A comunicação clara e assertiva faz parte do processo de uma empresa produtiva. Por mais que esse seja um fator muitas vezes deixado de lado no meio corporativo, é a comunicação bem feita que garante que todos estejam cientes do que devem fazer para que as tarefas sejam realizadas da melhor forma possível. Estar alinhado sobre as demandas ajuda a prevenir conflitos e atritos desnecessários, constrói um clima organizacional mais saudável e traz benefícios consideráveis para a qualidade de vida e a saúde mental dos colaboradores.
Hoje em dia, sabe-se que o verdadeiro responsável pelo sucesso de uma empresa é o seu Capital Humano e, por isso, é fundamental fornecer condições que sejam benéficas para a motivação, o engajamento e a felicidade das pessoas. Principalmente em tempos em que modelos de trabalho alternativos, como o home office ou o trabalho híbrido, estão sendo amplamente utilizados, é fundamental estabelecer estratégias para manter todos os profissionais na mesma página.
A adoção de simples ferramentas para melhorar os processos comunicativos, ajudar na visualização de projetos, fazer levantamentos sobre a concorrência ou mesmo organizar o fluxo de trabalho com diagramas pode parecer um mero detalhe, mas tem impactos positivos na jornada de cada colaborador. Isso porque, quando a empresa apoia e estimula a adoção de práticas que facilitam o dia a dia, os profissionais se sentem valorizados e se desgastam menos em suas rotinas. É nesse ponto que entram os mapas mentais, ferramentas com inúmeras funcionalidades no contexto corporativo e que são o assunto do artigo de hoje. Boa leitura!
- O que são mapas mentais?
- Os benefícios de usar mapas mentais
- As aplicações dos mapas mentais
- 10 passos para construir um mapa mental?
- Dicas para fazer mapas mentais eficientes
- Exemplos de mapas mentais
O que são mapas mentais?
O mapa mental funciona como um diagrama construído a partir de uma ideia central. O método é usado, sobretudo, para organizar as ideias visualmente e facilitar o entendimento geral sobre um assunto ou projeto. No caso de empresas, os mapas mentais podem ser utilizados como uma ferramenta de comunicação interna, sendo úteis em momentos de brainstorms, para detalhar processos ou explicitar as etapas de um projeto específico, por exemplo.
Normalmente, mapas mentais utilizam recursos gráficos, como cores , balões e setas, para evidenciar e detalhar os fluxos de trabalho, o que ajuda muito a otimizar a produtividade do Capital Humano e, consequentemente, fazer a empresa atingir suas metas e objetivos. Por se tratar de um esquema pautado em simplificações, imagens e comunicação visual, pode ser especialmente útil para os colaboradores que têm mais facilidade em aprender dessa forma.
Os mapas mentais são ferramentas de gestão de informação a partir de palavras-chave, que vão se desdobrando até formar ramificações complexas e detalhadas. Eles podem ser feitos manualmente ou com o auxílio de softwares ou sites especializados. Inclusive, vale ressaltar que a usabilidade desse método não está restrita ao âmbito profissional; os mapas também funcionam muito bem para organizar projetos pessoais ou ajudar com os estudos, por exemplo.
A origem do método
Os mapas mentais surgiram na década de 1970 a partir dos estudos do psicólogo e consultor em educação Tony Buzan, autor do livro “Mapas mentais: métodos criativos para estimular o raciocínio e usar ao máximo o potencial do seu cérebro” (2009). Na época, Buzan, que tinha dificuldades de aprendizagem, percebeu que métodos lineares e mais tradicionais tinham efetividade limitada para ele. Foi quando passou a estudar, a partir da influências de pintores renascentistas e filósofos gregos, formas alternativas para facilitar seu entendimento.
Após se debruçar nos métodos criativos de artistas e nos de oratória dos filósofos, ele descobriu que códigos, imagens e ramificações eram utilizadas por grandes personalidades em seu método de desenvolvimento, como Leonardo da Vinci. Foi com a descoberta desse modelo mais criativo que Buzan formulou o conceito de mapas mentais, que foi se aprimorando até se tornar o que conhecemos hoje.
