Como aumentar a produtividade no trabalho remoto?

O trabalho remoto veio para ficar, isso é um fato. No Brasil, por mais que algumas organizações já o adotassem permanentemente e outras esporadicamente, eram poucas, a minoria, e essa definição partia de uma deliberação das empresas aderirem ou não a esse esquema de trabalho. Com a COVID-19, essa prática passou a ser adotada por boa parte das organizações cujo segmento do negócio permitia – em especial, os escritórios.

Superado o impacto inicial da adaptação repentina e obrigatória a essa nova forma de trabalho, o trabalho remoto, ou home office, passou a ser visto com bons olhos por muitas organizações (que tiveram expressiva diminuição de custos operacionais: aluguel de sala, contas de consumo e manutenção do escritório, entre outros) e muitos profissionais (que tiveram um ganho significativo em qualidade de vida).

Neste artigo, vamos desvendar diferentes aspectos do trabalho remoto. Aqui, você verá:

• O boom do home office
• Mas, afinal, o que é trabalho remoto?
• Como (man)ter produtividade em trabalho remoto?
• O comportamento como chave para o bom desempenho
• 9 dicas para o Líder conduzir sua equipe remotamente
• Quer saber tudo sobre produtividade em trabalho remoto?

 

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O boom do home office

Durante a pandemia de COVID-19, para seguir as recomendações internacionais dos órgãos de saúde (no sentido de desacelerar o processo de contágio da doença, que se dá pelo contato físico), trabalhar remotamente deixou de ser uma opção e se tornou a única forma de manter empresas funcionando e colaboradores seguros e saudáveis. Assim, “da noite para o dia”, as empresas precisaram alterar o seu modelo tradicional de trabalho, para que permanecessem ativas, produtivas e lucrativas.

Alguns negócios, não conseguiram se manter e foram à falência. Outros ainda estão em adaptação, mantendo-se ativos, ainda que com rentabilidade inferior à que tinham. E há aqueles que se adaptaram (ou já estava adaptados antes da crise) e estão performando muitíssimo bem, obrigada.

O mesmo acontece com os profissionais. Há aqueles que se adaptaram rapidamente a esse tipo de trabalho. Identificam-se com ele e se sentem mais produtivos do que quando trabalhavam no escritório. Alguns colaboradores estão em processo de adaptação, veem vantagens e desvantagens ao trabalharem remotamente e, de maneira geral, percebem que mantiveram um nível de produtividade semelhante ao do trabalho presencial. Por fim, há um grupo de profissionais que está tendo dificuldades em se adaptar a esse novo modelo de trabalho e sentem que sua produtividade diminuiu consideravelmente.

Entender os impactos que a mudança na forma de trabalhar provoca não é tarefa simples. É preciso considerar os diferentes fatores que interferem na Gestão do Capital Humano e na entrega dos colaboradores – e, acredite, são muitos!

Não à toa, ao observarmos o volume de buscas pelo termo “trabalho remoto” no Google durante o ano de 2020, vemos que a procura aumentou subitamente em meados de março, quando houve um pico nessas pesquisas. Desde então, esse e outros termos relacionados a ele seguem sendo pesquisados frequentemente.

 

Para contextualizar: nesse período, foi decretado estado de calamidade pública e estabeleceram-se medidas de isolamento social em diversas cidades brasileiras, com a suspensão de aulas e serviços, por exemplo. Em 22/03, foi editada uma medida provisória para flexibilizar as regras trabalhistas, que dispunha, entre outros temas, das normas para a realização do teletrabalho. A Medida Provisória n°936, que ficou conhecida como Programa Emergencial de Manutenção do Emprego e da Renda, entrou em vigência em 01/04).

 

Mas, afinal, o que é trabalho remoto?

O trabalho remoto é caracterizado por um modelo de atuação no qual os colaboradores trabalham fora do escritório. Não está limitado a trabalhar de casa (home office); significa trabalhar de um lugar que não seja a empresa. Pode ser um espaço compartilhado de trabalho (coworking), seja um local privado (pago, como o WeWork) ou em estabelecimentos que oferecem acomodações para tal (o exemplo mais conhecido é da rede de cafeterias Starbucks, que conta com salões acolhedores para que seus clientes desenvolvam suas atividades profissionais, enquanto consomem produtos da loja).

A prática pode acontecer de maneira permanente ou temporária. A condição sine qua non é que as tarefas possam ser desempenhadas e gerenciadas à distância, seja com o auxílio de ferramentas específicas ou com o uso de recursos de tecnologia.

Trabalhar remotamente demanda que o profissional adote atitudes e mindset diferentes dos que têm no trabalho no escritório, e exige ainda mais comprometimento e responsabilidade do colaborador, especialmente no que tange a prazos e metas.

