relacionadas ao público interno de uma empresa, o endomarketing e a comunicação interna possuem diferenças consideráveis.
Enquanto a comunicação interna trata de qualquer assunto de natureza organizacional, como informes, notícias, novidades ou até instruções para realizar determinadas tarefas, o endomarketing é voltado para a o engajamento de campanhas internas, seja para promover treinamentos, aumentar a motivação ou qualquer tópico em que o ponto esteja relacionado à autodivulgação da empresa para o seu Capital Humano.
Isso significa que, na prática, a comunicação interna funciona, sobretudo, para informar. O endomarketing, por outro lado, tem a função de promover e manter o engajamento entre os colaboradores de uma organização.
O que é um Plano de Comunicação Interna?
De maneira resumida, o Plano de Comunicação Interna é um documento que objetiva aperfeiçoar a comunicação de uma empresa com seus colaboradores para mantê-los alinhados aos seus próprios objetivos.
Também cabe ao plano de CI retratar a situação de uma empresa, uma vez que, para ser desenvolvido, é preciso realizar o diagnóstico e a identificação questões como os pontos de destaque e os que precisam de aprimoramento, como andam os canais para comunicação, como está o engajamento com o público interno e onde estão acontecendo falhas comunicativas, dentre outras possibilidades. Em seguida, é feito um planejamento e, posteriormente, uma série de ações visando a aprimorar os pontos levantados no plano.
Benefícios em desenvolver um Plano de Comunicação Interna
Como vimos, um processo de comunicação bem-feito é essencial para o sucesso das entregas, fortalecimento da cultura organizacional e manutenção do engajamento, além de ajudar a prevenir a baixa produtividade. Dentre outros benefícios trazidos pelo plano de CI, destacamos:
Aumento na transparência e na credibilidade
Empresas que mantêm os colaboradores a par de suas decisões, novidades, eventuais mudanças ou afins aumentam a sua credibilidade aos olhos de seu Capital Humano. Afinal, esses processos ficam mais transparentes, o que faz com que os profissionais se sintam incluídos e valorizados.
Redução de ruídos comunicacionais
Estabelecer canais próprios para a comunicação e utilizar ferramentas adequadas faz com que as informações sejam passadas de forma precisa e eficiente. Assim, é possível diminuir o tempo perdido com equívocos, mal-entendidos ou mesmo boatos e conversas de corredor. Também fica mais fácil identificar e esclarecer dúvidas, caso surjam.
Foco nos objetivos
O plano de CI serve como um roteiro onde estão documentados os principais pontos que precisam ser trabalhados. Dessa forma, fica mais fácil fazer com que as equipes mantenham o foco em questões mais importantes, possibilitando aumentar a produtividade e alinhar as demandas em prol de um objetivo definido.
Diminuição dos impactos de crises
Qualquer organização está sujeita a crises. Elas acontecem pelos mais diversos motivos e, por vezes, podem sair de controle. No entanto, caso haja uma crise em uma empresa que possui uma comunicação interna rápida e eficiente, é possível utilizar os canais para esclarecer a situação e acalmar os ânimos dos colaboradores, o que já é de grande ajuda em uma situação como essa.
Os passos de um Plano de Comunicação Interna
Passo 1: Introdução
Na introdução, é importante apresentar os motivos pelos quais o desenvolvimento de um Plano de Comunicação Interna se faz necessário para a empresa, os objetivos a serem cumpridos e os desafios esperados durante o processo. É interessante, se possível, incluir um histórico dos anos anteriores para que as questões levantadas possam ser observadas na prática.
Passo 2: Análise do cenário atual (diagnóstico)
Essa é uma fase complexa do desenvolvimento do documento. Afinal, é a partir dela que será determinado como está o processo de comunicação da empresa, o que precisa ser feito e quais seus objetivos com a aplicação do plano. Realizar o diagnóstico de uma organização inclui traçar:
- Objetivos estratégicos: Os objetivos estratégicos de uma empresa devem estar bem definidos para que se estabeleça o propósito do plano de Comunicação Interna. Nesta etapa, é importante pensar no alinhamento entre esses fatores, já que de nada adianta traçar estratégias comunicacionais que não colaborem com as metas pretendidas.
- Análise do público-alvo: Neste caso, o público-alvo são os colaboradores da empresa. Conhecer suas percepções, opiniões e expectativas é essencial para traçar um diagnóstico preciso e dar continuidade ao plano de comunicação. Por isso, é importante realizar pesquisas organizacionais com perguntas relevantes para entender o processo comunicacional da empresa e como aprimorá-lo. Com o Mapeamento do Clima Comportamental da organização, é possível levantar informações precisas sobre a satisfação, a motivação e o engajamento dos colaboradores, dados preciosos para este processo.
