Análise SWOT nas estratégias do seu RH

A análise SWOT, também conhecida como análise FOFA, em português, é um recurso bem conhecido no cenário corporativo. Com o objetivo de identificar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, essa ferramenta é muito importante para diagnosticar as condições da empresa, tanto interna quanto externamente, e criar estratégias que levem ao seu crescimento pleno. Por conta dessa característica, esse tipo de análise é muito utilizado em pontos estratégicos do negócio, como avaliação de metas, gestão financeira e saúde da empresa perante o cenário corporativo. Entretanto, também é possível utilizar esse artifício para analisar pontos mais específicos, como a gestão do Capital Humano e o RH em si.

Quando aplicada na gestão do Capital Humano, a análise SWOT impacta diretamente pontos como os índices de turnover, a retenção de talentos, e até mesmo o potencial produtivo de cada profissional. Isso por conta de uma lógica simples: em vez de avaliar uma perspectiva macro da posição da empresa no cenário, essa análise avalia, sobretudo, como o negócio está se saindo no gerenciamento dos seus profissionais, incluindo o que pode fazer para melhorar pontos-chave da gestão de pessoas. Mas, afinal, como aplicar esse conceito no RH de uma empresa? É o que você vai descobrir neste artigo. Boa leitura!

O que é análise SWOT?
Como é a matriz SWOT?
Importância da análise SWOT para empresas
Como a Matriz SWOT funciona no RH?
Benefícios da análise SWOT na gestão de pessoas
Passo a passo para usar a análise SWOT no seu RH
Extra: análise SWOT pessoal e autoconhecimento

O que é análise SWOT?

A análise SWOT é uma ferramenta estratégica cuja principal atribuição é avaliar a posição de uma empresa em relação ao mercado competitivo. Para isso, ela analisa quatro atributos: strengths (forças), weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças). Aliás, é a partir daí que vem o nome, uma vez que ele corresponde a um acrônimo formado pelas primeiras letras de cada um desses atributos, tanto em inglês (SWOT) quanto em português (FOFA).

A expressão surgiu na década de 1960 como fruto de um cruzamento de dados de uma das maiores empresas dos Estados Unidos da época. Nos anos seguintes, o SWOT foi se tornando uma estratégia amplamente utilizada por organizações para identificar a situação de diversos âmbitos internos e externos. O método passou a ser usado no planejamento estratégico das empresas, no gerenciamento de colaboradores, e como a principal referência em análise de pontos fortes e fracos de uma organização. O SWOT, até hoje, é interessante por ajudar a visualizar os mais diversos cenários, auxiliar a empresa a se antecipar a problemas e às ameaças, além de desenvolver o negócio a partir de suas principais forças e oportunidades trazidas por elas.

Na análise SWOT, os fatores considerados são:

Forças: equivalem aos pontos positivos de uma organização ou de determinado setor dela. Esses, normalmente, são atributos entendidos como vantagem competitiva. Alguns exemplos são equipes de altos níveis de prontidão, cultura organizacional bem delimitada, tecnologias avançadas, reputação positiva, dentre outras possibilidades.
Fraquezas: equivalem aos pontos que precisam de atenção e limitam a performance da empresa, podendo atrapalhar a conquista de metas e objetivos. Podem se transformar em desvantagens competitivas. Alguns exemplos são a falta de recursos, equipes sem experiência, clima organizacional ruim, processos ineficientes, dentre outras possibilidades.
Oportunidades: tratam de fatores externos que podem impactar positivamente a empresa. Podem ser oriundas de mudanças no mercado, avanços tecnológicos ou mesmo surgir a partir de lacunas deixadas por concorrentes.
Ameaças: tratam de fatores externos que podem impactar negativamente a empresa. Alguns exemplos são concorrência intensa, instabilidade política e econômica, tecnologias entrando em desuso, dentre outras possibilidades.

