Administrar o tempo vem se tornando um desafio cada vez maior para os profissionais. Dadas a evolução nas tecnologias, nos meios de comunicação e automação dos processos, as demandas das empresas vêm aumentando, o que exige um nível de produtividade crescente do Capital Humano – enquanto o tempo para lidar com elas diminui.
A otimização das tecnologias aumentou a eficiência de processos de naturezas distintas, facilitando diversas funções. Contudo, a nova realidade também fez com que os profissionais acabassem, sem nem mesmo perceber, trabalhando cada vez mais; isso ficou ainda mais evidente a partir da pandemia, quando também houve uma ruptura com o tradicional trabalho presencial. A consolidação de novos modelos nesse período, como o home office e o híbrido, foi essencial para que muitos profissionais percebessem que, atualmente, já é possível utilizar a Internet para trabalhar de casa sem perda de desempenho.
Dadas as circunstâncias, ficou mais fácil, também, que os profissionais entrassem em um loop infinito de trabalho, uma vez que as demandas aumentaram e as casas também se tornaram os escritórios desses colaboradores. Isso sem mencionar as outras questões que também exigem tempo e dedicação, como a vida pessoal, relacionamentos, hobbies e descanso. Vale mencionar que a falta de tempo para lidar com todos esses fatores impacta negativamente a qualidade de vida dos colaboradores e, por consequência, sua saúde mental.
Nesse contexto, administrar esses pontos se tornou um grande desafio. Mas, com técnicas de gestão de tempo que envolvem planejamento, disciplina e organização, essa tarefa pode ficar mais fácil. Confira algumas dicas sobre esse assunto no nosso artigo. Boa leitura!
- O que é gestão de tempo?
- Qual é a importância da gestão de tempo?
- Os benefícios da gestão do tempo
- A gestão de tempo no trabalho
- Ferramentas para gestão de tempo na Era Digital
- Principais técnicas de gestão de tempo
- 10 dicas para melhorar a administração de tempo
O que é gestão de tempo?
Como o próprio nome indica, a gestão do tempo é um processo de administração e avaliação do tempo dedicado às tarefas, sejam elas referentes à rotina corporativa ou pessoal. Apesar do conceito simples, esse pode ser um problema para muitas pessoas e empresas, uma vez que o processo envolve a identificação clara das prioridades, além de disciplina individual e organização coletiva. A ideia central da gestão do tempo é propor formas otimizadas de planejar e executar as tarefas para que o profissional aproveite seu tempo e faça o melhor uso possível dele, de modo a aumentar não apenas produtividade no trabalho, mas também a qualidade de vida.
A gestão de tempo abarca uma série de técnicas que podem ser aplicadas às situações mais distintas da vida. Ela pode envolver, por exemplo, uma rotina de leitura no transporte, enquanto o colaborador se desloca até ao trabalho, caso ele queira terminar um livro, mas não encontre outro momento disponível na rotina.
Já para quem tem dificuldade em lidar com o tempo, as práticas podem ajudar a mensurá-lo. Isso impede, por exemplo, que o profissional se comprometa a entregar, em uma hora, algo que leva três para ser feito. Pode parecer simples, mas para quem tem dificuldades em dimensionar o próprio tempo, esse é um grande desafio.
O gerenciamento consciente do tempo permite alcançar resultados mais significativos, além de criar rotinas mais saudáveis. Isso porque, quando um profissional consegue organizar suas atividades, responsabilidades e sabe quanto tempo leva para realizá-las (em média), ele consegue dimensionar, por exemplo, quantas horas vai gastar para entregar suas tarefas e o quanto vai poder dedicar às outras atividades, como hobbies, tempo com os familiares ou descanso. Com essa organização, horários e rotina bem definida, também é menos provável que os profissionais procrastinem.
Já para as empresas, essa é uma estratégia interessante, que permite melhorar o desempenho e a produtividade do Capital Humano. Afinal, uma boa gestão de tempo permite controlar o tempo gasto em cada atividade. É isso que garante, por exemplo, que uma tarefa prioritária para a empresa seja resolvida o mais rápido possível, aumentando, assim, a efetividade dos processos organizacionais.
