O RH como conhecemos hoje é uma versão distante do departamento na época em que surgiu, no século XX. Em sua primeira versão, ainda nos tempos de Revolução Industrial, o setor, também conhecido como Departamento Pessoal, prestava funções de apoio à empresa, mas sem se envolver estrategicamente nas decisões. A ele, cabiam os assuntos burocráticos relacionados à administração de pessoas. Até então, o RH ficava responsável por tarefas operacionais, como folhas de pagamento, contratos e demissões.
Com o tempo, esse setor ficou marcado por diversas fases e demandas que caminharam de forma concomitante à evolução das tecnologias, dos meios de comunicação e das estratégias de mercado. Conforme foi mudando, o RH foi abandonando sua característica burocrática na gestão de pessoas. O setor foi ganhando funções como parceiro de negócios, treinamento e desenvolvimento do Capital Humano, Recrutamento e Seleção de novos colaboradores, até que, na Era Digital, passou a ser uma parte importante do crescimento das empresas.
Hoje em dia, o RH tem um papel estratégico, sendo peça fundamental não apenas na employee experience em uma perspectiva individual, mas também para a organização como um todo. Atualmente, o setor assume um papel ativo nas tomadas de decisão da empresa. Em sua versão mais atual, cabe ao RH se antecipar às mudanças, encontrar formas de aumentar a produtividade interna, propor soluções para problemas vindouros e entender como o comportamento dos colaboradores pode ser usado em prol dos objetivos da empresa. A atuação moderna do setor rompe de vez com a defasada mentalidade de que este é um departamento cheio de papéis, que só atende pedidos e recebe ordens.
Para que fosse possível dar conta de demandas tão diversificadas, o setor precisou ser dividido em diversos grupos, cada um deles responsável por funções específicas. São os subsistemas de RH, assunto do artigo de hoje. Boa leitura!
- O que são os subsistemas de RH?
- A importância dos subsistemas de RH para organizações
- Quais são os subsistemas do RH?
- Impactos da transformação digital nos subsistemas de RH
- 4 dicas para integrar os subsistemas de RH na sua empresa
O que são os subsistemas de RH?
Antes de entender do que se tratam os subsistemas de RH, é necessário compreender o que faz a gestão de pessoas (GP) em uma empresa. De forma objetiva, esta é a área responsável por desenvolver e aprimorar o Capital Humano, seja em relação às habilidades técnicas ou comportamentais. Isso envolve diversas estratégias, como a comunicação interna, contratações mais assertivas e a retenção de talentos, além dos treinamentos em si. A motivação dos profissionais também é um foco na atuação da gestão de pessoas, uma vez que este é um fator fundamental para assegurar a performance das equipes.
A GP é uma das atribuições do departamento de Recursos Humanos. Afinal, em sua versão moderna, esse setor atua em diversas frentes da organização. Como toda empresa depende da atuação de seus profissionais para que consiga manter altos níveis de competitividade e se destaque no mercado corporativo, realizar uma gestão estratégica do Capital Humano é muito importante para atingir os resultados.
Pensando em ajudar os profissionais do RH na organização e atribuição de funções, Idalberto Chiavenato, especialista brasileiro em administração de empresas e um dos autores mais importantes de Recursos Humanos, propôs a divisão do RH em cinco subsistemas relacionados à gestão de pessoas, que serão detalhados nos próximos tópicos. A ideia do autor é que as empresas tenham maior controle sobre a atuação do setor. Além disso, essa é uma forma de visualizar as funções de forma agrupada, mas sem perder de vista as especificidades de cada uma delas.
De forma resumida, para Chiavenato, o RH funciona como uma enorme árvore, abrangendo diversas frentes de atuação. Nesse contexto, os subsistemas são os galhos; ramificações que tratam de ações específicas para a gestão de pessoas. Vale ressaltar que, apesar de o RH também ter uma atuação que engloba a área administrativa e negocial, estes não são o foco da teoria de Chiavenato. Os subsistemas tratam das funções da GP de uma empresa.
A origem dos subsistemas de RH
A ideia dos subsistemas de RH descrita por Chiavenato dialoga diretamente com a Teoria Geral dos Sistemas, oriunda das pesquisas do cientista alemão Ludwig von Bertalanffy na área da biologia, ainda na década de 1960. O método descreve um estudo interdisciplinar de organismos que foca em analisar pequenas partes de um todo para identificar padrões e reconhecer regras que possam ser replicadas. A ideia central do alemão é que todo organismo é formado por partes interligadas e interdependentes – ou seja, nada funciona de forma isolada.