Quando realizam uma análise SWOT, os profissionais conseguem identificar os pontos que podem ser alavancados, as fraquezas que precisam ser retrabalhadas, oportunidades que podem ser exploradas e ameaças que precisam ser contornadas. E isso pode acontecer tanto a partir da perspectiva do negócio como um todo quanto em partes específicas, como a gestão de pessoas.

Como é a matriz SWOT?

Para montar uma matriz SWOT, é preciso separá-la em quatro quadrantes: forças, oportunidades, fraquezas e ameaças. Depois, os profissionais responsáveis devem analisar o setor, produto ou até mesmo negócio desejado, tentando identificar as características que se enquadram em cada um desses grupos. Para isso, no entanto, é preciso fazer algumas perguntas-chave, como:

Qual é o nível de qualificação das equipes dessa área? Eles conseguem se adaptar a novas tendências e tecnologias?
Como a liderança está sendo exercida nessa área/no negócio?
Qual é a visão dos colaboradores em relação ao employee experience?
Como está a infraestrutura da empresa? Ela está pronta para receber novas tecnologias?
O modelo de trabalho adotado funciona? É possível atingir metas e objetivos com ele?
Os profissionais desempenham cargos para os quais estão adequados em termos de perfil comportamental? Eles estão felizes em suas funções?

Uma vez feito esse trabalho, a empresa terá clareza de quais são os pontos fortes e fracos, as oportunidades que pode aproveitar e as ameaças das quais precisa se precaver. Fazer esse tipo de análise ajuda a ter um diagnóstico completo do negócio ou mesmo do setor desejado de forma objetiva e entendendo mais sobre as virtudes e limitações. É válido mencionar, ainda, que a análise SWOT pode ser dividida entre pontos positivos (forças e oportunidades), e negativos (fraquezas e ameaças). Além dessa, outra divisão comum é em fatores internos (forças e fraquezas), ou seja, aqueles que a empresa consegue impactar diretamente, e fatores externos (ameaças e oportunidades), que correspondem àqueles que não dependem diretamente da atuação da organização, como concorrência e cenário econômico.

matriz swot

Importância da análise SWOT para empresas

A análise SWOT funciona como uma ferramenta importante para ajudar no planejamento de estratégias que abrangem o negócio como um todo. O método ajuda a criar um gerenciamento corporativo mais assertivo, identificando pontos fortes e fracos tanto no modelo de negócio quanto nas equipes, o que permite que a empresa consiga sempre trabalhar nas melhorias e aproveitar o que já funciona. Por isso, quando uma empresa utiliza SWOT nos processos, ela consegue identificar pontos de correção, além de estratégias que podem ser reaproveitadas ao longo do tempo. Dito isso, alguns benefícios trazidos pela análise são:

Análise mais estratégica nas empresas

De maneira geral, as metodologias voltadas para desempenho de um negócio refletem de forma positiva na organização. Com a análise SWOT, é possível avaliar a forma com que a organização está conduzindo diversos processos, como contratações, taxa de rotatividade, felicidade corporativa, gastos, receitas, dentre diversas outras possibilidades oriundas dos mais variados âmbitos. Logo, utilizar essa metodologia ajuda não apenas a identificar problemas, como também a conduzir essas questões do jeito mais assertivo possível.

Identificação de pontos fortes e de fraquezas

Identificar os pontos de destaque da empresa e os que precisam ser revisados também é parte importantíssima da construção de uma trajetória de sucesso no cenário competitivo. Quando a organização faz esse tipo de levantamento, ela não somente consegue aproveitar melhor situações em que possa explorar suas principais forças, mas também consegue se precaver de circunstâncias as quais suas fraquezas possam torná-la vulnerável.

Antecipação a problemas vindouros

Como vimos, conhecer as fraquezas é fundamental para entender como as ameaças do mercado podem afetar o negócio. A análise SWOT permite que a empresa identifique o que precisa melhorar e crie estratégias para lidar com cenários adversos, buscando melhorias em pontos considerados ruins. Esse tipo de perspectiva é importante para se antecipar às mudanças do mercado e mitigar os danos que elas podem trazer em um momento futuro.

