A comunicação interna deve ser um item importante de qualquer empresa que deseje manter a competitividade. Embora, por vezes, esse processo acabe ficando em segundo plano ou não receba a devida atenção, o desenvolvimento constante de novas tecnologias e demandas mercadológicas faz com que a troca interna de informações tenha que ser realizada com cada vez mais agilidade e precisão. Até porque a falta de entendimento entre colaboradores e equipes é um problema comum que, facilmente, se torna muito prejudicial quando ignorado.
Facilitar a comunicação entre os setores é essencial não apenas para manter a produtividade e qualidade dos produtos ou serviços prestados, como também para construir ambientes organizacionais mais saudáveis. Além disso, um sistema eficiente de comunicação interna evita problemas e conflitos, integra novos colaboradores aos objetivos da empresa e ajuda a manter o engajamento e a motivação. Quando bem-feito, o processo se torna parte da estratégia da empresa para sua manutenção no mercado.
Mas, afinal, como traçar um plano de comunicação interna eficiente e transformar esse procedimento em algo benéfico para a organização? É o que veremos no artigo de hoje!
- O que é a comunicação interna?
- Os objetivos e a importância da comunicação interna
- A diferença entre endomarketing e comunicação interna
- O que é um Plano de Comunicação Interna?
- Os passos de um Plano de Comunicação Interna
- Ferramentas para a comunicação interna
- Comunicação e gestão comportamental
“A gente vai ter que trabalhar a nossa comunicação.”
O que é a comunicação interna?
Quando pensamos em estratégias de comunicação organizacional, é um equívoco comum imaginar que esse processo se refere unicamente à forma com que uma empresa se comunica com o seu público externo, sejam os clientes, investidores, parceiros ou fornecedores. Não há dúvida alguma quanto à importância de estabelecer medidas efetivas para isso. No entanto, vale ressaltar que esse não deve ser o único foco na hora de planejar uma estratégia comunicativa.
Estabelecer formas para se comunicar internamente com colaboradores, gestores e outros profissionais é tão importante quanto pensar nessa questão no âmbito externo da organização. Isso porque a circulação de informações é um fator essencial para definir a produtividade do Capital Humano de uma empresa, além de seu desempenho e do próprio engajamento dos funcionários. Afinal, a lógica é bem simples: se os colaboradores não entendem muito bem sua função, o que devem ou quando devem fazer, a sua performance fica comprometida.
A comunicação interna também é essencial para a manutenção das metas, dos valores e da visão da empresa. É através dela que novos profissionais são apresentados à cultura organizacional e os antigos conseguem conservar os valores propostos. Essa medida é fundamental para garantir um ambiente organizacional saudável, além de um clima favorável e que contribua para a construção de uma jornada do colaborador positiva.
É nesse ponto que entra a comunicação interna que, como o nome indica, corresponde à forma com que as informações são transmitidas e compartilhadas dentro de uma empresa.
Os objetivos e a importância da comunicação interna
Para que um processo comunicacional seja realizado, é preciso haver um emissor (quem envia uma informação), uma mensagem (a informação) e um receptor (a quem ela é dirigida). A comunicação é bem-sucedida quando o receptor entende a mensagem que foi enviada pelo emissor através de um canal a sua escolha – a fala, uma carta, um e-mail ou um desenho, por exemplo.
Com a comunicação interna de uma empresa, esse processo não é diferente. Nesse caso, especificamente, o objetivo principal é alinhar as práticas dos colaboradores às metas definidas pela empresa, seja comunicando as estratégias, apresentando os valores organizacionais ou criando novas propostas a fim de inovar. Para tal, os canais escolhidos são bastante variados – isso pode ser feito através de softwares internos, newsletters, quadros de avisos, e-mails e reuniões, dentre outras possibilidades.
Como ferramenta estratégica, a comunicação interna também é relevante. Isso porque, ao garantir a eficiência desse procedimento, é possível obter vantagens e benefícios como:
- Alinhamento e sinergia nas equipes, que trabalham em prol de um objetivo em comum;
- Melhora significativa na produtividade, uma vez que os colaboradores ficam cientes de suas atribuições;
- Clima organizacional saudável, já que os níveis de satisfação e bem-estar dos profissionais aumentam nessas condições;
- Diminuição de conflitos, que são menos recorrentes em equipes engajadas, esclarecidas e com bons relacionamentos entre si;
- Queda na taxa de rotatividade, uma vez que o turnover é reduzido quando os profissionais se sentem mais valorizados e reconhecidos em suas organizações, principalmente quando são informados das novidades e incluídos nas pautas;
- Integração de novos profissionais otimizada, já que fica mais fácil realizar o onboarding quando há um caminho previamente sinalizado.
A diferença entre endomarketing e comunicação interna
Apesar de ambas as áreas estarem relacionadas ao público interno de uma empresa, o endomarketing e a comunicação interna possuem diferenças consideráveis.
