As empresas, assim como os organismos vivos, estão em um constante fluxo de movimento onde podem tender tanto para o sucesso quanto para o declínio. Com seus sistemas informacionais atrelados à tecnologia de ponta, a dinâmica padrão de trabalho está rapidamente sendo atualizada e substituída por modelos mais otimizados.
Por conta disso, as organizações que se mostram relutantes às atualizações e que gastam a maior parte de seu tempo se apegando ao famoso status quo têm pouca probabilidade de se manterem relevantes em um ambiente tão instável e desafiador.
Essa demanda por respostas rápidas e boa capacidade de adaptação exige um olhar acurado para avaliar as reais necessidades de nossas empresas e o papel da liderança no Team Building, de modo que venha suprir essas expectativas.
A verdade é que este é um ambiente onde mudanças tecnológicas, novos métodos e formas de trabalho se reciclam, adaptam e, mais cedo ou mais tarde, também chegam aos concorrentes. Novos padrões de qualidade, tempo e trabalho logo se espalham entre as organizações, transformando-se, inclusive, em novos padrões de serviço.
Por isso, ao optar por ignorar as mudanças e adiar sua implementação, baseando-se naquele discurso de que “em time que está ganhando, não se mexe”, você certamente estará colocando em risco o futuro da sua organização.
Mas como saber a hora certa de mudar? Nesse artigo, vamos explicar como o processo ocorre, quais os fatores importantes que você deve considerar para implementação da mudança e as melhores maneiras de extrair bons resultados desse processo.
Continue conosco e boa leitura!
O que é mudança organizacional?
O termo está relacionado a quaisquer mudanças implementadas nas empresas, independentemente de sua natureza. Elas podem ter caráter natural ou planejado.
De acordo com a literatura administrativa, podemos definir que as mudanças organizacionais e os seus desdobramentos são processos objetivos que obedecem à lei do desenvolvimento.
A gestão da mudança é um dos desafios mais difíceis enfrentados por qualquer organização. O processo envolve uma abordagem estrutural para mover indivíduos, equipes e organizações de seus estados naquele momento para um outro, mais adequado e desejado pela empresa.
Dentre as questões mais visadas para mudança, os principais objetos são:
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- Objetivos e a estratégia da organização
- Estrutura organizacional, com a distribuição de papéis e poderes (liderança)
- Processos
- Tecnologias
- Produtos e serviços
- O capital humano e a cultura da organização.
Tipos de mudanças organizacionais
Vamos destacar 4 tipos de mudanças organizacionais que podem ocorrer nas organizações:
Incremental
Mudanças incrementais são aquelas que vêm para otimizar processos já existentes, ou seja, elas buscam acrescentar algo a fim de buscar melhorias. Muitas vezes, a forma de operar traz bons resultados, porém, ao perceber que é possível ir além e que isso não requer, necessariamente, mudanças radicais, optar por incrementar um processo já existente pode ser uma excelente forma de melhorar os resultados. Este é o tipo de mudança mais comum nas organizações, frequentemente ocorre de maneira natural e sem a necessidade de um planejamento complexo.
Transformacional
São as mudanças relacionadas aos níveis estruturais da empresa. O foco é transformar processos existentes e mexer com a dinâmica do trabalho, o que afeta diretamente a forma com que todos se relacionam.
Esse tipo de mudança é muito utilizado quando uma empresa pretende repensar sua abordagem em relação ao trabalho, a fim de maximizar os seus lucros.
Você deve optar por essa abordagem quando perceber que a dinâmica anterior não traz os resultados esperados e que uma mudança mais profunda se faz necessária.
Este tipo de mudança costuma causar mais atritos, já que os colaboradores e líderes precisam alterar estruturalmente a forma como estão acostumados a trabalhar. E nem sempre as pessoas estão dispostas a incorporar tais mudanças.