É válido ressaltar, no entanto, que a forma com que cada profissional reage à gestão do tempo é distinta. Não necessariamente duas pessoas vão realizar a mesma atividade no mesmo tempo. Portanto, é preciso que a empresa tenha essa compreensão – e respeito – com o fluxo de trabalho de cada profissional.
Qual é a importância da gestão de tempo?
Por mais que, para algumas pessoas, a relação entre esses conceitos não seja tão óbvia, é seguro afirmar que gestão de tempo e saúde mental são fatores que caminham de forma concomitante. Isso porque, como mencionamos, com o passar das décadas, a competição global aumentou, bem como a aceleração das atividades e das pressões. Antes da tecnologia chegar ao nível que conhecemos, era comum que a sociedade compreendesse e aceitasse espaços de tempo maiores para exercer praticamente qualquer atividade.
Quando falamos dos jornais impressos, por exemplo, a discussão fica bastante evidente. Décadas atrás, eles eram a principal fonte de informação para as pessoas, que, de bom grado, esperavam até o dia seguinte para comprar a edição mais recente e saber o que aconteceu no último período de 24 horas. Em tempos de redes sociais, televisão, internet e smartphones, o acesso às informações passou a ser imediato e esse modelo se tornou obsoleto. Hoje em dia, se acontece tsunami no Japão, alguém que mora em São Paulo saberá 5 minutos depois – talvez até em menos tempo.
Para as pessoas, isso significa mais acesso, celeridade e agilidade, mas, em contrapartida, mais pressão para realizar tudo no menor tempo possível. O tempo de deslocamento no trânsito, por exemplo, que antes era um momento com pouca usabilidade, se converteu em um momento de leitura dos e-mails de trabalho antes mesmo de chegar ao escritório. Por isso, a linha entre uma vida equilibrada e uma de produtividade desmedida tornou- se mais difícil de traçar. Nesse sentido, aprender a gerir o próprio tempo é uma tentativa de reassumir o controle da rotina para que, de fato, ela possa ser cumprida sem que o colaborador se esgote física e/ou emocionalmente.
Uma vez que uma pessoa assume o controle do próprio tempo, ela define espaços para cumprir suas responsabilidades e atender às próprias necessidades. Isso é fundamental para que ela retome o equilíbrio e não entre em uma espiral de trabalho e tarefas a entregar. Essa é uma forma eficiente de garantir a qualidade de vida e de manter um estado mental saudável. Vale ressaltar, inclusive, que doenças de ordem psicossomáticas, como a ansiedade e o burnout, estão diretamente relacionadas a rotinas exaustivas de estresse e preocupação.
Gestão do tempo e produtividade
É um fato que as pessoas trabalham cada vez mais. Contudo, ao contrário do que muitos pensam, a carga horária acima do aceitável não significa um aumento da capacidade produtiva de uma pessoa. Isso por conta de um simples fato: ao contrário do que muitos ainda propagam, a produtividade não está mais atrelada à quantidade de tarefas realizadas em um dia. Atualmente, o termo é usado para se referir à performance das equipes e dos profissionais, individualmente falando.
Isso porque o bom desempenho de um colaborador também está relacionado à ideia de fazer entregas com qualidade, mas não se trata apenas disso. Nesse ponto, saber priorizar as demandas também é fundamental. Afinal, no dia a dia, existem tarefas urgentes, importantes e necessárias – e ser produtivo é saber identificá-las, cumpri-las no prazo e se planejar para que esse fluxo de trabalho tenha continuidade.
As tarefas urgentes, por exemplo, têm um prazo mais curto e podem comprometer equipes inteiras, caso não sejam realizadas. Já as importantes também precisam ser realizadas, mas a tolerância é um pouco maior. Com as necessárias, o profissional pode ter outra abordagem e fazer um pouco a cada dia, por exemplo. O que não pode acontecer em um ambiente corporativo é o profissional deixar de realizar uma tarefa urgente para terminar uma necessária. Por isso, é extremamente importante que ele saiba gerir o próprio tempo, reconhecer o que deve ser feito – e quando – para que seja, de fato, produtivo. Logo, a produtividade não trata da quantidade do que é feito, mas, sim, do que é feito, quando e como o tempo de realização das tarefas é administrado.