Potencialização do crescimento

A análise SWOT ajuda a otimizar processos como Recrutamento e Seleção, contratações assertivas, fit cultural, retenção de talentos, índices de rotatividade, dentre diversas outras ações importantes para a saúde de uma empresa. Aliás, quanto mais um negócio se desenvolve, mais pessoas precisam trabalhar nele – e, para que lucro acompanhe essa curva, é preciso fazer um gerenciamento cada vez mais eficiente de todas as áreas.

Tomadas de decisão mais assertivas

Empresas que utilizam a metodologia têm mais facilidade para identificar cenários bons e ruins, o que é fundamental na hora de tomar decisões da forma mais assertiva possível. Além disso, pontos como gerenciamento de conflitos organizacionais, determinação de funções e demissões, por exemplo, ficam muito mais claros para os gestores, que conseguem embasar as decisões em dados, padrões e métricas previamente estudadas.

Como a Matriz SWOT funciona no RH?

Toda e qualquer empresa é formada por pessoas. Elas são as verdadeiras responsáveis pelo sucesso de qualquer negócio. Por isso, encontrar meios mais eficientes de cuidar da gestão de pessoas é um passo importante para conseguir melhorar índices como o de produtividade e os níveis de prontidão. Com a matriz SWOT sendo utilizada pelo RH, é possível identificar aspectos que causam falha de comunicação, reparar conflitos internos, entender como anda a motivação dos profissionais e o clima da empresa, dentre diversas outras possibilidades.

Além disso, com a utilização do SWOT, o RH consegue identificar os pontos fortes e os que precisam de atenção em cada profissional, o que permite colocar em prática estratégias como remanejamento de funções, treinamentos, job rotation ou quaisquer outros processos que possam ajudar no desenvolvimento daquele colaborador. Conheça algumas questões comumente avaliadas com esse tipo de recurso:

Forças

Quanto às forças do RH, é importante levar em conta tudo aquilo pelo qual a empresa se destaca em relação à concorrência no âmbito da gestão de pessoas. Uma das principais questões a serem analisadas nas forças é o employer branding que a marca constrói no mercado. Logo, as forças do RH envolvem pontos como proposta de valor, retenção de talentos, satisfação interna, índice de turnover, bem-estar corporativo e clima organizacional. Tudo isso ajuda a criar uma imagem positiva da empresa perante o mercado, além de aumentar a produtividade das pessoas.

Fraquezas

As fraquezas do RH correspondem às ações que não estão dando certo e que, consequentemente, precisam ser revistas. Essa é uma das partes mais importantes da análise SWOT, uma vez que impacta, diretamente, a atuação da empresa no cenário. Nesse campo, são levados em conta pontos como dificuldades no processo seletivo, problemas com a atração de candidatos, benefícios e salários abaixo do mercado, conflitos, performance abaixo da média, níveis de prontidão baixos, dentre outras possibilidades.

Oportunidades

As oportunidades para o RH dizem respeito a benefícios para os colaboradores e para as empresas que podem ser aplicados ao longo do tempo. Nesse quesito, é comum pensar no tipo de diferencial competitivo que a organização deseja construir, além de considerar formas de amplificar os pontos fortes. São comumente associadas às oportunidades aumentar o número de profissionais na empresa, proporcionar mais qualificações, oferecer promoções e recrutamentos internos, dentre outras possibilidades.

Ameaças

As ameaças ao RH, por outro lado, englobam o que pode prejudicar a empresa e os profissionais que nela trabalham. Para que seja possível identificá-las, é sempre bom estar atento às demandas e às mudanças do cenário competitivo. Para a geração Z, por exemplo, existe uma priorização da saúde mental e da qualidade de vida – e isso está, inclusive, na frente de salários altos. Caso a empresa não consiga se adaptar a isso, o cenário pode ser ameaçador para o RH. Logo, algumas ameaças comuns são pouca diversidade e inclusão, falta de flexibilidade, lideranças mal treinadas, comunicação ruim, estrutura obsoleta, dentre diversas possibilidades.