Evolucionária
São as mudanças que surgem a partir do propósito da organização e levam em consideração as necessidades da empresa e as demandas do mercado. Você deve buscar uma mudança evolucionária para aumentar o espaço da sua organização no mercado, quando, por exemplo, investe em branding, ao aderir a sistemas de CRM em busca de oferecer um atendimento de maior qualidade ou quando busca uma melhor relação com seus stakeholders.
Revolucionária
Mudanças revolucionárias são aquelas que modificam a empresa como um todo. Entre as mais comuns, estão alterações no portfólio de talentos, na forma de gerir o negócio, na gama de produtos e serviços, como também no discurso utilizado com clientes e fornecedores.
Mudanças radicais como as revolucionárias geralmente são utilizadas em processos mais específicos, como os de fusões e aquisições, em que a parte adquirida deve seguir as políticas da empresa compradora. Outro cenário comum é quando organizações arriscam mudar radicalmente sua forma de ser, com o objetivo de salvar o negócio.
Como saber se é hora de promover mudanças na minha organização?
Como mencionado anteriormente, as mudanças organizacionais ocorrem sob o estímulo de fatores internos e externos.
Alguns exemplos de fatores internos são:
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- Aumento do turnover;
- Team Building em projetos independentes;
- Necessidade de criar departamentos;
- Oscilações no faturamento;
- Desenvolvimento de novos produtos.
Alguns exemplos de fatores externos são:
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- Aumento da concorrência;
- Mudanças na preferências e gostos do público-alvo;
- Modificações tecnológicas;
- Alterações em normas e regulamentos fiscais e legislativos;
- Poder de compra das famílias e empresas.
Os fatores provocadores de mudança geralmente estão interligados, mesmo que possuam origens diferentes. Por exemplo, um aumento na concorrência (fator externo) por ser um dos fatores contribuintes para as oscilações no faturamento (fator interno).
Isso nos leva a seguinte questão: o que a minha empresa realmente necessita?
Esse é um ponto ao qual a liderança precisa estar atenta na hora de decidir por implementar ou não mudanças organizacionais. É importante lembrar sempre de avaliar o real motivo que impulsionou a decisão, dentre os quais, destacamos alguns:
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- Aumentar a competitividade de um produto;
- Melhorar as condições de trabalho dos colaboradores;
- Implantar processos mais eficientes;
- Renovar o processo de gestão;
- Atualizar-se perante novos perfis profissionais;
- Acompanhar transformações tecnológicas.
Quais são os desafios? Como superá-los?
Um dos maiores desafios a serem enfrentados é a resistência à mudança por parte do time. Sabemos que não existem empresas sem pessoas e que elas representam um dos principais fatores para o diferencial competitivo do seu negócio. Portanto, para implementar novas estratégias, é necessário contar com o apoio dos colaboradores.
Isto exigirá certo esforço, a começar pela compreensão desse sentimento de resistência e de como superá-lo. Essas mudanças ocorrem no ambiente interno da organização, o que significa que elas afetam principalmente sua cultura organizacional.
Partindo do princípio de que a cultura de uma empresa é uma questão sutil, mas que afeta a todos, o papel do líder nesse processo é ainda mais importante. Ele precisa ser cuidadoso e atento ao tomar quaisquer decisões relacionadas a mudanças no ambiente de trabalho. Caso contrário, toda a equipe pode ser prejudicada.
Uma vez que o processo está em curso, é necessário fornecer o apoio adequado ao time para que as mudanças sejam bem-sucedidas.
Do que os colaboradores têm medo?
Não existe nada surpreendente em constatar certa resistência à mudança: muitas pessoas têm medo de alterações repentinas em suas rotinas.
Esse é o momento em que os colaboradores se deparam com a realidade de que seu mundo vai ser diferente: seus canais de comunicação podem mudar, assim como sua liderança, suas tarefas e outros elementos das suas rotinas. E a ideia de ser retirado de sua zona de conforto, por si só, já gera certo grau de ansiedade.