Os benefícios da gestão do tempo
No contexto corporativo, a gestão de tempo também é extremamente importante. Isso porque, caso esse fator seja deixado de lado pela empresa, problemas podem – e provavelmente vão – surgir. Como exemplos, há perda de prazos, esquecimento de tarefas, resultados aquém do esperado, fluxo de trabalho ruim, desperdício de recursos, retrabalho constante, maiores níveis de estresse e até mesmo reputação negativa.
Dito isso, alguns dos principais benefícios trazidos pela gestão de tempo são:
- Aumento de produtividade: processos bem delineados ajudam no alinhamento e na execução de tarefas;
- Melhoria no clima organizacional: quando todos realizam suas tarefas da forma certa e no tempo em que devem, a incidência de conflitos organizacionais diminui consideravelmente;
- Melhoria na qualidade de vida profissional e pessoal: a pessoa retoma o controle de sua rotina e evita os estresses desnecessários que poderiam ser causados pela má gestão de tempo;
- Redução de erros: o gerenciamento de tempo ajuda no controle e dá a possibilidade dos profissionais se organizarem, caso surja algum imprevisto;
- Utilização de recursos sem desperdícios: quando os colaboradores têm problemas com o tempo, eles podem acabar deixando de fazer suas tarefas, mesmo que isso signifique desperdiçar recursos materiais e imateriais da empresa;
- Melhorias da reputação: a empresa aumenta sua eficiência em praticamente todos os âmbitos, além de oferecer uma ambiente organizacional saudável capaz de atrair novos colaboradores em processos de Recrutamento e Seleção.
A gestão de tempo no trabalho
As empresas não são as únicas beneficiadas pela gestão de tempo; os profissionais também têm muito a colher caso desenvolvam essa habilidade. Além dos já mencionados ganhos em termos de vida pessoal e controle de rotina, essa é uma excelente forma de melhorar a reputação e trazer mais credibilidade ao próprio trabalho. Afinal, justificar o não cumprimento de uma tarefa importante por falta de tempo não é bem-visto nem pelos gestores, tampouco pelos colegas.
Para que um profissional seja considerado centrado, sério, ético, e seja capaz de construir uma imagem individual positiva, um dos principais requisitos é que ele cumpra suas responsabilidades no prazo combinado.
Além disso, alguns pontos específicos exigem que o profissional saiba como gerenciar e dimensionar o próprio tempo. A precificação dos serviços oferecidos pela empresa é um desses exemplos. Afinal, para fechar um orçamento com um cliente, é preciso saber quanto tempo e recursos serão investidos na demanda em questão. Ou seja, a habilidade de administrar o tempo não deve ser importante apenas durante a execução de uma tarefa, mas também no momento em que ela tem início.
O trabalho remoto também é uma questão impactada diretamente pela forma com que o profissional gerencia o seu tempo. Afinal, em casa, as distrações podem ser ainda maiores do que em um escritório – televisão, música, vizinhos, animais de estimação, filhos e cônjuges, por exemplo, podem atrapalhar (e muito!) a capacidade de foco. Por isso, para não comprometer o próprio ritmo, é essencial que o colaborador planeje bem a sua rotina de trabalho, de forma que consiga administrar todos estes fatores ao mesmo tempo. Até porque, vale sempre lembrar que gerenciar o tempo também é saber quando fazer pausas.
Entregando as tarefas no prazo, evitando atrasos e o acúmulo de demandas, além de minimizar o estresse e a ansiedade, o profissional consegue aumentar os níveis de produtividade e tomar decisões mais assertivas. Mas, seja em casa ou no escritório, esse processo nem sempre é fácil. Para que isso seja possível, é preciso evitar obstáculos que tomam tempo, como o impulso de conferir as redes sociais. Isso porque, por mais que o indivíduo desvie sua atenção por alguns segundos, a interrupção em sua linha de raciocínio pode fazer com que ele leve até 25 minutos para retomar o fluxo, como aponta estudo realizado pela Internet Marketing Association.
E os imprevistos?