Os benefícios de usar mapas mentais
Como mencionamos, os mapas mentais, também chamados de “mind maps”, são úteis para diversas funções. Uma das mais interessantes é o auxílio no processo de memorização de informações, visto que essas ferramentas se baseiam em recursos visuais que, comumente, são bastante chamativos.
Mas sua usabilidade não se restringe a esse ponto. Os mapas também são recomendados para fixação de objetivos, ajudam na compreensão de problemas, no aprendizado e na tomada de decisões, além da organização e sistematização de informações e ideias.
Nas empresas, a utilização desse recurso é extremamente útil em momentos de brainstorming ou para superar bloqueios criativos. Essa funcionalidade também é especificamente interessante para promover a integração e a sinergia entre os times, fatores que afetam positivamente as relações interpessoais e contribuem para a construção de ambientes de trabalho mais saudáveis.
Além disso, os mind maps são ferramentas eficientes para analisar e monitorar a concorrência, uma vez que, através deles, é possível visualizar melhor as forças e as fraquezas dos outros players de mercado e entender como manter a competitividade no cenário.
Como mencionado, os mapas também são uma ferramenta importante para a comunicação interna, já que, quando disponibilizados para todo o Capital Humano, os diagramas ajudam no fluxo de informações e deixam todos a par do que está sendo planejado, bem como os próprios passos para alcançar as metas. Dessa forma, fica mais fácil trabalhar em conjunto com o time e entender quais tarefas devem ser priorizadas, o que ajuda a focar no que realmente importa para o desenvolvimento do negócio. Outro benefício nesse cenário é que os ambientes de trabalho tornam-se mais suscetíveis à interação, colaboração, sugestões e dúvidas.
As aplicações dos mapas mentais
Apesar dos mapas mentais terem surgido em um contexto acadêmico, nem só os estudantes podem colher os frutos de sua utilização. Esse recurso é recomendado para quaisquer pessoas que desejem melhorar processos, como a organização de ideias e a aprendizagem. De acordo com esse estudo realizado em 2017 por uma empresa especializada em desenvolver softwares para mapas mentais, nas organizações, a aplicação do recurso trouxe progressos significativos. Os dados levantados apontam um aumento de até 30% de produtividade e criatividade, melhorias na compreensão de atividades complexas de até 18% e economia de tempo de até 7 horas por semana.
Seja para uso corporativo ou para gerir projetos pessoais, os benefícios dos mapas mentais podem sempre ser aproveitados. Um escritor, por exemplo, pode usar mapas mentais para organizar o enredo de uma história, detalhar as características da personalidade de seus personagens, visualizar como vai acontecer a interação entre eles e como as atitudes de um devem afetar o outro conforme a narrativa avança.
Os mapas mentais podem ser usados:
Na vida profissional
No âmbito do trabalho, os “mind maps” são muito efetivos, principalmente como ferramenta de gestão de dados e informações. Em processos de Recrutamento e Seleção, por exemplo, eles podem ser usados para diversos fins: reunir informações sobre o cargo em aberto, como atribuições, expectativas e qual perfil comportamental adequado para assumi-lo. Feito isso, esse documento pode ser usado para acompanhamento do desempenho do futuro profissional e como referência para outros processos seletivos.
Além deste, um mapa mental descritivo que apresente as principais características comportamentais dos candidatos também é uma boa forma de melhorar a tomada de decisão. Afinal, dessa forma, as informações ficam organizadas visualmente, o que facilita avaliar quem é o profissional mais adequado. Ainda no mesmo contexto, outra sugestão é preparar um mapa que reúna orientações e direcionamentos para o onboarding do profissional recém-chegado.
Na vida pessoal
No âmbito pessoal, os mapas mentais também são muito úteis, principalmente quando estão relacionados ao planejamento e gerenciamento de tarefas. Eles podem ser utilizados para descrever rotinas, organizar e desenvolver ideias, e até para estruturar projetos futuros.