Dessa maneira, uma reação negativa pode acontecer, seja ela isolada (quando apenas um colaborador se mostra insatisfeito) ou em massa (quando o processo é coletivo). Isso vai depender da estrutura e da cultura da organização.
O papel do gestor é avaliar e acompanhar as respostas do seu time às mudanças. As origens da resistência podem estar em diferentes níveis: organizacional, de grupo ou individual.
Também é importante avaliar até que ponto a recusa está diretamente relacionada às alterações propostas. Talvez seja apenas uma forma de manifestar outros conflitos e tensões. A situação deve ser avaliada globalmente, levando em conta os mais diversos fatores.
Ao levar em consideração o perfil e o potencial de cada colaborador, o capital humano pode ser um valioso recurso para estimular e promover uma mudança de sucesso. Profissionais que têm alta influência sobre a equipe, mesmo não estando no papel de liderança, podem ajudar a disseminar as mudanças internas. A área de Recursos Humanos é essencial para apoiar tanto as equipes quanto a liderança nesta mobilização, e podem assumir um papel de confortar aqueles colaboradores que se sentem mais receosos.
A importância do ajuste no mindset
Uma forma inteligente de abordar a resistência, promovendo uma maior aceitação do seu time à nova realidade organizacional, é impulsionar o ajuste do mindset em seus talentos.
No empreendedorismo, o termo mindset está relacionado ao desenvolvimento de algumas atitudes e maneiras específicas com as quais uma pessoa pensa – logo, sua mentalidade. Adequar o mindset, muitas vezes, é necessário quando inovações e grandes mudanças são propostas. Afinal, é preciso incentivar as adaptações para lidar com novos desafios, sair da zona de conforto e ter equipes que apresentam maior performance.
Incentive a mudança
Em uma equipe interna, é comum que os colaboradores mais experientes gostem de fazer as coisas à sua maneira e, por vezes, quando um novo membro propõe alguma atividade diferente, há a chance de ser negado.
Isso porque algumas pessoas têm uma tendência a realizarem os processos de uma maneira mais mecanizada para não saírem de sua rotina e, por consequência, são muito resistentes a quaisquer tipos de mudanças.
Por esse motivo, sempre que algum membro da equipe promove uma ideia diferente – mesmo que não seja implementada – é importante discutir isso em reunião e, em alguns casos, até parabenizá-lo por ter pensado “fora da caixa”. Essa é uma forma de incentivar novas ideias entre os colaboradores e garantir que elas sejam discutidas.
Comprometa-se com a mudança
A mudança precisa ser válida para todos da equipe, o que inclui os líderes e gestores, que devem dar o exemplo. Caso contrário, pode gerar uma série de conflitos, pois os colaboradores vão pensar que sair de sua zona de conforto não proporciona nenhum resultado efetivo.
Então, antes de promover as mudanças, procure avaliar as necessidades de alterações com cuidado e uma maneira estratégica de vender a ideia para todos da equipe.
Comunique as expectativas
Quando há uma mudança de mindset em sua empresa, é preciso ter uma conversa clara com toda a sua equipe. Nela, alguns pontos que importantes a ressaltar são:
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- Os motivos e objetivos da mudança;
- O que isso influencia em seu trabalho;
- O que muda em sua rotina;
- Os prazos;
- As suas expectativas.
Dessa maneira, o processo fica claro na cabeça de todos. Além disso, faz com que seja criado um canal para esclarecer eventuais dúvidas. A área de Recursos Humanos, com o apoio do endomarketing, pode promover dinâmicas e uma grande campanha interna para fomentar essa mobilização.
Chegamos à fase de implementação. E agora?
Alguns pontos são extremamente importantes na hora da implementação. Dentre eles, destacamos:
A tecnologia como aliada
Não há como negar que a tecnologia está cada vez mais presente nas empresas, seja qual for o setor. O aumento da eficiência, agilidade e a redução de erros e custos são fatores importantes a se considerar para realizar a sua implementação.
