Onboarding: você sabe o que é? Conheça as etapas e processos

Os processos de Recrutamento e Seleção são parte fundamental da rotina de uma empresa. Afinal, da mesma forma que uma contratação bem-feita pode resultar em ganhos de produtividade que permeiam setores inteiros, ao contratar um colaborador inadequado para uma vaga, seja pelas hard skills ou soft skills, as consequências podem impactar negativamente o fluxo de trabalho. Por isso, na hora de buscar novos talentos no mercado, é muito importante que a empresa busque formas de reduzir as chances de erro, conduzindo o processo através de critérios que sejam práticos, não subjetivos – a adequação comportamental é um exemplo.

Contudo, essa não é a única dificuldade enfrentada na hora de trazer novos talentos para integrar o Capital Humano. Uma vez feito o processo e selecionado o profissional para assumir a vaga em aberto, é preciso pensar, também, na melhor forma de fazer com que ele seja inserido não apenas no dia a dia dos outros colaboradores, mas também na rotina da empresa. Em cenários como o pós-pandemia, em que modelos como o trabalho híbrido e remoto se tornaram realidade em muitas organizações, esse processo pode representar um desafio ainda maior, já que a presença física dos colaboradores é reduzida ou mesmo nula, no caso do home office.

Ainda assim, esse tipo de preocupação não pode ficar de lado, caso a empresa queira manter a competitividade no mercado. Isso porque, hoje em dia, depois das discussões trazidas por evoluções como o RH 5.0, entende-se que as pessoas são as verdadeiras responsáveis pelo sucesso de uma organização e que, para isso, é preciso investir em ações que as deixem motivadas e satisfeitas. Nesse contexto, a gestão humanizada é fundamental para que o novo colaborador se sinta valorizado, engajado e feliz, para que desenvolva o sentimento de pertencimento e para que comece a employee experience com o pé direito.

Além disso, ao realizar ações voltadas para a integração desse profissional, também é possível alinhar as funções do cargo, as expectativas e fazer com que esse profissional entenda a quem ele deve recorrer caso tenha dúvidas ou se sinta perdido – o que é fundamental para que ele não se desespere frente ao primeiro desafio. Isso sem mencionar a imersão na cultura organizacional da empresa, que é especialmente relevante para os novatos. É nesse ponto que entra o onboarding, que garante um processo de integração empático, motivador e capaz de gerar resultados expressivos em curto prazo. Veja tudo sobre esse tema no nosso artigo de hoje!

• O que é onboarding?
• A importância da integração de novos colaboradores
• Como conduzir um onboarding humanizado?
• As etapas do onboarding
• No modelo remoto ou híbrido, como fica o onboarding?
• Mais dicas para fazer um onboarding eficiente

 

O que é onboarding?

Em tradução direta do inglês, o termo “onboarding” significa “embarcar”, o que já diz muito sobre o seu significado. No contexto corporativo, o conceito se refere ao conjunto de ações aplicadas em uma empresa para integrar novos colaboradores ao Capital Humano, à cultura da empresa e à forma de operação da organização. O principal objetivo dessa prática é assegurar que o processo de adaptação do recém-contratado seja positivo, não apenas para que ele se sinta bem-recebido, como também para garantir a retenção do talento nos primeiros meses.

O onboarding envolve etapas distintas, com acompanhamento, treinamento e supervisão nas atividades desempenhadas, além da orientação propriamente dita. O RH, um dos principais responsáveis pelo processo, também deve estabelecer formas de integrar o recém-contratado aos demais colaboradores, o que também pode envolver dinâmicas para quebrar o gelo e incentivar a formação de relações interpessoais positivas desde os primeiros momentos.

Depois de serem contratados, é bem comum que os profissionais cheguem às empresas motivados, engajados, abertos a orientações e ansiosos para mostrar o que têm a oferecer. Por isso, é fundamental que o onboarding tenha início tão logo possível e que se estenda até que o novo colaborador se sinta adaptado às novas demandas. Essa é uma estratégia importante da gestão de pessoas, que traz benefícios diretos tanto em relação ao desempenho do novato quanto para a organização.