Há muitas pessoas, por exemplo, que os usam para fazer o planejamento do próximo ano. Nele, aspectos como a vida financeira, as metas para o trabalho, planos para o relacionamento e objetivos específicos, como adotar um estilo de vida saudável, por exemplo, podem ser detalhados, bem como as estratégias que devem ser adotadas para que se concretizem.
Os mapas mentais também podem ajudar no planejamento de eventos, como festas ou viagens, onde são especialmente úteis, uma vez que podem servir como um tipo de roteiro.
Nos estudos
Como mencionado, os mapas mentais são ótimas ferramentas para aprendizagem, uma vez que alinham o conhecimento textual com o visual. E, mesmo sem saber, muitas pessoas já os criam para sintetizar o conteúdo que deve ser estudado em forma de resumos coloridos e detalhados. Seja manualmente ou através de sites, os mapas mentais são ferramentas fundamentais para facilitar a absorção de informações.
No caso de uma pessoa que tenta se classificar em um concurso público, por exemplo, um mapa mental pode até mesmo ajudar a definir a rotina de estudos. No balão de língua portuguesa, ficam todos os tópicos que devem cair na prova – ortografia, análise sintática, figuras de linguagem e gêneros textuais. A mesma coisa acontece com a parte de direito e a de administração, por exemplo. Assim, fica mais fácil visualizar e entender o que deve ser estudado, para administrar o tempo e os horários dos dias para se debruçar sobre os temas.
10 passos para construir um mapa mental?
De acordo com Tony Buzan, durante seus estudos na década de 1970, existem 10 regras fundamentais para o mapeamento mental. São elas:
- Definir uma ideia, imagem, tópico, ou palavra central;
- Colocar uma ideia principal em cada ramificação;
- Adicionar subtópicos nos respectivos ramos secundários de cada ramo principal;
- Dar ênfase aos pontos principais e fazer associações claras;
- Usar, no mínimo, três cores distintas;
- Usar uma palavra-chave ou imagem por linha;
- Escrever todas as palavras com clareza e usar recursos de destaque, como letras maiúsculas;
- Abrir espaço para novos tópicos ou ideias;
- Deixar a mente viajar;
- Desenvolver um estilo pessoal de mapeamento mental.
A partir desses pontos, basta escolher se o mapa será feito com papel e caneta ou com o auxílio de sites, aplicativos ou programas especializados. Vale ressaltar que, caso o mapa seja voltado para o meio corporativo e vá ser compartilhado com outras pessoas, o meio digital é o mais recomendado. Nada impede, no entanto, que um esboço seja feito manualmente e depois seja reconstruído nos softwares. Para ajudar nos estudos, por outro lado, o ato de copiar e escrever com papel e caneta pode ajudar na fixação e memorização de conteúdo.
Dicas para fazer mapas eficientes
Para criar mapas mentais completos e que sejam capazes de ajudar com as rotinas do dia a dia, recomenda-se seguir alguns passos. São eles:
Entenda o seu perfil
O comportamento é algo individual e que varia de pessoa para pessoa. Há quem seja mais extrovertido e ganhe energia ao se relacionar com os demais, bem como há quem fique mais confortável sozinho. Algumas pessoas gostam de rotinas bem estabelecidas, enquanto outras preferem o dinamismo de descobrir o que precisam fazer no dia em que devem fazer. Há quem goste de correr riscos e quem prefira condições mais estáveis. Esses são alguns exemplos de comportamentos distintos que estão relacionados a perfis diferentes, mas que nem começam a definir a complexidade da questão comportamental humana.
De acordo com a Metodologia DISC, uma das ciências comportamentais mais importantes do mundo, há 4 fatores centrais que definem o estilo comportamental de uma pessoa: Dominância, Influência, eStabilidade e Conformidade, cada qual com suas características específicas. E, como é de se imaginar, alguns desses fatores são mais suscetíveis a ter problemas com organização e planejamento.
