Uma das funções do setor de Recursos Humanos é justamente realizar esse diagnóstico organizacional. Por meio dele, um adequado mapeamento interno é feito para definir quais serão os próximos passos do negócio.
Essa tarefa não é fácil. É preciso dar atenção a todos os níveis hierárquicos e planejar muito bem as ações corretivas que serão aplicadas, a fim de não deixar nenhum detalhe passar em branco. Não existe procedimento padrão, tudo é feito de acordo com o tamanho e as necessidades da empresa.
Neste artigo, explicaremos exatamente o que é esse diagnóstico e por que ele é capaz de fazer todas essas determinações. Acompanhe!
O que é o diagnóstico organizacional e qual a sua importância?
O diagnóstico organizacional pode ser definido como uma metodologia para analisar as áreas de gestão de um negócio em seus mínimos detalhes. Quando se tem esse estudo em mãos, resolver problemas é muito mais fácil, pois o direcionamento para encontrar a solução fica bem definido.
Os relatórios recolhidos também permitem enxergar mais profundamente o cenário em que a empresa está inserida. Dessa forma, traçar estratégias futuras e determinar tomadas de decisão tornam-se tarefas mais acertadas e seguras.
A utilização desse mecanismo permite até mesmo que gastos desnecessários sejam evitados e que novos sistemas de atividades sejam implantados de acordo com cada área. Durante essa avaliação, são também identificados pontos de força e falha dentro das atividades exercidas.
O setor de RH é reconhecido como agente de mudança e, por isso, está diretamente envolvido nesses processos. Ele conhece a empresa melhor do que ninguém e, assim, é responsável por concentrar todo conhecimento de gerência e fazer o diagnóstico correto da situação.
Quais são os benefícios dessa prática?
Quando o gestor tem em mãos os resultados da análise de diagnóstico, novas portas se abrem para que ele entenda realmente seu negócio. Ele conseguirá perceber quais são as áreas mais importantes para um bom funcionamento e terá mais facilidade em determinar o que é prioridade dentro dos planos de ação.
Além disso, será possível realizar uma comparação e uma avaliação de desempenho. Ela abrange, em relação ao momento atual, o desempenho mínimo recomendado e o mínimo desejado. A partir disso, acontece o direcionamento para o que precisa de atenção imediata e o que pode aguardar mais um pouco para ser retirado do papel.
Outro fator importante que parte do diagnóstico organizacional é o grau de maturidade da empresa. Com ele, determina-se se ela ainda é muito amadora ou se já tem imposição suficiente para buscar novas oportunidades. Isso ajuda bastante a estabelecer um propósito para o negócio.
O que é analisado em um diagnóstico organizacional?
Cada empresa, de acordo com o seu tamanho e as suas atividades, tem pontos diferentes que devem ser considerados. Porém, alguns itens são de análise básica, independentemente do empreendimento. O primeiro deles é a estratégia, de curto a longo prazo, inserida dentro do ambiente.
Em seguida, a abordagem passa para as finanças. Ela envolve o controle, o planejamento e a margem de contribuição e lucratividade, além de definir os indicadores financeiros da empresa.
O próximo item é o marketing. Ele engloba planejamento, distribuição de mídias online e offline e toda a construção de relacionamento com os clientes. É uma área bastante delicada, pois trabalha com a imagem que a marca tem.
O RH também entra nessa lista. Recrutamento e seleção de colaboradores, contratações de urgência, treinamento, desenvolvimento e retenção de talentos são iniciativas importantes para moldar o perfil da equipe e dar uma forma para tudo o que acontece na organização.
Para finalizar, as operações de processos, qualidade e logística são abordadas. Elas impactam diretamente todos os outros setores da empresa – e, provavelmente, desencadeiam as análises mais minuciosas e demoradas.
Quais são os tipos existentes?
Ao analisar cada um dos itens acima, é possível obter diferentes diagnósticos, de acordo com cada setor de atuação. O diagnóstico geral contempla a empresa como um todo. No entanto, para levantamentos específicos de dados e números, os outros tipos são os seguintes.
Diagnóstico financeiro
Aqui, somente números fazem parte do relatório. Análise de balanços, exame de documentos financeiros e contábeis, demonstrativos e avaliação de lucros e prejuízos estão entre suas principais determinações. O ideal é que ele seja realizado de três em três anos, mas pode ser feito sempre que alguma irregularidade for percebida.
Diagnóstico de produção
A empresa descobre detalhadamente como está sua produção por meio desse diagnóstico, que avalia desperdícios, andamento de fluxo, melhoria de processos e aumento ou diminuição da atividade. Ele é usado para verificar a qualidade de produtos e serviços e identificar etapas que estejam atrapalhando o andamento do negócio.
Diagnóstico de vendas
Os gestores mantêm bastante foco no diagnóstico de vendas. Afinal, ele está diretamente relacionado aos esforços e investimentos empresariais voltados para as aquisições: se aqui os resultados não forem satisfatórios, não há como continuar em funcionamento.
Portanto, a análise identificará a necessidade de alteração de preços, feedback sobre a qualidade dos produtos, andamento de entregas, especialização da mão de obra e problemas de atendimento.