 

Como (man)ter produtividade em trabalho remoto?

Simples! Basta corrigir os diferentes fatores que impactam negativamente na produtividade dos profissionais. E é aí que a coisa fica complicada, porque cada pessoa é afetada de uma maneira, com uma particularidade…

Em termos mais gerais e resumidos, é possível elencar: o ambiente de trabalho remoto; a infraestrutura do lugar; a rotina diária; e, é claro, o comportamento – e este, certamente, merece destaque.

Pensando nisso, a ETALENT desenvolveu o novo Relatório Comportamental em Trabalho Remoto, que traz informações importantíssimas sobre a forma como cada colaborador (com seu perfil de comportamento específico) tende a performar ao trabalhar remotamente.

Veja aqui o modelo do Relatório Comportamental em Trabalho Remoto

Além do comportamento, é preciso considerar outras variáveis que implicam na realização das atividades profissionais fora do escritório. Esteja atento a elas!

Organizações, líderes e profissionais devem fazer um esforço conjunto no sentido de garantir que os colaboradores dispõem de um ambiente favorável à realização das atividades profissionais, com infraestrutura adequada e uma rotina de trabalho bem definida.

 

Infraestrutura

Refere-se ao espaço físico, às acomodações e aos equipamentos necessários para que o profissional trabalhe adequadamente.

O primeiro passo é encontrar um lugar com boa ventilação, iluminação apropriada e mobiliário ergonômico e confortável – especialmente, cadeira e mesa. Esse espaço deve ser pensado, não pode ser um quebra-galho. Se não, em pouco tempo, por conta da precariedade da estrutura onde trabalha, o profissional certamente irá enfrentar problemas de saúde (como exemplos, podemos citar doenças ortopédicas, circulatórias e oftalmológicas).

Além disso, é importante que estejam disponíveis recursos e equipamentos necessários para a prática profissional. Boa conexão de internet, computador, mouse, teclado, fones de ouvido, microfone, câmera e materiais de papelaria são alguns itens aos quais se deve ter atenção, a depender da natureza da atividade.

 

Ambiente

Refere-se à dinâmica do lugar de onde se trabalha.

O profissional deve buscar um espaço com condições e clima propícios para o desenvolvimento das atividades com tranquilidade. O local deve ser silencioso e o mais isolado possível, com o mínimo de interferências externas, para favorecer a concentração do indivíduo e evitar dispersões. Mas sabemos que, para alguns, dispor de um espaço com essas circunstâncias pode ser um desafio.

 

Rotina

Refere-se à organização e à execução das atividades pessoais e profissionais.

Fora do escritório, é maior a probabilidade de confundir os momentos pra realizar tarefas pessoais (e/ou domésticas, se for o caso de trabalhar em home office) com aqueles que devem ser dedicados à atividade profissional. Por isso, é importante que o colaborador defina qual será o horário de trabalho e o horário para as atividades pessoais.

Ter esses limites bem definidos é determinante para performance do profissional. Por um lado, usar o horário comercial para resolver demandas pessoais certamente vai trazer prejuízos para as entregas do colaborador. Por outro lado, dedicar-se ininterruptamente ao trabalho vai levar o profissional à estafa em algum momento. Para manter o equilíbrio, o melhor caminho é planejar as atividades do dia a dia, a fim de evitar que esses momentos se misturem.

 

O comportamento como chave para o bom desempenho

Consideradas as variáveis mencionadas anteriormente, partimos para o fator mais importante: o comportamento. Como sabemos, mesmo em condições “normais”, o perfil comportamental do colaborador é determinante para a sua performance profissional. Em um cenário “adverso”, de mudanças e adaptações, o comportamento ganha ainda mais importância, uma vez que esse contexto pode afetar diretamente a motivação e o comprometimento do Capital Humano de uma organização.

Conhecer o perfil comportamental de uma pessoa permite que se trace uma tendência na forma como ela irá pensar e agir. Não se trata de um exercício de adivinhação; essa análise é feita a partir da inteligência de dados, obtidos através do inventário comportamental DISC.

 

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Cabe lembrar que todo e qualquer ser humano apresenta quatro fatores comportamentais (Dominância, Influência, eStabilidade e Conformidade), cada um com uma intensidade diferente. É a relação entre as intensidades dos quatro fatores que define o perfil comportamental de uma pessoa.

Para facilitar a sua compreensão, apresentamos a seguir, em linhas gerais, as características mais marcantes de cada um dos fatores DISC e como tendem a agir especificamente no trabalho remoto.

 

Dominantes

Pessoas com Dominância acentuada tendem a ser competitivas, diretas, objetivas e audaciosas. São focadas em resultados e têm elevada autoestima.