Enquanto a comunicação interna trata de qualquer assunto de natureza organizacional, como informes, notícias, novidades ou até instruções para realizar determinadas tarefas, o endomarketing é voltado para a o engajamento de campanhas internas, seja para promover treinamentos, aumentar a motivação ou qualquer tópico em que o ponto esteja relacionado à autodivulgação da empresa para o seu Capital Humano.
Isso significa que, na prática, a comunicação interna funciona, sobretudo, para informar. O endomarketing, por outro lado, tem a função de promover e manter o engajamento entre os colaboradores de uma organização.
O que é um Plano de Comunicação Interna?
De maneira resumida, o Plano de Comunicação Interna é um documento que objetiva aperfeiçoar a comunicação de uma empresa com seus colaboradores para mantê-los alinhados aos seus próprios objetivos.
Também cabe ao plano de CI retratar a situação de uma empresa, uma vez que, para ser desenvolvido, é preciso realizar o diagnóstico e a identificação questões como os pontos de destaque e os que precisam de aprimoramento, como andam os canais para comunicação, como está o engajamento com o público interno e onde estão acontecendo falhas comunicativas, dentre outras possibilidades. Em seguida, é feito um planejamento e, posteriormente, uma série de ações visando a aprimorar os pontos levantados no plano.
Benefícios em desenvolver um Plano de Comunicação Interna
Como vimos, um processo de comunicação bem-feito é essencial para o sucesso das entregas, fortalecimento da cultura organizacional e manutenção do engajamento, além de ajudar a prevenir a baixa produtividade. Dentre outros benefícios trazidos pelo plano de CI, destacamos:
Aumento na transparência e na credibilidade
Empresas que mantêm os colaboradores a par de suas decisões, novidades, eventuais mudanças ou afins aumentam a sua credibilidade aos olhos de seu Capital Humano. Afinal, esses processos ficam mais transparentes, o que faz com que os profissionais se sintam incluídos e valorizados.
Redução de ruídos comunicacionais
Estabelecer canais próprios para a comunicação e utilizar ferramentas adequadas faz com que as informações sejam passadas de forma precisa e eficiente. Assim, é possível diminuir o tempo perdido com equívocos, mal-entendidos ou mesmo boatos e conversas de corredor. Também fica mais fácil identificar e esclarecer dúvidas, caso surjam.
Foco nos objetivos
O plano de CI serve como um roteiro onde estão documentados os principais pontos que precisam ser trabalhados. Dessa forma, fica mais fácil fazer com que as equipes mantenham o foco em questões mais importantes, possibilitando aumentar a produtividade e alinhar as demandas em prol de um objetivo definido.
Diminuição dos impactos de crises
Qualquer organização está sujeita a crises. Elas acontecem pelos mais diversos motivos e, por vezes, podem sair de controle. totolotek zakłady online No entanto, caso haja uma crise em uma empresa que possui uma comunicação interna rápida e eficiente, é possível utilizar os canais para esclarecer a situação e acalmar os ânimos dos colaboradores, o que já é de grande ajuda em uma situação como essa.
Os passos de um Plano de Comunicação Interna
Passo 1: Introdução
Na introdução, é importante apresentar os motivos pelos quais o desenvolvimento de um Plano de Comunicação Interna se faz necessário para a empresa, os objetivos a serem cumpridos e os desafios esperados durante o processo. É interessante, se possível, incluir um histórico dos anos anteriores para que as questões levantadas possam ser observadas na prática.
Passo 2: Análise do cenário atual (diagnóstico)
Essa é uma fase complexa do desenvolvimento do documento. Afinal, é a partir dela que será determinado como está o processo de comunicação da empresa, o que precisa ser feito e quais seus objetivos com a aplicação do plano. Realizar o diagnóstico de uma organização inclui traçar:
- Objetivos estratégicos: Os objetivos estratégicos de uma empresa devem estar bem definidos para que se estabeleça o propósito do plano de Comunicação Interna. Nesta etapa, é importante pensar no alinhamento entre esses fatores, já que de nada adianta traçar estratégias comunicacionais que não colaborem com as metas pretendidas.
- Análise do público-alvo: Neste caso, o público-alvo são os colaboradores da empresa. Conhecer suas percepções, opiniões e expectativas é essencial para traçar um diagnóstico preciso e dar continuidade ao plano de comunicação. Por isso, é importante realizar pesquisas organizacionais com perguntas relevantes para entender o processo comunicacional da empresa e como aprimorá-lo. Com o Mapeamento do Clima Comportamental da organização, é possível levantar informações precisas sobre a satisfação, a motivação e o engajamento dos colaboradores, dados preciosos para este processo.