E, como a mudança requer acompanhamento para ajustar as equipes à nova realidade, é importante ter um mapa comportamental da organização. Atualmente existem tecnologias, como o Etalent PRO, para trazer uma visão geral dos colaboradores e a composição de times em termos de soft skills. Com isso, é possível descobrir como anda o clima comportamental da sua organização a partir deste levantamento de dados.
Esses resultados auxiliam gestores, principalmente em momentos de mudança, quando uma análise mais profunda a respeito do comportamento é necessária para melhor embasamento na hora da tomada de decisões por estratégias distintas.
Esta pesquisa realiza um estudo completo de todo o Capital Humano da organização e suas conexões. Afinal, as mudanças implicam não só nas habilidades técnicas, mas principalmente nas habilidades que envolvem reações, sentimentos e relações, tanto com a empresa como entre os colegas de trabalho.
Neste exemplo, a tecnologia vem como uma excelente forma de dar o primeiro passo para melhorar as relações interpessoais de trabalho e aumentar a eficiência nos departamentos e dos mais diferentes setores, o que é essencial para o desenvolvimento da sinergia tanto nas áreas operacionais quanto estratégicas da organização.
Tenha um planejamento estruturado
O primeiro passo para montar um bom planejamento é definir os objetivos da mudança e alinhá-los ao objetivo do negócio. Esses objetivos precisam ser acompanhados constantemente, por isso, é importante também determinar quais serão os indicadores de acompanhamento.
Em seu plano de ação, defina as etapas, prazos e todo o cronograma que será seguido para a condução da mudança. Isso será extremamente importante para que todos da empresa se organizem e preparem.
Desenvolva uma estratégia de comunicação que envolva toda a organização, com momentos de sensibilização. Aqui vai uma dica: você pode utilizar nossa solução Personal Change para apoiar os profissionais nesta sensibilização.
Considerando sempre a condição financeira do seu negócio, também é muito importante planejar o orçamento e as ações de acordo com os gastos e lucros obtidos. Para que a mudança seja efetiva, considere as despesas que terá com aprendizagem, retenção e motivação dos profissionais durante o processo.
Por fim, comemore cada conquista. Acompanhe de perto os resultados e os marcos para celebrar e engajar ainda mais as pessoas nesse importante movimento.
Capacite a sua equipe
É importante capacitar os colaboradores com conhecimentos técnicos para aumentar a sua produtividade, mas investir no desenvolvimento individual deles também é fundamental. Como mencionado anteriormente, as mudanças implicam não só as habilidades técnicas necessárias, mas também as habilidades comportamentais.
Com isso em mente, a mudança organizacional vai demandar uma liderança capacitada para entender como otimizar os processos e, de forma muito sutil, como minimizar o impacto dessas mudanças na performance do time.
O Workshop de Liderança Comportamental é um treinamento corporativo compacto e objetivo de capacitação na Metodologia DISC para aplicação imediata nos processos de gerenciamento de equipes, com base exatamente nestes aspectos comportamentais. O líder passa a entender e gerir o comportamento dos colaboradores a fim de obter atitudes de alta performance e gerar mais resultados para sua empresa.
Peça feedbacks periodicamente
Nenhuma mudança pode ser implementada dentro de uma organização sem que haja um acompanhamento da incorporação dessas novas práticas a mensuração de resultados. Isso significa que você precisa gerenciar o processo da melhor maneira possível.
Uma boa forma de fazer isso é criar reuniões para que você possa monitorar o progresso dos seus colaboradores. Assim, você coleta o feedback e pode ajudá-los caso estejam enfrentando alguma dificuldade no processo.
Esperamos que com este artigo você tenha entendido como elaborar mudanças organizacionais mais eficientes na sua empresa, ganhando pontos positivos à frente da concorrência e deixando o seu negócio mais competitivo.
Para saber mais sobre o assunto, entre em contato conosco!
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