Durante a pandemia, o home office foi essencial para que algumas empresas conseguissem manter a rotina de trabalho. Mesmo que esse modelo fosse pouco tradicional no Brasil antes da necessidade de distanciamento social, de maneira geral, ele foi considerado bem-sucedido tanto pelos colaboradores quanto gestores. De acordo com um estudo conduzido pela Faculdade de Economia e Administração da Universidade de São Paulo, 70% dos quase 2 mil entrevistados alegaram satisfação com o home office. Deles, 78% gostariam de continuar com o modelo mesmo após o fim das medidas restritivas.
No entanto, a adesão ao trabalho remoto não significa que as empresas estejam aproveitando suas peculiaridades da melhor maneira possível. Para que o home office seja bem-sucedido, é preciso estar aberto a ideias tais como a flexibilização de horários, confiança nas equipes e avaliação de desempenho por cumprimento de demandas e qualidade nas entregas. E, por mais estranho que pareça, mesmo implementando o modelo, ainda há empresas que tentam reproduzir nele um sistema tradicional de gestão, baseado em horários, metas e resultados.
É nesse ponto que entra o officeless, um conceito que vem se tornando uma tendência quando o assunto são os modelos de trabalho. Mas, afinal, do que ele se trata? Confira no nosso artigo de hoje!
- O que é officeless?
- Qual é a diferença entre officeless e home office?
- As vantagens do officeless
- A gestão remota de equipes
- Os principais desafios do RH no officeless
O que é officeless?
Do inglês, o termo “officeless” pode ser traduzido como “sem escritório”. No entanto, por mais que a tradução esteja diretamente relacionada ao seu propósito, ela não abrange sua complexidade. A ideia de officeless vai além de afastar os profissionais de seus escritórios e colocá-los em trabalho remoto; seu ponto principal é alcançar altos níveis de produtividade através da autonomia e da confiança nos colaboradores. Mas, afinal, o que isso quer dizer?
Como mencionamos, mesmo com o trabalho remoto, algumas empresas insistem em manter modelos de gestão mais tradicionais para avaliar o desempenho de suas equipes, tratando-as da mesma forma que ocorre quando a rotina é presencial. A questão é que essa lógica não se aplica do mesmo jeito quando os colaboradores trabalham remotamente.
Os horários e o fluxo de trabalho, por exemplo, podem variar bastante de pessoa para pessoa e acabar não funcionando do mesmo jeito para todos. Afinal, vale sempre mencionar que a rotina no home office é bem diferente: há quem tenha que lidar com as demandas domésticas e falta de estrutura para trabalhar adequadamente, além de filhos, cônjuges, animais de estimação e vizinhos barulhentos, dentre outras dificuldades.
A ideia do officeless é estabelecer o foco em resultados incentivando a autonomia e a confiança e, assim, romper com a estrutura tradicional de gerenciamento. Ao invés de tempo e metas, no conceito officeless, o que deve ser avaliado é o cumprimento das demandas e a qualidade das entregas. Para isso, defende-se a liberdade para o colaborador, permitindo que ele trabalhe de onde achar melhor e que estabeleça suas atividades de acordo com a sua rotina. Isso não significa, evidentemente, que o profissional deve trabalhar quando e como quiser, mas, sim, encorajar a autorresponsabilidade e o autogerenciamento.
O conceito também propõe uma mudança na cultura corporativa das empresas, visto que as incentiva a parar de tratar seus profissionais como pessoas que precisam estar em constante vigilância para cumprir as tarefas. No modelo officeless, as organizações são estimuladas a adotarem práticas que incentivem o trabalho autônomo por parte de seu Capital Humano. Dessa forma, é possível criar ambientes de trabalho mais saudáveis, times com mais sinergia e, claro, ter ganhos significativos em termos de qualidade de vida e bem-estar.
Qual é a diferença entre officeless e home office?
Apesar de serem termos fáceis de confundir, officeless e home office tratam de conceitos bem diferentes. Enquanto officeless é uma cultura construída a partir de uma mentalidade, o home office é um modelo de trabalho, assim como o presencial e o híbrido.