Afinal, mesmo hoje, quando as práticas humanizadas são debatidas no contexto corporativo, ainda há muitas empresas que dispensam o processo, recorrendo a meras apresentações pessoais no primeiro dia de trabalho. Contudo, vale informar que, nesse caso, há uma chance grande de fazer com que o novo profissional se sinta perdido, o que pode acabar causando desgastes desnecessários. Nesse caso, a ansiedade em “mostrar serviço” pode acabar reverberando negativamente, uma vez que o recém-chegado pode começar a se pressionar, pensando que não está passando uma boa impressão naquele momento.

 

A importância da integração de novos colaboradores

Para explicar a relevância do processo de forma didática, imaginemos a seguinte situação: João acabou de ser contratado por uma nova empresa. Ele tem experiência no cargo que irá exercer e está animado para começar essa a nova fase da carreira profissional. No seu primeiro dia no novo emprego, ele conhece os integrantes de sua equipe e os superiores imediatos, mas não recebe muitos direcionamentos em relação ao que deve fazer, quando nem como deve. Confuso pela falta de orientações, mas tentando passar uma boa impressão nas primeiras semanas, João segue realizando as tarefas seguindo as diretrizes de seu emprego anterior. Ele perde mais tempo do que o normal ao realizá-las, já que ainda não domina as ferramentas e teve pouca abertura com os colegas para pedir que eles o ensinem sobre a parte operacional. Afinal, isso demandaria tempo de trabalho.

Após algumas semanas, João começa a ser cobrado pelo que deveria ter feito. Seus superiores relatam que ele não priorizou as tarefas que deveria e não as realizou de acordo com o modo de operação da empresa. João se sente frustrado e desmotivado, já que se empenhou para realizar as atividades sozinho e, ainda assim, sente que não fez um bom trabalho. Além de sua curva de aprendizado ser impactada negativamente, o setor acaba sendo penalizado por conta do desempenho abaixo da média. João se sente pressionado, já que acabou de ser contratado pela empresa, e começa a pensar que não teve o suporte necessário. Logo, ele chega à conclusão de que não se adaptou bem à cultura do lugar e, após poucos meses no cargo, pede demissão.

Em empresas que não realizam processos bem estruturados de onboarding, situações como a de João são comuns. Os impactos da falta de integração se ramificam para diversos âmbitos, o que explicita os motivos para que ações desse tipo sejam tão necessárias. Entre os principais benefícios, destacamos:

Retenção de talentos e redução do turnover

Há uma série de critérios importantes que devem ser levados em conta para aumentar a retenção dos talentos em uma organização. Salários e benefícios competitivos são um ponto inicial, contudo, se a empresa não tem fluxos de trabalho bem definidos, alinhamento em suas ações e valores organizacionais claros, por exemplo, dificilmente eles serão o suficiente para segurar os profissionais e os fazer pensar duas vezes antes de pedir demissão. Afinal, no contexto atual e principalmente no momento pós-pandemia, o bem-estar e a saúde mental são prioridades para os colaboradores, como deixa claro movimentos como The Great Resignation. E empresas que adotam formas desorganizadas e confusas de lidar com o Capital Humano, como a do exemplo de João, podem impactar diretamente a motivação e o psicológico dos profissionais.

Nesse sentido, o onboarding é muito eficiente, uma vez que ajuda no alinhamento e no fluxo de trabalho ao deixar claro o que, como e quando deve ser feito. Dificilmente um profissional que passa por uma integração bem estruturada vai se sentir perdido ou ficar sem saber a quem recorrer, em caso de necessidade. Além da medida ajudar a reter profissionais, dessa maneira, as taxas de turnover também diminuem, já que os novos integrantes do Capital Humano desenvolvem rapidamente a sensação de pertencimento e de valorização.

Ganhos em engajamento e motivação

Com uma integração bem estruturada, é comum que os profissionais se sintam mais seguros e confiantes na nova empresa, o que traz benefícios para a sua produtividade e acelera a curva de aprendizado. Quando também há ações voltadas para o desenvolvimento de relações interpessoais, isso pode ficar ainda melhor, já que o colaborador tem a oportunidade de conhecer os colegas mais a fundo e criar vínculos desde os primeiros contatos. Em termos de motivação, os resultados são muito positivos, uma vez que essas circunstâncias contribuem para que a jornada do colaborador seja menos desgastante e fazem com que o profissional sinta que a empresa investe em seu desenvolvimento.