Mesmo com práticas de gestão de tempo bem desenvolvidas, imprevistos sempre podem surgir. Não há como evitar, por exemplo, um pico de luz que faz com que a energia de uma cidade caia durante o dia inteiro. Contudo, uma das principais vantagens de manter tudo em dia é que, mesmo que essas situações aconteçam, ainda há uma boa margem para que, recuperada a normalidade da situação, o profissional consiga retomar suas atividades sem desespero. É uma circunstância completamente diferente, por exemplo, da de alguém que deixa para fazer algo importante no último dia antes da data de entrega. Nesse caso, o apagão tem um grande potencial de fazer com que o indivíduo se desestabilize completamente.
Além disso, a gestão de tempo permite que os profissionais construam as rotinas com fluxos de trabalho mais flexíveis, em que planejam pausas estratégicas para lidar com as demandas imprevistas. É interessante lembrar que, em algumas profissões, é muito importante que os colaboradores se programem para lidar com as demandas urgentes, mesmo que não saibam, ao certo, quando elas vão aparecer. É o caso dos jornalistas, que estão sempre sujeitos às notícias e ao imediatismo do que acontece no mundo.
Ferramentas para gestão de tempo na Era Digital
As evoluções tecnológicas tiveram papel fundamental para deixar a divisão entre trabalho e vida pessoal mais nebulosa. Contudo, curiosamente, hoje em dia, os recursos eletrônicos também podem ser de grande ajuda para quem deseja melhorar a capacidade de gerir o próprio tempo. Dentre as principais ferramentas analógicas e digitais para administrar a rotina, destacamos:
Agendas, planners ou bullet journals
Sejam físicas ou virtuais, como o Google Agenda, as agendas são de grande auxílio para quem deseja manter as tarefas bem organizadas. Elas são úteis principalmente para quem não quer correr o risco de esquecer os compromissos. Já os planners têm funcionalidades semelhantes, porém com mais aprimoramento. Muitos deles incluem as chamadas “To Do List” (ou lista de afazeres), controle de gastos e locais para anotar senhas, além de oferecerem recortes de tempo distintos – o planner pode ser dividido por semanas e meses também. Já os bullet journals são mais personalizáveis e servem como espaços para que as pessoas planejem suas atividades e acompanhem seus hábitos.
Gerenciadores de tarefas
O Trello e a Asana são exemplos de ferramentas que atuam como gerenciadores de tarefas. Ambos têm funcionalidades semelhantes, mas apresentam algumas diferenças em relação às propostas. Enquanto o primeiro é muito funcional para monitorar o status de atividades em desenvolvimento, o segundo funciona como um calendário, onde os colaboradores organizam as tarefas por data e hora, e notificam os demais quando ficam prontas. Dependendo da demanda, da empresa e da natureza das atividades, o uso de ambos, em conjunto, pode ser uma boa ideia.
Planilhas
Apesar de estarem mais associadas ao controle financeiro, utilizar planilhas como o Microsoft Excel ou o Google Planilha para gerenciar o tempo também é possível. Dependendo de como o usuário organiza as linhas e colunas, ele consegue descrever as atividades que precisam ser realizadas naquele dia. Vale lembrar que esses programas possuem uma vasta gama de comandos e possibilidades, o que pode torná-los bem atrativos para funções específicas.
Aplicativos para registrar o tempo gasto
O Toggl é um exemplo de app que funciona para monitorar o tempo dedicado a uma tarefa. Isso é bastante interessante para quem tem dificuldades de dimensionar o tempo e precisa observar, na prática, como isso funciona. Com o apoio da ferramenta, o profissional consegue fazer uma média de tempo gasto e, conforme for, encaixar as atividades na rotina de acordo com a sua disponibilidade.
Aplicativos para manter o foco
Para quem tem dificuldade em manter o foco, também há uma série de aplicativos e recursos nativos nos celulares que podem ajudar. Alguns deles contam com o chamado “modo foco”, que não mostra notificações para o usuário durante um período de tempo que ele mesmo determina. Contudo, aplicativos como o Be Focused, baseado na técnica Pomodoro (falaremos adiante), também podem ser interessantes para quem deseja ter uma experiência mais personalizada.