No conceito de officeless, o trabalho nem mesmo precisa ser feito de casa; pode acontecer de uma cafeteria, espaços compartilhados para coworking, em um hotel, pousada, ou de qualquer lugar em que o colaborador esteja. O importante é que o profissional consiga manter o foco para realizar as suas tarefas, entregá-las com alto nível de qualidade e seguindo os prazos estipulados. Assim, a casa e o escritório são apenas locais de apoio.
Já o home office trata especificamente do trabalho feito em casa. No modelo de trabalho remoto, o profissional trabalha fora do escritório. Vale ressaltar que esses modelos de trabalho não necessariamente seguem os princípios da mentalidade officeless. Seja em casa ou em um ambiente de coworking, os profissionais ainda podem ser geridos e avaliados pelos mesmos critérios utilizados nos escritórios, por exemplo.
As vantagens do officeless
Para muitos profissionais, o officeless já é visto como uma tendência para o futuro do trabalho. E essa perspectiva está fortemente atrelada aos benefícios do conceito, que são interessantes tanto para os colaboradores quanto para as organizações. Entre eles, destacamos:
- Melhora na qualidade de vida e no bem-estar dos profissionais;
- Aumento da produtividade;
- Diminuição de custos com espaços físicos;
- Incentivo ao autogerenciamento;
- Flexibilidade e adaptabilidade;
- Ganhos em foco e motivação;
- Melhorias nos resultados obtidos;
- Aumento na qualidade das entregas.
No entanto, vale destacar que, para que a cultura officeless seja implementada de forma eficiente, é necessário estabelecer uma série de medidas que incentivem (e, em alguns casos, ensinem) o Capital Humano a trabalhar de acordo com os seus conceitos específicos.
Para profissionais acostumados com o sistema de gerenciamento tradicional, o officeless pode oferecer liberdade e autonomia “demais”, o que pode deixá-los confusos e perdidos. Por isso, é necessário que essa mudança seja estrutural e perpasse a cultura organizacional da empresa. De nada adianta tentar implementar o conceito sem que líderes e colaboradores estejam preparados para isso.
A gestão remota de equipes
Para que uma organização adote o conceito officeless, é necessário, antes de tudo, que ela saiba como realizar a gestão de pessoas remotamente e de forma efetiva. Para que isso seja possível, há três pilares que devem estar em equilíbrio: tecnologia, comunicação e cultura.
Os recursos tecnológicos são essenciais não apenas por questões de praticidade, mas também para poupar tempo e reduzir os gastos. Com eles, é possível trabalhar em conjunto utilizando plataformas na nuvem, realizar alinhamentos através de videochamadas, organizar as demandas com aplicativos, além de gerir os projetos de forma remota. Basicamente, tudo que se faz em um ambiente de trabalho presencial pode ser reproduzido on-line, caso a empresa utilize os recursos adequados para isso.
Outro fator importante para gerir remotamente é a comunicação. Sem a presença das equipes nem a possibilidade de ter feedbacks imediatos, é imprescindível estabelecer um processo comunicativo assertivo e sem brechas para mal-entendidos. E para isso, vale tudo: reuniões semanais, trocas constantes de e-mails, utilização de aplicativos de mensagens, como o Slack ou o próprio WhatsApp, briefings detalhados, dentre outras possibilidades. O importante aqui é que as mensagens sejam passadas de forma clara e que o tempo perdido com erros de comunicação seja reduzido ao máximo. E, sim, isso inclui as cansativas reuniões de uma hora que poderiam ter sido resolvidas através de um simples e-mail.
Por fim, o terceiro pilar do gerenciamento remoto é a cultura. Esse fator pode ser o mais difícil de mudar, já que ele exige uma ruptura com modelos tradicionais de gerenciamento. Todavia, com os recursos adequados e implementando medidas que incentivem a mudança, nada é impossível. Ter transparência nas ações, desenvolver soft skills como a comunicação escrita e oral, ter a capacidade de estreitar os laços com os demais colaboradores e o cuidado de gravar ou escrever as informações para que os profissionais as consumam em seu próprio tempo são exemplos de condutas que ajudam muito nesse processo.