Alinhamento e assertividade nos processos

Como mencionamos, uma das principais frentes beneficiadas pelo onboarding é o alinhamento das ações da empresa. Afinal, por mais que um profissional tenha experiência exercendo um cargo, cada organização conta com uma cultura diferente e estabelece rotinas a partir de valores distintos. Por isso, para evitar erros, ruídos e mal-entendidos, é importante que tudo seja esclarecido e que o novo profissional seja orientado desde as primeiras semanas.

Reputação e atração de novos talentos

Em termos de reputação, o onboarding também é muito importante. Isso porque a estratégia faz toda a diferença na hora de garantir uma boa experiência para os recém-chegados e, quando os colaboradores estão felizes e se sentem respeitados dentro da organização, há um movimento espontâneo de querer compartilhar a experiência corporativa. Isso acaba criando uma reputação positiva e capaz de atrair candidatos para futuras vagas em aberto. No entanto, vale ressaltar que esse processo também pode acontecer de forma oposta: quando os profissionais de uma empresa se sentem desrespeitados, a tendência é que usem seus canais de comunicação para demonstrar a infelicidade, o que pode ser, inclusive, um grande problema para atrair novos talentos.

 

Como conduzir um onboarding humanizado?

Para que o processo de integração seja eficiente, é preciso estar atento a alguns pontos específicos. Focando em práticas que promovam a humanização, o apoio e a orientação dos recém-chegados, as chances de criar um sentimento de pertencimento são maiores. Por isso, é recomendado:

• Contar mais sobre a história da empresa, explicando ao colaborador sobre seus valores, princípios e propósito, para que ele entenda mais sobre a cultura organizacional. Caso a empresa participe de projetos ou iniciativas alinhadas aos valores, também é interessante mencioná-los;
• Realizar treinamentos, que é parte importante da integração de novos colaboradores. Deve-se, sempre, treinar os profissionais para que eles exerçam suas funções de acordo com as diretrizes da empresa, independentemente de sua experiência prévia;
• Alinhar expectativas já que é fundamental que aquele novo colaborador saiba o que a empresa espera de sua atuação, além dos objetivos dela em médio e longo prazo;
• Envolver gestores e os colegas é uma estratégia importante para que a integração seja calorosa e acolhedora, e para incentivar o colaborador a formar laços com os demais;
• Ser acessível e paciente, uma vez que, no momento inicial, é comum que recém-chegados tenham muitas dúvidas e repitam os erros algumas vezes até que possam, de fato, aprender. Nesse momento, é fundamental que eles tenham apoio e se sintam seguros para desenvolver suas habilidades.

No caso do onboarding remoto, é preciso estar ainda mais atento, visto que os profissionais podem ficar mais inseguros de interagir através de plataformas digitais – afinal, não há dúvidas quanto ao fato de que a presença física torna a comunicação mais fácil. Por isso, nesse caso, é preciso redobrar os cuidados e buscar uma comunicação constante nas primeiras semanas, mesmo que isso não seja realmente necessário para a função do novato. Essa é uma forma de se mostrar solícito, acessível e fazer com que ele se sinta à vontade quando as dúvidas surgirem.

 

As etapas do onboarding

Como mencionamos, o onboarding é um processo complexo e que não se restringe ao fato de fazer com que um colaborador se sinta bem-recebido. Essa é uma estratégia que envolve expectativas, alinhamento, imersão na cultura organizacional, desenvolvimento de relações interpessoais, retenção de talentos e melhorias significativas no clima da empresa. Por isso, é preciso ter etapas bem definidas na hora de sua execução. São elas:

Divulgação no Recrutamento

O onboarding começa antes mesmo de selecionar um profissional para assumir a vaga em aberto. Por isso, é interessante divulgar, ainda no processo de Recrutamento e Seleção, que a empresa adota práticas para a integração otimizada de novos colaboradores. Esse tipo de preocupação incentiva que mais profissionais se candidatem ao cargo, uma vez que eles entendem, desde aquele momento, que há uma preocupação, por parte da empresa, em fazer com que seu processo de adaptação seja tranquilo. Como mencionamos, as práticas humanizadas são vistas com bons olhos no mercado competitivo.