Principais técnicas de gestão de tempo
Administrar o próprio tempo não é uma tarefa fácil para todo mundo. Dependendo do perfil comportamental do indivíduo, isso pode ser algo que acontece naturalmente ou uma questão que demanda muito esforço e que pode trazer grande frustração. Felizmente, existem algumas técnicas de gestão de tempo que são eficientes, sobretudo para quem tem mais dificuldade, e podem ajudar a dominar essa complexa habilidade. Dentre elas, as principais são:
Time boxing e time blocking
O método de time boxing consiste em criar uma rotina de produção orientada por metas que, por sua vez, precisam ser realizadas em um período de tempo pré-definido (time boxes). O interessante dessa estratégia é que, uma vez que a pessoa a adota, ela pode dividir grandes tarefas em partes menores – essas, sim, as que deve cumprir no tempo determinado. Caso a pessoa tenha que desenvolver um relatório, por exemplo, ela pode se organizar para realizá-lo em pequenas partes. Ela pode usar uma hora para juntar e selecionar os dados; depois, meia hora para fazer o esboço do que será apresentado; e, só então, mais duas horas para escrever o conteúdo, de fato. Isso permite que ela progrida em direção ao objetivo final, mas dando pausas entre uma tarefa e outra. Inclusive, é válido mencionar que o ideal nesse método é que o intervalo de tempo não ultrapasse três horas.
Já o time blocking funciona de forma semelhante, mas, em vez de caixas de tempo com tarefas individuais, a pessoa vai organizar o seu conjunto de tarefas. Ao invés de monitorar exclusivamente o tempo dedicado ao relatório, nesse caso, o profissional deveria se programar para checar o e-mail, retornar ligações dos clientes, acompanhar as métricas e, só então, escrever o relatório.
Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower, também conhecida como Matriz de Gerenciamento do Tempo, é uma representação gráfica em que o indivíduo deve encaixar suas tarefas pendentes. Ela é dividida em quatro quadrantes: importante e urgente; importante e não urgente; não importante e urgente; não importante e não urgente.
Tarefas urgentes precisam ser realizadas imediatamente, caso contrário, pode haver consequências indesejadas. As importantes, por outro lado, afetam as metas e precisam ser realizadas, mas têm uma tolerância de tempo relativamente maior. A ideia é que cada um reflita sobre os quadrantes em que suas tarefas pendentes estão inseridas e, a partir disso, definam as prioridades e o que devem fazer com as atividades.
Método Eat The Frog (engolir sapo)
Na língua portuguesa, a expressão “engolir sapo” significa ter que tolerar algo desagradável e ficar calado. Já quanto ao método, a ideia não é exatamente essa, mas também está relacionada a ter que lidar com uma situação difícil. A técnica conhecida como Eat The Frog vem de uma frase famosa do escritor Mark Twain, que diz “se o seu trabalho consiste em engolir sapos, é melhor fazer isso logo pela manhã“. A ideia do método é começar pela tarefa mais difícil, trabalhosa ou urgente, deixando as menos importantes para depois. Essa é uma estratégia interessante para quem tem uma rotina cheia de atividades e, por isso, tem dificuldades de lidar com todas elas.
Técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro adota uma estratégia similar à vista nos métodos de time boxing e time blocking. Isso porque a principal ideia é trabalhar em períodos curtos de tempo e intercalá-los com momentos de pausa. Os intervalos regulares ajudam na manutenção do foco e a deixar o cérebro mais motivado. Isso sem mencionar que, dessa forma, o colaborador se esgota menos.
Para usar a técnica, é preciso ajustar um temporizador, organizar a lista de tarefas pendentes e ocultar as notificações no celular – ou quaisquer coisas que possam distrair o profissional. Depois, é necessário ajustar o temporizador para 25 minutos e tentar focar o máximo possível na tarefa. Quando o tempo terminar, o colaborador deve fazer cinco minutos de pausa. Ao repetir a dose três ou quatro vezes, ele pode aumentar esse tempo para 20 minutos.