Para realizar uma gestão de pessoas eficaz no trabalho remoto, também é fundamental considerar o perfil comportamental dos colaboradores. Assim, os gestores ficam a par das facilidades e das dificuldades de cada profissional de acordo com suas tendências comportamentais, o que é essencial para que possam melhorar o desempenho e a produtividade. A utilização de análises como o Relatório Comportamental do Trabalho Remoto é muito bem-vinda, visto que, com essas informações, fica mais fácil entender como aproveitar as características naturais de uma pessoa remotamente e, também, como lidar com as dificuldades.
Os principais desafios do RH no officeless
Por maiores que sejam os ganhos trazidos pelo officeless, também há desafios consideráveis associados a essa cultura, principalmente para os profissionais de Recursos Humanos. Confira alguns a seguir:
Retenção de talentos
O officeless é apontado como uma tendência para o futuro e, por isso, vem se popularizando em empresas pelo mundo todo. Considerando o fato de que, nesse conceito, os profissionais não dependem de uma estrutura física para trabalhar, é comum que a concorrência por colaboradores aumente exponencialmente. E isso por conta de um simples fato: bons profissionais podem ser contratados por empresas de qualquer país. Para reter profissionais e controlar a taxa de turnover, cabe ao RH estabelecer medidas que façam os profissionais se sentirem valorizados e motivados. Assim, mesmo com a proposta de organizações estrangeiras, fica mais fácil manter os melhores talentos.
A pessoa certa no lugar certo
Como mencionamos, a cultura officeless pode oferecer dificuldades para profissionais acostumados com uma gestão mais tradicional. Afinal, o autogerenciamento é uma habilidade que deve ser trabalhada e desenvolvida. Há quem sabe lidar bem com as demandas e responsabilidades por conta própria e aqueles que precisam de orientação e direcionamento para produzirem bem. Por isso, empresas que aderem a este conceito devem contratar de forma assertiva, para que o perfil de seus profissionais se encaixe na proposta. Essa é uma medida essencial para que tudo ocorra bem e que a cultura officeless se consolide na empresa.
Para isso, a utilização de programas de gestão comportamental, como o Etalent PRO, é fundamental. Através dele, é possível levantar informações sobre o perfil comportamental dos profissionais, bem como suas preferências, tendências, pontos de destaque e os que precisam de atenção. Com esses dados, os processos de Recrutamento e Seleção, por exemplo, deixam de ser subjetivos, tornando clara a identificação dos candidatos mais aderentes à cultura da empresa.
Estrutura de trabalho
Para que os colaboradores consigam se adequar à proposta oferecida pelo officeless, é preciso fornecer estrutura. Afinal, esse é um fator muito importante para que o trabalho remoto seja realizado com eficiência e qualidade. Por isso, o desafio do RH nesse contexto é fornecer equipamentos, softwares, ferramentas e, se possível, até mesmo uma ajuda de custo para que os colaboradores consigam trabalhar da melhor forma possível.
Sinergia entre os profissionais
Nas empresas, é comum que os profissionais estreitem seus laços em momentos como as pausas para o café, almoços ou até em comemorações após o expediente. Essas situações são imprescindíveis para o desenvolvimento de relacionamentos e para que a afinidade e a sinergia apareçam. Mas, sem a presença física das equipes, esses momentos podem acabar ficando comprometidos. Com o officeless, o RH tem como desafio promover remotamente ações que tenham efeito semelhante e em que seja possível trocar experiências, informações e vivências.
Saúde mental da equipe
Com os profissionais operando de forma remota, fica mais difícil mapear e reconhecer o nível de bem-estar mental e emocional das equipes. Além disso, a flexibilidade do officeless também pode acabar trazendo um malefício aos que têm mais dificuldade de se organizar: a incapacidade de reconhecer quando parar de trabalhar. Por isso, a equipe de Recursos Humanos deve estar sempre atenta para fornecer auxílio aos profissionais que precisam.
O officeless é, sem dúvida, um conceito capaz de trazer muitos benefícios tanto para as empresas quanto para os profissionais. Todavia, para que seja eficiente, ele demanda a ruptura com as ideias mais tradicionais e conservadoras sobre a gestão de pessoas. Antes de implementá-lo, cabe aos líderes e gestores avaliarem se a sua implementação é viável e se adequa à cultura da empresa. Afinal, de nada adianta investir modernidade e seguir tendências se, estruturalmente, a organização não está preparada para tamanha mudança.
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