Preparação da equipe

Quando uma vaga é disponibilizada, é importante manter as equipes a par do andamento dos processos de R&S. Depois que o candidato é selecionado, é fundamental comunicar, com antecedência, que a escolha já foi feita, quem é a pessoa e quando ela chega, para que todos possam se programar e receber o novo integrante de braços abertos. Vale sempre lembrar que, dependendo de seu perfil comportamental, cada pessoa reage de uma forma a surpresas como esta. Enquanto uns podem ser acolhedores naturalmente, outros podem não gostar de ter que lidar com imprevistos. Por isso, para evitar problemas no primeiro dia, é fundamental avisar.

Preparação do novato

Antes mesmo do primeiro dia do recém-chegado, é interessante disponibilizar para ele uma cartilha, apresentação ou documento contendo as principais informações sobre a empresa. É importante deixar claro quem é a organização no cenário competitivo, o que ela defende, quais são seus valores internos e o que é pregado na cultura organizacional. Fazer um recorte sobre as posturas éticas que são esperadas daquele colaborador e o que não é tolerado no ambiente de trabalho também é fundamental. Assim, ele chega munido de informações no primeiro dia, pronto para tirar dúvidas e observar essas questões aplicadas na prática.

Imersão

Depois de apresentado à teoria, é hora de inserir o novo profissional no Capital Humano da empresa. Para isso, é interessante fazer um tour pelo local, indicando onde fica cada setor, quem são os gestores e os colaboradores em cada departamento. Durante esse “passeio”, é preciso apresentar o recém-chegado aos novos colegas e dar espaço para que as primeiras interações aconteçam. Vale ressaltar, também, que o excesso de informação deve ser evitado – é importante fazer isso aos poucos. Em um dia, a estrutura e as pessoas; em outro, softwares, programas e a parte operacional, e assim por diante.

Acompanhamento

Depois de feitas essas etapas, é hora de deixar o novo profissional exercer suas atividades e fazer o acompanhamento de suas entregas. Nesse momento, é fundamental dar apoio e fazer com que se sinta seguro, mesmo que seja para cometer erros – eles são bastante comuns no início da jornada. Dessa forma, é possível acompanhar a sua curva de aprendizado e direcioná-lo para que se desenvolva com mais agilidade. Também é importante, inclusive, dar e pedir feedbacks para orientar e entender como a experiência está sendo para o novo colaborador.

 

No modelo remoto ou híbrido, como fica o onboarding?

Como mencionamos, o momento da chegada de um novo colaborador em uma empresa é recheado de expectativas que podem, facilmente, se transformar em anseios para esse profissional. Afinal, ele ainda não conhece os colegas, não sabe como funciona a cultura da nova empresa, nem se irá se adaptar e se firmar nesse ambiente de trabalho. Para as organizações, esse também é um momento delicado, visto que os recém-chegados trazem a bagagem adquirida em outras empresas que, muitas vezes, defendem valores distintos, o que pode causar um estranhamento cultural.  Isso sem mencionar os traumas, caso venham de ambientes de trabalho tóxicos.

No caso de organizações que adotam modelos de trabalho híbridos ou mesmo remotos, a integração pode ser ainda mais desafiadora. Nesse contexto, mostrar as dependências da empresa, perceber frustração quando o novo colaborador precisa de ajuda ou mesmo eventuais pausas para o cafezinho, muito importantes para o processo comunicativo e para formar vínculos, acabam ficando de lado. Por isso, para reduzir o estresse e a ansiedade, é importante delimitar as ações de onboarding e cumpri-las dentro dos prazos pré-estabelecidos. Algumas sugestões, nesse caso, são:

• Garantir as ferramentas de trabalho, como notebook, fones, mouse, celular empresarial e material de apoio, assim que o novo colaborador é contratado pela organização;
• Definir canais de comunicação específicos, para que o novo profissional tenha acesso fácil aos líderes e gestores, além de poder receber orientações a respeito de sua jornada de trabalho, como horários e combinados prévios. Programas como o Slack e o Discord podem ser bem úteis como mensageiros corporativos;
• Treinamentos, já que, como mencionamos, eles são fundamentais para que o recém-chegado entenda a parte operacional da empresa;
• Reuniões diárias ou semanais para follow up com participação dos gestores, a fim de acompanhar o fluxo de trabalho do recém-chegado;
• Apresentação das principais áreas da empresa, bem como das pessoas que trabalham nelas, para melhorar a comunicação e a sinergia entre departamentos;
• Eleger um mentor que possa ser consultado, caso o profissional tenha dúvidas e precise de direcionamentos;
• Participar de reuniões com o time inteiro, não apenas para resolver as questões burocráticas, mas também para promover momentos de integração e criar vínculos. Happy hours, jogatinas on-line ou dinâmicas de grupo são opções bem-vindas para esse fim.