Ao entender mais sobre o próprio perfil comportamental e desenvolver o autoconhecimento, fica mais fácil entender como utilizar os mapas mentais para otimizar a performance e quais gaps podem ser supridos a partir do seu uso.
Pessoas que têm alta Influência, por exemplo, são muito focadas nas relações interpessoais e podem se distrair com mais facilidade. Uma sugestão para esse perfil é utilizar os mapas para melhorar ainda mais a comunicação, que costuma ser um ponto forte dos influentes, e para não perder os projetos de vista.
Já para os que têm alta Conformidade, por exemplo, a organização comumente é uma prioridade, então os mapas podem servir como mais uma ferramenta para mantê-la.
No entanto, para isso, é preciso primeiro descobrir o próprio perfil de comportamento. Os relatórios comportamentais são a melhor opção para esta tarefa. Essas profundas análises detalham os aspectos do comportamento de quem as realiza e trazem informações valiosas tanto para o contexto corporativo quanto para o pessoal. Em conjunto com o MyEtalent, nosso programa de coaching voltado para o autoconhecimento e mudança pessoal, fica mais fácil aprender sobre as próprias forças, fraquezas, necessidades e o que fazer para otimizar o próprio desempenho.
Escolha uma estrutura
Os mapas mentais são suscetíveis às ideias das pessoas que os criam e, portanto, não têm uma estrutura rígida ou inflexível. Sejam eles digitais ou feitos à mão, o fator mais importante em relação à criação é que as informações apresentadas façam sentido para quem os criou. Por isso, quando o assunto é a estrutura, o principal é colocar o tópico principal no centro da folha e ir puxando as ramificações a partir dele. Desenhos e símbolos também são bem-vindos. É interessante fazer as conexões a partir do elemento central usando recursos gráficos, como setas, para facilitar a visualização. Também é importante utilizar palavras-chave, cores e apostar na concisão para deixar o mapa objetivo.
Use modelos de referência
Principalmente para quem nunca teve a experiência de criar um mapa, a utilização de modelos como referência é sempre bem-vinda. Em buscas na internet, é possível encontrar diversos modelos para todos os gostos, que podem ajudar muito na hora da desenvolver o seu mapa mental. Sites como o Pinterest e o Canva são alguns exemplos de boas plataformas para realizar a consulta.
Apesar da liberdade de criação, vale ressaltar que os mapas devem funcionar como resumos e devem ser pensados para serem objetivos e visuais. Por isso, na hora de escolher os modelos de referência, uma dica é optar por aqueles que trabalham bem a questão do espaço; afinal, em cada tópico inserido, haverá ramificações. Outro fator que deve ser um critério na hora de escolher o melhor modelo para você são as cores, que não podem ser aleatórias e devem procurar suprir uma proposta de comunicação visual. Categorias que tratam do mesmo assunto, por exemplo, devem obedecer ao mesmo esquema de cores.
Exemplos de mapas mentais
Veja, a seguir, alguns exemplos de mapas mentais:
Aplicativos e sites para criar mapas mentais
Há uma série de sites e aplicativos voltados para a criação de “mind maps”. Os principais deles podem ser usados on-line, sem a necessidade de downloads. Eles têm utilização simples, além de oferecerem planos gratuitos.
Entre os mais indicados, estão:
Os mapas mentais são ferramentas muito úteis para diversos fins, todavia, eles brilham como recursos adicionais para planejamentos e gestão de informações. Quando bem utilizados, eles ajudam a otimizar processos, melhorar a comunicação e impactam positivamente até mesmo na capacidade de inovação das empresas, o que é fundamental para quem deseja manter a competitividade no mercado. Por isso, é importante estimular o uso dentro das organizações, a fim de alinhar demandas e expectativas. Afinal, a comunicação é um fator primordial para manter a qualidade de vida do Capital Humano e é justamente quando as pessoas se sentem felizes e satisfeitas que elas protagonizam feitos extraordinários.
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