Para saber mais sobre as características das pessoas Dominantes, acesse o artigo Dominância: tudo o que você precisa saber sobre este fator DISC.

Considerando um contexto de trabalho remoto, provavelmente irão agir com eficiência e rapidez, dispensando o microgerenciamento das suas atividades cotidianas. Terão a iniciativa de propor novas soluções e agir, sem necessidade de comandos superiores. E, por acreditarem na sua competência e serem motivadas pela competitividade, não precisam de incentivos frequentes para se manterem engajadas.

Por outro lado, a combinação de “independência + objetividade + iniciativa” em excesso pode fazer com que os Dominantes tomem decisões precipitadas, assumindo riscos desnecessários, e sejam percebidos como arrogantes e autossuficientes, o que pode causar atritos dentro da equipe. Em um contexto com interações sociais limitadas, tanto com colegas quanto com clientes, eles podem se sentir “engessados”, já que não poderão dar vazão à sua natureza expansiva. Como consequência, no ímpeto de agir e obter os resultados que desejam, é possível que invistam muito tempo nas atividades profissionais, o que, em longo prazo, pode levá‑los à estafa profissional (síndrome de Burnout).

 

Influentes

Pessoas com Influência em alta intensidade tendem a ser sociáveis, comunicativas, simpáticas, confiantes, persuasivas e participativas.

Para saber mais sobre as características das pessoas Dominantes, acesse o artigo Influência: tudo o que você precisa saber sobre este fator DISC.

Considerando um contexto de trabalho remoto, por sua sociabilidade acentuada, os Influentes buscarão manter‑se conectados à equipe, mesmo com o distanciamento físico. Por serem otimistas, empáticos e participativos, podem se tornar uma inspiração para os colegas, o que favorece um ambiente positivo e de colaboração e sinergia no time. Com as interações sociais suportadas por ferramentas digitais, os Influentes possivelmente irão desempenhar o papel de articuladores dentro da equipe, pois, com a sua natureza sociável e comunicativa, naturalmente mobilizarão os colegas para a cooperação e trarão a motivação para buscarem os objetivos coletivos.

Mas esteja atento aos Influentes, porque é provável que esses profissionais sejam os mais afetados com a dinâmica do trabalho remoto. Com o distanciamento físico e a limitação nas interações sociais, a natureza relacional desses profissionais pode levá-los a darem mais atenção às relações pessoais do que à realização das suas atividades, prolongando reuniões com conversas pessoais ou atrasando a entrega das suas tarefas, por exemplo. Além disso, seu entusiasmo em doses elevadas pode fazer com que eles queiram assumir novas responsabilidades, e alguns projetos podem se perder no meio do caminho.

 

Estáveis

Pessoas com Estabilidade acentuada tendem a ser pacientes, amáveis, empáticas, ponderadas, previsíveis e persistentes.

Para saber mais sobre as características das pessoas Estáveis, acesse o artigo Estabilidade: tudo o que você precisa saber sobre este fator DISC.

No contexto de trabalho remoto, é provável que os Estáveis mantenham seu alto senso de responsabilidade, independente de cobranças dos superiores. Eles são capazes de manter o foco em suas atividades até a sua conclusão, mesmo que haja interferências. Por sua natureza ponderada, se empenham em compreender posições divergentes, mantendo o equilíbrio nas suas ações e na comunicação com os colegas, o que proporciona um ambiente de harmonia e sinergia no time. Por valorizarem as relações pessoais, os Estáveis possivelmente irão manter‑se conectados aos colegas, colocando sua amabilidade, empatia e diplomacia em prática, mesmo com o distanciamento físico.

Em contrapartida, os Estáveis podem se sentir socialmente isolados com o trabalho remoto, pois o contato interpessoal é mais restrito. Sem a presença física do seu líder, é possível que esses profissionais demorem a agir, já que têm a tendência à reflexão e à ponderação. Já a sua perseverança pode fazer com que eles não deem atenção a detalhes ou mudanças de cenário. Como resultado, é possível que haja atrasos ou outros prejuízos em suas entregas.

 

Conformes

Pessoas com Conformidade em alta intensidade tendem a ser disciplinadas, precisas, detalhistas e perfeccionistas. São voltadas para normas, regras e procedimentos.

Para saber mais sobre as características das pessoas Estáveis, acesse o artigo Conformidade: tudo o que você precisa saber sobre este fator DISC.