 

Mais dicas para fazer um onboarding eficiente

Investir em práticas de integração com o Capital Humano, acompanhamento de desempenho e treinamento operacional são pilares fundamentais de um processo bem-feito de onboarding. Contudo, esses não são os únicos pontos que precisam de atenção para que a chegada de recém-contratados seja feita da melhor forma possível. Além destes fatores, listamos outros:

Providence as ferramentas de trabalho

Seja no modelo híbrido, remoto ou presencial, é extremamente importante que a empresa ofereça o equipamento necessário para trabalhar o mais rápido possível. Isso porque, nem sempre, o novo colaborador dispõe das ferramentas necessárias para tal. E, mesmo que disponha, é uma boa prática oferecer as ferramentas, principalmente no caso de recursos eletrônicos, como computadores. Afinal, isso evita que o profissional carregue equipamento de uso pessoal no percurso para o trabalho e corra algum risco na rua, como acidentes ou mesmo assaltos. A segurança dos documentos da empresa também deve ser levada em conta nesse caso.

Realize devolutivas comportamentais

De forma objetiva, as devolutivas são feedbacks pautados em análises. Elas funcionam como um parecer a respeito do desempenho de uma pessoa em uma circunstância previamente determinada. Dito isso, as devolutivas comportamentais são direcionadas ao comportamento do avaliado. A proposta é que, depois de realizado o processo de análise comportamental, um retorno detalhado e preciso sobre esses aspectos seja fornecido por um profissional especializado à pessoa avaliada na devolutiva.

No caso de um processo de onboarding, essa é uma ação importante para que o colaborador entenda mais sobre o seu perfil comportamental, seus pontos de destaque e sobre aqueles que precisam de atenção. Além de ajudar no processo de desenvolvimento do autoconhecimento, essa medida é importante para que ele entenda quais soft skills o cargo vai exigir.

Ofereça brindes corporativos

Uma das melhores formas de receber novos colaboradores é oferecendo um kit de boas-vindas. Essa é uma medida simples, mas que faz com que os novos profissionais se sintam valorizados desde o primeiro minuto, já que entendem este como um gesto atencioso. Não precisa ser nada muito pomposo; basta investir em algo que represente a cultura da empresa e que possa carregar sua logomarca. No mais, itens consumíveis como chocolates e doces, ou mesmo de vestuário, têm alto potencial de agradar e, por isso, são sempre recomendados.

Celebre a chegada

Promover eventos de boas-vindas, como um almoço coletivo ou um happy hour, é uma boa forma de promover a integração e de fazer com que o novo profissional se sinta incluído na equipe. Assim, é mais fácil quebrar o gelo do momento inicial e fazer com que o recém-chegado se sinta confortável com os demais em um período mais curto.

Desenvolva o autoconhecimento

O termo “autoconhecimento” se refere a uma série de processos de desenvolvimento e amadurecimento emocional, cognitivo, relacional e corporal. No contexto corporativo, essa é uma habilidade especialmente valiosa, uma vez que os profissionais que a desenvolvem conseguem compreender melhor o próprio fluxo de trabalho, além de entenderem quais tipos de atividades realizam com mais facilidade e quais são mais desgastantes.

Desenvolver o autoconhecimento do novo colaborador desde o início da jornada dele é fundamental para que ele amadureça como profissional, passe a identificar os seus gaps e encontre formas de trabalhá-los. Para isso, inclusive, o apoio de uma ferramenta de coaching voltada para a transformação pessoal, como o Personal Change, é indispensável.

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O onboarding é um processo fundamental para garantir sentimentos de valorização e pertencimento, prevenir desgastes, alinhar a rotina operacional e reter novos talentos à empresa. Essa deve ser uma das práticas mais importantes para empresas que buscam aderir a modelos de gestão humanizados. Por isso, nunca subestime sua relevância nem reduza o processo a meras apresentações. Afinal, toda empresa é formada por pessoas, e é mantendo-as felizes, satisfeitas e motivadas que os grandes resultados aparecem.

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