Benefícios da análise SWOT na gestão de pessoas

Como vimos, a utilização da análise SWOT no RH traz impactos positivos para diversos âmbitos da gestão de pessoas. Dentre alguns benefícios ocasionados por esse tipo de metodologia, destacamos:

Tomada de decisão mais assertiva

Identificar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças no contexto de gestão de pessoas é muito importante na hora de tomar decisões – e nem é preciso pensar muito para entender os impactos desse tipo de metodologia. Basta imaginar, por exemplo, um cenário em que haja muitos conflitos entre os profissionais. Ao fazer um levantamento SWOT, a empresa consegue entender, por exemplo, que existe um problema com o clima da organização. Investigando essa questão, ela vê que alguns dos colaboradores estão desempenhando funções para as quais não estão adequados, em termos de comportamento, o que causa estresse neles e nos colegas.

Uma vez identificada essa fraqueza, a empresa pode tomar uma decisão assertiva: conduzir um processo de Assessment, onde vai avaliar a adequação comportamental do Capital Humano com suas funções. Assim, a organização consegue redirecionar quem está exercendo cargos inadequados, o que impacta positivamente o clima e a produtividade.

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Auxílio no desenvolvimento da empresa

A análise SWOT é importante para a estratégia da organização, sobretudo quando ela também é aplicada à gestão de pessoas. Um exemplo de como processo ocorre é o R ecrutamento e Seleção, que pode ser problemático caso não conte com metodologias efetivas na hora de contratar profissionais com fit cultural e comportamento adequado para os cargos em aberto. A utilização da análise SWOT evidencia se a empresa está fazendo contratações adequadas para o quadro de funcionários ou se ela está tendo gastos desnecessários com pessoas que não rendem ou mesmo pedem demissão logo depois de serem contratadas.

Vale sempre ressaltar que a melhor forma de realizar processos de R&S é fazendo uma análise prévia do perfil comportamental de todos os candidatos e comparando-os com as vagas disponíveis. Com o ETALENT Pro, nosso software de gestão comportamental, esse processo fica bem mais fácil e intuitivo.

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Identificação de cenários de atenção

Como vimos, a SWOT é especialmente importante para identificar as ameaças para o RH. Em tempos que as prioridades dos profissionais mudaram tanto, sobretudo após o período pandêmico, é fundamental utilizar esse tipo de ferramenta para entender o que a empresa deixa de oferecer, em termos de gestão de pessoas, e seus concorrentes, não. Logo, a metodologia é fundamental para identificar e lidar com cenários que podem acabar prejudicando o negócio.

Auxílio no planejamento estratégico

O planejamento estratégico consiste em um processo sistêmico focado em identificar a melhor rota a ser seguida por uma empresa em prol de atingir os seus objetivos. Esse processo envolve definições de metas, construção de um plano de ações para alcançá-las e previsão de tempo e custos para que isso aconteça em médio e longo prazos. Como o RH é um setor extremamente estratégico nas configurações atuais, utilizar a análise específica para esse departamento também ajuda a criar um planejamento mais assertivo e que beneficie a organização de forma generalizada.

Além disso, a utilização da análise SWOT no RH ainda contribui com pontos como:

Visão sistêmica do negócio, uma vez que a metodologia propõe uma perspectiva ampla do setor, considerando tanto pontos internos quanto externos;
Identificação de prioridades, já que a SWOT permite identificar áreas críticas e ajuda a direcionar recursos e esforços para onde é mais preciso naquele momento;
Alinhamento estratégico, uma vez que o RH pode alinhar as estratégias com as metas da empresa;
Direcionamento otimizado, uma vez que fica mais fácil direcionar os recursos para os processos que realmente precisam;
Inovação e adaptação, já que a metodologia favorece a busca por novas abordagens e soluções;
Monitoramento contínuo, uma vez que essa metodologia não é aplicada de maneira isolada, e sim em um processo contínuo ao longo dos anos.