A dinâmica do trabalho remoto tende a afetar pouco os Conformes. Eles provavelmente acentuarão sua natureza analítica, aprofundando sua capacidade de relacionar situações distintas, traçando paralelos e propondo novas soluções para os desafios. Como sua maior motivação é a qualidade das suas entregas, tendem a realizar suas atividades com cautela, organização, método e riqueza de minúcias, obtendo resultados precisos com eficiência. Quanto ao aspecto relacional, a realização remota do trabalho não será um problema para eles, já que não são afeitos à socialização e sentem-se bem trabalhando sozinhos.

Por outro lado, sem a presença física e o direcionamento constante do seu líder, é possível que os Conformes se mostrem criteriosos demais, gastando muito tempo em detalhes pouco relevantes no desenvolvimento das suas atividades, o que pode acarretar atrasos nas suas entregas. Paralelo a isso, como terão menos oportunidades de apresentar o andamento das suas tarefas ao seu gestor, podem se sentir desamparados. Por fim, a autonomia em exagero pode afastar ainda mais os Conformes dos seus colegas de equipe.

Para saber mais sobre Gestão do Comportamento, leia o artigo Gestão do Comportamento nas organizações: o que é?.

 

9 dicas para o Líder conduzir sua equipe remotamente

As mudanças na rotina e na dinâmica de trabalho podem fazer surgir novos desafios, que exigem um acompanhamento mais próximo do Capital Humano de uma organização. Neste contexto, o papel do líder é de suma importância, no sentido de gerenciar as atividades, motivar e oferecer suporte aos colaboradores e manter o nível de produtividade de equipe.

Para isso, listamos aqui algumas dicas para líderes conduzirem suas equipes:

1. Mantenha um relacionamento próximo com os seus liderados. Eles precisam sentir que podem recorrer a você quando estiverem com dúvidas ou precisarem de ajuda.

2. Esteja atento à comunicação. Com o trabalho remoto, as interações pessoais ficam limitadas. Por isso, a comunicação precisa ser clara, sem brecha para que questões sejam mal interpretadas. Nesse sentido, a depender do assunto, avalie qual é a melhor forma de se comunicar: mensagem instantânea, e-mail, ligação ou videochamadas.

3. Estimule a comunicação e a cooperação entre os membros do time. Envolva os colaboradores nos processos de tomada de decisões, definição de metas e planejamento de projetos. Quando a equipe está envolvida, entende os objetivos coletivos e compartilha das metas da empresa.

4. Forneça feedbacks com frequência. Se os colaboradores do seu time não souberem os resultados dos seus esforços, se não virem propósito no seu trabalho, tenderão a ficar desmotivados. Nessa conversa, seja sincero e cordial.

5. Defina o seu horário de expediente e esteja disponível. É muito desagradável para um profissional buscar a ajuda de um chefe que não responde, especialmente naquelas decisões em que ele realmente precisa do aval do superior.

6. Confie na sua equipe, saiba dosar controle e cobrança. Acredite na capacidade e na autonomia dos seus liderados; a liberdade para produzir irá motivá-los mais do que o controle excessivo. O seu foco deve estar em orientá-los para cumprirem as metas definidas, não perca tempo tentando controlar tudo que estão fazendo. No trabalho à distância, a confiança é fundamental.

7. Liderança remota exige planejamento. Por isso, dedique tempo planejar as etapas dos projetos, com um cronograma bem definido de acordo com as atribuições e habilidades de cada colaborador. Se possível, nessas definições, peça a participação os profissionais que estarão envolvidos no projeto. Além disso, com planejamento, será mais fácil de gerenciar as demandas e acompanhar a evolução das tarefas (especialmente se você utilizar ferramentas tecnológicas), e saberá quando e a quem fazer cobranças.

8. Faça reuniões semanais de acompanhamento. Para manter o time engajado e comprometido, e promover o sentimento de equipe, faça uma reunião semanal para apresentação dos resultados obtidos pela equipe e para definição de atividades da semana seguinte. Essas reuniões devem acontecer preferencialmente na sexta-feira ou na segunda-feira. Seja como for, incorpore essa prática à rotina da sua equipe.

9. Reconheça as conquistas da equipe. Reconhecimento motiva qualquer pessoa. Não se limite a apenas apontar os problemas, comemore o bom desempenho e o sucesso também!

 

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Quer saber tudo sobre produtividade em trabalho remoto?

Em agosto, a ETALENT lançou o Relatório Comportamental em Trabalho Remoto. Nele, são apresentadas as principais características da pessoa, um mapa que sinaliza o nível atenção que se deve ter com cada perfil de comportamento e um raio X sobre os possíveis desdobramentos que podem surgir quando o profissional desempenha suas atividades remotamente. Por fim, feitas sugestões para o indivíduo e seu gestor otimizarem a produtividade e manterem a motivação, mesmo trabalhando isoladamente.

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