Diagnóstico de sistema de informação
Os sistemas de informação de uma empresa refletem na produtividade e na competitividade empresarial. Uma boa estrutura do setor representa um bom desempenho no mercado e, consequentemente, respostas rápidas ao consumidor e às tendências que surgem a todo momento.
A segurança de dados e informações deve ser muito bem-feita. Por isso, o diagnóstico visa determinar planejamentos táticos, estratégicos e operacionais para garantir que o sistema não passe por falhas ou tenha chances de perder tudo.
Como realizar o diagnóstico organizacional?
Primeiro, perguntas que correspondem à realidade de seu negócio precisam ser feitas. No RH, algumas questões que devem ser respondidas referem-se a processos e anúncios de seleção, recrutamento interno ou externo e perfis de colaboradores.
Quanto mais objetivas e verdadeiras forem as respostas, mais completo será o diagnóstico e melhores serão as ações planejadas para suprir as falhas. Depois, verifique quais são as áreas mais importantes e qual é sua porcentagem de resultados – tanto recomendados quanto mínimos.
Quando isso for feito, será hora de reunir-se com toda a equipe para definir as estratégias e os planos de ação. É fundamental que gestores e funcionários estejam presentes para apresentar ideias, sugestões e novos caminhos de acordo com suas experiências e vivências.
Quais os principais erros no diagnóstico organizacional?
O diagnóstico organizacional pode ser feito tanto em empresas que estão começando quanto naquelas que já tem anos de vida e precisam reavaliar a gestão. Assim, preste bastante atenção para não cometer erros que poderão mascarar os verdadeiros resultados.
Não definir um público-alvo para cada ação
Evite sair indiscriminadamente levantando informações junto aos seus colaboradores. Determine quais os departamentos ou profissionais são importantes para realizar o diagnóstico e trazer a realidade da empresa.
Converse com seu público-alvo e analise documentos e processos organizacionais para desenvolver uma base segura. Assim, será possível seguir adiante com outros passos. Isso permitirá que as soluções para os problemas sejam encontradas.
Não pedir feedback dos funcionários
O relacionamento é mais do que importante dentro de uma organização. Para um mapeamento bem-feito, ele é essencial. Por isso, faça um brainstorming, ou seja, reúna os funcionários para que vocês possam trocar ideias quanto aos problemas e soluções. Esse feedback deve ser feito entre os gestores e suas equipes.
Ao fazer o levantamento, classifique as questões quanto aos seus aspectos de gravidade, urgência e tendência de agravamento. Assim, você terá uma visão estratégica e saberá por qual área começar.
Não utilizar as tecnologias mais adequadas
Fazer um mapeamento sem o auxílio da tecnologia é quase impossível. Isso porque os sistemas de ERP permitem levantar dados importantes de diversos setores e depois cruzá-los. Logo, você terá um conhecimento amplo da situação da empresa.
Dessa maneira, conseguirá fazer comparações para verificar os tipos de discrepância, analisar em que ponto do processo existem erros e aumentar a eficiência do processo de avaliação. Os resultados serão mais certeiros.
Não considerar as macroáreas de gestão
Existem cinco departamentos de gestão que são cruciais e que devem ser avaliados conforme suas necessidades e prioridades. Eles são:
- estratégia;
- finanças;
- marketing;
- recursos humanos;
- operações.
Por exemplo, as carências do marketing são diferentes daquelas que existem entre as finanças, assim, os processos de diagnóstico também devem ser diferenciados para que possam ser identificadas as melhorias que precisam ser realizadas em cada setor.
Ao agir de maneira igualitária com todos os departamentos, você desconsidera suas peculiaridades e pode provocar transtornos a médio e longo prazo.
Não identificar ameaças e oportunidades
É preciso ter um bom conhecimento do negócio para que os responsáveis pela elaboração e avaliação saibam identificar, mediante as informações coletadas, os problemas que têm atrapalhado o desenvolvimento organizacional. Com isso, podem encontrar oportunidades de crescimento efetivas e práticas.
O fato já foi identificado. Agora, é necessário procurar não somente as oportunidades, mas também as ameaças. Após, é preciso classificá-las por ordem de prioridade: quais devem ter atenção imediata e quais podem ser resolvidas em outra fase? Desse modo, os envolvidos terão como elaborar um plano de ação e saber as mudanças que devem ser implementadas de imediato.
Não definir o plano de ação
Fazer todo o diagnóstico e não definir o plano de ação “é chover no molhado”, como diz o ditado. As ações devem ser baseadas nos dados coletados, com um planejamento estratégico detalhado e um cronograma com datas para cada atividade.
Seguindo esses passos, os gestores poderão acompanhar os processos e sua evolução, analisando se as ações estão indo bem, quais precisam de ajustes e quais devem ser eliminadas. Por consequência, saberão se o diagnóstico organizacional está trazendo um efeito positivo ou não.
Sim, todo esse processo é longo e tem alguns obstáculos, mas isso não significa que ele não possa ser vencido. Caso você sinta dificuldades em implantar o diagnóstico organizacional no seu negócio, nós podemos ajudá-lo. Entre em contato conosco e conheça nossa plataforma.
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