Passo a passo para usar a análise SWOT no seu RH

Passo 1. Investigação

O primeiro passo para implementar a análise SWOT no RH é investigar os processos nos quais a empresa não vem tendo bons resultados. Salários abaixo do mercado, falta de treinamento e profissionais exercendo funções para as quais não estão adequados são alguns exemplos de questões que precisam ser avaliadas neste momento. Uma boa ferramenta para ajudar quanto a esse ponto é o Mapeamento do Clima Comportamental, que oferece um panorama geral do employee experience a partir das considerações dos próprios profissionais. Também é possível contratar consultorias para ajudar nesse processo.

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Passo 2. Fatores internos

Os fatores internos da análise SWOT são aqueles dos quais a organização tem controle. Na prática, eles tratam das forças e fraquezas vistas nas análises. É importante que a organização consiga identificá-los após o mapeamento anterior, uma vez que estes tratam de pontos nos quais ela pode intervir diretamente. Questões como alta rotatividade, baixa qualificação e lideranças tóxicas, por exemplo, podem ser resolvidas internamente.

Passo 3. Fatores externos

Da mesma forma, a empresa também precisa saber quais são os fatores externos que a impactam, ou seja, aqueles dos quais ela não tem controle. Mudanças políticas e econômicas, concorrentes ou até mesmo situações específicas como a pandemia não são questões em que o negócio consegue intervir diretamente. Por isso, os fatores externos, normalmente, aparecem na forma de ameaças e oportunidades na análise.

Passo 4. Montagem da matriz

Uma vez identificadas essas questões, é hora de montar a matriz. É necessário separar a análise em quatro quadrantes organizados por forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Também é fundamental dividir os pontos entre internos e externos. Depois disso, é só preencher com os dados observados anteriormente.

Passo 5. Viabilidade

Depois de montar a matriz, será necessário avaliar quais são as prioridades da empresa e, posteriormente, as estratégias viáveis para aproveitar as oportunidades e mitigar os impactos de fraquezas e ameaças. Isso também inclui entender o que a empresa precisa melhorar naquele momento e o que pode ser deixado para depois. Tendo esse tipo de ciência, é possível criar um plano de ação.

Passo 6. Plano de ação

O plano de ação sumariza as mudanças que serão feitas a partir da análise SWOT. No caso da empresa Y, por exemplo, isso incluiria propor uma nova estrutura para desenvolvimento profissional, planos de carreira, além de salário e benefícios, visto que essas são as maiores urgências do negócio. Nessas circunstâncias, caberia a empresa, então, estruturar um planejamento para colocar essas soluções em prática e tornar a gestão de pessoas ainda mais eficiente.

Extra: análise SWOT pessoal e autoconhecimento

Por mais que muitas pessoas não saibam disso, os usos da análise SWOT extrapolam os ambientes corporativos. Essa metodologia também pode ser utilizada no âmbito pessoal e serve, inclusive, como uma ferramenta poderosa de autoconhecimento. Essa, aliás, é uma habilidade muito importante tanto para quem deseja o desenvolvimento pessoal quanto profissional.

O autoconhecimento corresponde à série de processos de desenvolvimento psíquico, amadurecimento emocional, afetivo, cognitivo e comportamental, que permite que um indivíduo conheça profundamente a si mesmo. Quando constroem essa habilidade, as pessoas se tornam capazes de entender suas subjetividades, encarar os próprios sentimentos e, consequentemente, têm mais controle sobre suas emoções.

Ao desenvolver o autoconhecimento, fica mais fácil identificar limites, reconhecer forças e pontos de atenção e perceber sinais de cansaço. Desse modo, as pessoas se tornam mais capazes de adotar um estilo de vida que lhes proporcione melhorias e que esteja, de fato, adequado às necessidades, desejos, prioridades e individualidades. Por isso, o autoconhecimento é uma competência essencial para o autodesenvolvimento nos mais distintos aspectos da vida.