Método Get the Things Done (GTD ou “fazer acontecer”)
Nesse método, a ideia central é que, quanto mais controle se tem sobre o que precisa ser feito, mais fácil é fazer acontecer – e por isso, a estratégia envolve, principalmente, organização. Esse método incentiva que o profissional anote tudo que esteja pendente para que, assim, ele desocupe a cabeça e comece a agir, de fato, sobre o que precisa ser feito. Depois de feitas as anotações, é importante organizá-las pela prioridade. Afinal, sempre pode haver tarefas que não são mais necessárias, além de outras que não precisam, necessariamente, ser feitas naquele dia. Cabe ao profissional identificar quais se encaixam em cada grupo.
10 dicas para melhorar a administração de tempo
Aprender a administrar o próprio tempo é fundamental não apenas para melhorar a qualidade do trabalho feito, mas também para garantir que o profissional tenha espaço na rotina para dar conta de suas demandas pessoais. É isso que permite que uma pessoa cumpra com todas as suas responsabilidades e possa, depois de um dia cansativo, relaxar e assistir a um filme, por exemplo. Para melhorar sua capacidade de gerir o tempo, em conjunto com técnicas citadas, o indivíduo também adquirir hábitos como:
- Planejar com antecedência: isso garante a organização das tarefas, além de dar uma margem de segurança para que elas sejam concluídas;
- Seguir o planejamento feito: de nada adianta organizar as atividades, caso o profissional não siga o roteiro que ele mesmo criou;
- Usar a urgência das tarefas como um critério para realizá-las: existem atividades que precisam ser feitas imediatamente, outras que podem levar mais tempo e aquelas que podem ser delegadas;
- Ter cuidado com o acúmulo de tarefas: este pode ser um grande catalisador do estresse e da ansiedade, que atrapalham ainda mais a gestão do tempo;
- Manter seu local de trabalho organizado: desde a mesa até documentos, papelada, e-mails e agenda de compromissos, dentre outras possibilidades;
- Ter cuidado com a procrastinação: essa é uma das principais inimigas de quem precisa melhorar a habilidade de gerir o tempo;
- Estar atento aos “ladrões de tempo”: pausas de apenas cinco minutos para checar as redes sociais, por exemplo, têm grande potencial para desconcentrar o profissional por mais tempo;
- Fazer pausas: elas são importantes para que o profissional não se sinta esgotado e comece a perder sua capacidade produtiva;
- Usar recursos tecnológicos para ajudar: há inúmeros apps e ferramentas que podem oferecer um bom suporte em diversos aspectos da gestão de tempo;
- Respeitar suas necessidades: elas são fundamentais para o sentimento de realização e satisfação pessoal. Por isso, é importante garantir que a administração do tempo também inclua momentos de lazer e felicidade.
O comportamento e a gestão do tempo
O comportamento humano é algo subjetivo, complexo e que varia de pessoa para pessoa. É o estilo comportamental do indivíduo que determina como ele reage a estímulos, ações e emoções, assim como ele lida com esses fatores. Isso inclui a facilidade (ou dificuldade) que a pessoa tem em relação à administração do próprio tempo. Quem tem um estilo comportamental mais metódico e organizado, por exemplo, certamente já segue naturalmente algumas das dicas mencionadas nesse artigo. Já pessoas mais relacionais e que preferem situações improvisadas comumente apresentam tendências à desorganização.
Por isso, o comportamento de cada indivíduo deve ser um fator prioritário na hora de treinar os colaboradores para gerirem seu próprio tempo.
Com análises de perfil comportamental, os líderes conseguem entender quais são as principais características de seus liderados e, assim, gerir as equipes de acordo com suas individualidades e necessidades.
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Além disso, com a utilização de um bom programa de Assessment, é possível avaliar o desempenho e a produtividade das equipes, bem como auxiliar o Capital Humano, caso haja alguma dificuldade com as demandas.
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A gestão de tempo é um aspecto extremamente importante tanto para as empresas quanto para os profissionais. Afinal, é através dela que os níveis de produtividade aumentam, bem como a qualidade de vida dos colaboradores. Por isso, é fundamental que as organizações incentivem a prática de administrar o tempo de forma efetiva, evitando desgastes desnecessários e abrindo espaço para rotinas mais saudáveis. Quando estes pontos se alinham, o sucesso é apenas uma questão de tempo.
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