Mas essa análise não para com as pesquisas – idade, gênero, formação profissional, onde mora, estrutura familiar e análise de perfil comportamental são informações importantes na hora de estabelecer a estratégia. Vale lembrar que uma excelente forma de conhecer o estilo comportamental dos colaboradores é através da Metodologia DISC.
- Identificação de falhas: Esse é o momento de descobrir, seja com as pesquisas organizacionais ou entrevistas, em que os colaboradores consideram que há falhas de comunicação e por quê. É importante ficar atento às respostas, já que esses problemas podem gerar insatisfação, queda de produtividade e atrapalhar na tomada de decisão por parte dos gestores.
Passo 3: Definição de objetivos
Uma lista de objetivos gerais a serem alcançados com o plano de Comunicação Interna deve ser feita a partir das informações levantadas na fase de diagnóstico. Os itens podem variar de situação para situação, já que a realidade de cada empresa é muito específica e particular.
Passo 4: Planos de ação
Uma vez que os objetivos gerais são traçados, é hora de desenvolver o plano de ações, ou seja, determinar a forma com que cada uma das metas será alcançada através de objetivos específicos. Por exemplo, se um dos objetivos gerais da lista for “melhorar a comunicação durante o trabalho remoto”, um dos objetivos específicos pode ser realizar reuniões semanais com a equipe ou utilizar softwares para a organização de tarefas.
Quando esta fase termina, o caminho está livre para criar um cronograma para a aplicação do plano e definir o orçamento que será investido nele. Assim, a gestão também consegue medir o retorno que terá a partir das ações. gry kasyno za darmo online
Passo 5: Mensuração de resultados
Feitas as considerações finais no plano, ele já está pronto para ser colocado em prática. Depois de finalizado e aplicado, é hora de acompanhar as métricas e medir os resultados obtidos, comparando-os com os esperados.
Ferramentas para a comunicação interna
Aprimorar a comunicação interna na sua empresa também depende da utilização de ferramentas apropriadas para esse propósito. Há uma grande variedade disponível, dentre as quais, destacamos:
- Newsletters ou jornais internos, que têm função de resumir as novidades e informações sobre a empresa via e-mail ou material impresso;
- Documentos compartilhados, que permitem que vários colaboradores editem o mesmo arquivo ao mesmo tempo e o atualizem em tempo real;
- Reuniões semanais e/ou em videoconferência, já que estas são imprescindíveis para alinhar objetivos e traçar estratégias organizacionais;
- Plataformas colaborativas, que permitem a gestão de projetos e tarefas e, como os documentos compartilhados, podem ser acessadas por todos os colaboradores;
- Ramais móveis, que facilitam a comunicação enquanto os profissionais realizam trabalhos externos;
- Redes sociais corporativas, que servem para o compartilhamento de informes e como espaço para interação.
Comunicação e gestão comportamental
Outro fator que faz a diferença na hora de estabelecer uma estratégia comunicativa eficiente é conhecer o comportamento dos colaboradores da empresa. Por mais que, à primeira vista, a relação entre esses fatores não seja óbvia, essa afirmação se baseia em uma lógica simples: cada pessoa apresenta aspectos comportamentais distintos e, por conta disso, a forma com qual ela responde às diferentes abordagens varia.
Há pessoas que funcionam melhor com mensagens diretas e objetivas enquanto outras valorizam a conversa descontraída e a aproximação informal. Há quem se convença por discursos empáticos e comprometidos e quem só se deixe persuadir por dados e pesquisas. Estas questões estão relacionadas aos perfis comportamentais de cada indivíduo, que expressam suas características e habilidades naturais, além da forma com que costumam reagir a estímulos e lidam com diferentes situações.
Ter consciência do estilo comportamental dos profissionais é um grande passo para aprimorar a comunicação organizacional. Quando os gestores são capazes de adaptar a abordagem respeitando o comportamento de cada um, esse processo é otimizado. Mas, para que isso seja possível, é necessário saber reconhecer esses perfis para entender qual tipo de estratégia utilizar para estabelecer uma comunicação efetiva.
A melhor forma de fazer isso é através da utilização de softwares próprios para a gestão do comportamento, como o Etalent PRO. Através dele, é possível fazer bem mais do que identificar os perfis comportamentais dos colaboradores; a plataforma permite delegar funções baseadas nessas características, formar equipes otimizadas e realizar processos de Recrutamento e Seleção acurados, dentre inúmeras outras possibilidades.
A comunicação nas empresas é essencial para o seu sucesso. Por isso, é importante jamais deixá-la de lado e estar sempre atento para encontrar maneiras de facilitar e otimizar a troca de informações entre os setores. zakłady sportowe lotto Caso contrário, não importa quantos colaboradores há em uma empresa: os resultados obtidos serão, sempre, como se cada um deles estivesse trabalhando sozinho.
E você, precisa de ajuda para melhorar a comunicação na sua empresa?
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