No âmbito pessoal, o autoconhecimento engloba tudo o que envolve objetivos pessoais. Alguns exemplos são o desejo (ou não) de formar uma família, ter filhos, aprender novos idiomas, aprimorar habilidades, viajar, quais bens deseja adquirir ou quais são as prioridades na vida, dentre muitas outras questões e possibilidades. Nesse contexto, desenvolver o autoconhecimento pode auxiliar de inúmeras formas. Pessoas com autoconhecimento desenvolvido conseguem cultivar relações mais saudáveis, ter mais empatia, além de entenderem que tipo de atividade lhes traz mais energia e, também, as que os drenam completamente.

Já na vida profissional, essa habilidade é o primeiro passo para que alguém escolha uma carreira que esteja alinhada com as suas características comportamentais. E isso, em si, já é bastante expressivo, visto que colaboradores que desempenham funções cujo escopo foge ao que lhes é natural costumam se desgastar e se tornar infelizes rapidamente. Além disso, pessoas esclarecidas ajudam a criar ambientes de trabalho harmoniosos, evitam conflitos, e conseguem tomar decisões mais racionais e assertivas.

Quando uma pessoa se propõe a pensar nas próprias forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, ela acaba, consequentemente, desenvolvendo sua capacidade de refletir sobre o próprio comportamento, o que amplifica os níveis de autoconhecimento e até mesmo de inteligência emocional. Assim, esse indivíduo consegue melhorar a tomada de decisão e as definições de metas, e pode identificar suas potencialidades, o que é fundamental para uma jornada de autodesenvolvimento tanto pessoal quanto profissional.

Como fazer?

Fazer uma análise SWOT pessoal não é muito diferente do que é feito nas empresas – os pontos para consideração e reflexão são os mesmos. Entretanto, existe sempre quem tenha mais dificuldade em lidar com a ideia de pensar sobre as próprias atitudes e comportamentos. Dito isso, algumas perguntas interessantes para avaliar os pontos são:

Pontos fortes

Os pontos fortes de uma pessoa dizem respeito às características ou habilidades que a diferencia dos demais, seja no âmbito pessoal ou profissional. Algumas perguntas que podem avaliar isso são:

Quais habilidades suas te destacam aos olhos dos outros?
Quais das suas características as pessoas elogiam?
Quais são os valores que você defende?
O que você sente que faz muito bem?

Pontos fracos

Os pontos fracos, por outro lado, são aqueles que precisam ser melhorados. Para identificá-los, algumas perguntas eficientes são:

O que você não sente confiança em fazer?
A falta de alguma habilidade específica te atrapalha?
Quais hábitos você sabe que incomodam as pessoas com quem você convive?
De quais habilidades você sente que precisa para se tornar mais completo?

Oportunidades

As oportunidades dizem respeito a fatores externos que podem ser aproveitados para o desenvolvimento pessoal e profissional. Alguns exemplos de perguntas para avaliá-las são:

Como é a sua rede de networking?
Como você se atualiza em relação às demandas do mercado?
Você observa a oportunidade de cursos para desenvolvimento?
Você interage com pessoas da sua área de atuação?

Ameaças

As ameaças são os fatores externos que podem impedir uma pessoa em sua jornada em prol de atingir os objetivos. Algumas perguntas interessantes para compreendê-las são:

Quem é a concorrência na sua área de atuação?
Quais habilidades a concorrência desenvolveu e você não?
Quais são as competências que você precisa para atingir sua meta?
O que pode te impedir de chegar aos seus objetivos?

A análise SWOT é uma peça importante para qualquer empresa que deseje tornar os seus processos mais assertivos e eficientes. Contudo, se engana quem acha que esse tipo de ferramenta funciona apenas na hora de fazer um planejamento estratégico. Quando aplicada no RH, essa metodologia ajuda a tornar a gestão de pessoas mais eficiente, uma vez que faz com que a empresa avalie, o tempo inteiro, não apenas o que está dando certo, como também o que precisa mudar para que a experiência dos colaboradores melhore. E esse tipo de cuidado é fundamental para criar uma rotina organizacional focada em pessoas. Afinal, o Capital Humano é o principal bem de uma empresa e é o deixando feliz e satisfeito que os melhores resultados aparecem.