Mas essa análise não para com as pesquisas – idade, gênero, formação profissional, onde mora, estrutura familiar e análise de perfil comportamental são informações importantes na hora de estabelecer a estratégia. Vale lembrar que uma excelente forma de conhecer o estilo comportamental dos colaboradores é através da Metodologia DISC.
- Identificação de falhas: Esse é o momento de descobrir, seja com as pesquisas organizacionais ou entrevistas, em que os colaboradores consideram que há falhas de comunicação e por quê. É importante ficar atento às respostas, já que esses problemas podem gerar insatisfação, queda de produtividade e atrapalhar na tomada de decisão por parte dos gestores.
Passo 3: Definição de objetivos
Uma lista de objetivos gerais a serem alcançados com o plano de Comunicação Interna deve ser feita a partir das informações levantadas na fase de diagnóstico. Os itens podem variar de situação para situação, já que a realidade de cada empresa é muito específica e particular.
Passo 4: Planos de ação
Uma vez que os objetivos gerais são traçados, é hora de desenvolver o plano de ações, ou seja, determinar a forma com que cada uma das metas será alcançada através de objetivos específicos. Por exemplo, se um dos objetivos gerais da lista for “melhorar a comunicação durante o trabalho remoto”, um dos objetivos específicos pode ser realizar reuniões semanais com a equipe ou utilizar softwares para a organização de tarefas.
Quando esta fase termina, o caminho está livre para criar um cronograma para a aplicação do plano e definir o orçamento que será investido nele. Assim, a gestão também consegue medir o retorno que terá a partir das ações.
Passo 5: Mensuração de resultados
Feitas as considerações finais no plano, ele já está pronto para ser colocado em prática. Depois de finalizado e aplicado, é hora de acompanhar as métricas e medir os resultados obtidos, comparando-os com os esperados.
Ferramentas para a comunicação interna
Aprimorar a comunicação interna na sua empresa também depende da utilização de ferramentas apropriadas para esse propósito. Há uma grande variedade disponível, dentre as quais, destacamos:
- Newsletters ou jornais internos, que têm função de resumir as novidades e informações sobre a empresa via e-mail ou material impresso;
- Documentos compartilhados, que permitem que vários colaboradores editem o mesmo arquivo ao mesmo tempo e o atualizem em tempo real;
- Reuniões semanais e/ou em videoconferência, já que estas são imprescindíveis para alinhar objetivos e traçar estratégias organizacionais;
- Plataformas colaborativas, que permitem a gestão de projetos e tarefas e, como os documentos compartilhados, podem ser acessadas por todos os colaboradores;
- Ramais móveis, que facilitam a comunicação enquanto os profissionais realizam trabalhos externos;
- Redes sociais corporativas, que servem para o compartilhamento de informes e como espaço para interação.
Comunicação e gestão comportamental
Outro fator que faz a diferença na hora de estabelecer uma estratégia comunicativa eficiente é conhecer o comportamento dos colaboradores da empresa. Por mais que, à primeira vista, a relação entre esses fatores não seja óbvia, essa afirmação se baseia em uma lógica simples: cada pessoa apresenta aspectos comportamentais distintos e, por conta disso, a forma com qual ela responde às diferentes abordagens varia.
Há pessoas que funcionam melhor com mensagens diretas e objetivas enquanto outras valorizam a conversa descontraída e a aproximação informal. Há quem se convença por discursos empáticos e comprometidos e quem só se deixe persuadir por dados e pesquisas. Estas questões estão relacionadas aos perfis comportamentais de cada indivíduo, que expressam suas características e habilidades naturais, além da forma com que costumam reagir a estímulos e lidam com diferentes situações.
Ter consciência do estilo comportamental dos profissionais é um grande passo para aprimorar a comunicação organizacional. Quando os gestores são capazes de adaptar a abordagem respeitando o comportamento de cada um, esse processo é otimizado. Mas, para que isso seja possível, é necessário saber reconhecer esses perfis para entender qual tipo de estratégia utilizar para estabelecer uma comunicação efetiva.
A melhor forma de fazer isso é através da utilização de softwares próprios para a gestão do comportamento, como o Etalent PRO. Através dele, é possível fazer bem mais do que identificar os perfis comportamentais dos colaboradores; a plataforma permite delegar funções baseadas nessas características, formar equipes otimizadas e realizar processos de Recrutamento e Seleção acurados, dentre inúmeras outras possibilidades.
A comunicação nas empresas é essencial para o seu sucesso. Por isso, é importante jamais deixá-la de lado e estar sempre atento para encontrar maneiras de facilitar e otimizar a troca de informações entre os setores. Caso contrário, não importa quantos colaboradores há em uma empresa: os resultados obtidos serão, sempre, como se cada um deles estivesse trabalhando sozinho.
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