Para compreender isso, basta pensar no funcionamento do corpo humano e em como todos os sistemas estão ligados: respiratório, circulatório, digestivo, muscular e por aí vai… Um problema em um deles tem o potencial de comprometer todos os outros, uma vez que estão inter-relacionados e que a saúde da pessoa depende do bom funcionamento de todos eles.
Por conta do conceito amplo, a teoria saiu da área de biologia e acabou sendo replicada nos mais diversos setores, como ciências sociais, naturais e até mesmo na administração de empresas. Isso porque, poucos anos depois, o psicólogo Daniel Katz e o informático Robert Kahn trouxeram esse conceito como uma analogia para o ramo corporativo no livro “Psicologia Social das Organizações” (1966). Na obra, eles popularizaram o método da Teoria Sistêmica nesse novo contexto. A ideia, no entanto, permaneceu muito semelhante – investigar as relações entre diferentes sistemas em uma empresa, além de mapear e analisar as formas com elas se dão.
Com Idalberto Chiavenato, o conceito foi utilizado mais uma vez – agora, para explicar as diferentes atuações da gestão de pessoas, contemplando a interdependência entre elas. Para o autor brasileiro, a divisão em subsistemas esclarece a visão da empresa em relação aos processos da área, além de trazer diversos benefícios, como melhorias significativas na capacidade de retenção, quedas no turnover e ganho de engajamento interno.
A importância dos subsistemas de RH para organizações
O RH assumiu um papel de protagonismo no ecossistema das organizações, está longe de ser um setor cuja única atribuição é contratar e demitir. Atualmente, é um dos principais responsáveis por influenciar na conquista dos resultados. Mesmo assim, nem sempre as empresas se atentam ao fato de que a atuação do setor pode – e deve! – ser particionada e estruturada para lidar com as diferentes demandas que o atravessam. E mesmo quando há esse esclarecimento, muitas organizações ainda têm dificuldade de lidar com os pontos distintos da gestão de pessoas de forma interligada. Vale mencionar que, para isso, apenas a divisão não basta: é preciso enxergar esses setores de forma inter-relacionada e compreender como a atuação de cada um deles reflete no outro.
Nesse contexto, a divisão em subsistemas proposta por Chiavenato se destaca por oferecer para a empresa uma perspectiva ampla sobre todos os processos que envolvem a gestão de pessoas. Assim, é possível ser mais eficiente e assertivo para identificar o que está impedindo as equipes de se desenvolverem, além das condições que aumentam o seu potencial produtivo. O método é interessante para fazer com que novas oportunidades de crescimento surjam, já que o panorama em relação à atuação do Recursos Humano muda drasticamente. Afinal, uma gestão de pessoas estratégica e integrada promove uma série de benefícios, como:
- Tomadas de decisão mais assertivas e com menos espaço para erros;
- Gestão de RH pautada em análises, não em conceitos ou ideias subjetivas;
- Ganhos expressivos em termos de saúde mental, uma vez que as pessoas se desgastam menos quando os processos são eficientes e as tarefas são bem distribuídas;
- Recrutamento e Seleção adequados às necessidades e à cultura organizacional da empresa;
- Contratações mais ágeis e assertivas em menos tempo;
- Melhorias no clima organizacional, na experiência do colaborador e no engajamento interno;
- Construção de uma reputação positiva mediante o mercado a partir do employer branding;
- Maiores taxas de produtividade e desenvolvimento de colaboradores;
- Queda na rotatividade e ganhos na retenção de talentos;
- Análises de desempenho mais eficientes e aumento nos níveis de prontidão do Capital Humano.
Quais são os subsistemas do RH?
De acordo com os estudos de Chiavenato, fica evidente que não há um procedimento único que, isoladamente, dê conta de tudo que envolve o Capital Humano de uma empresa. Em contrapartida, a gestão de pessoas e seus diversos processos têm apenas um objetivo: alinhar estrategicamente a atuação dos colaboradores aos objetivos da organização. É a partir dessa linha de raciocínio que ele propõe a divisão do setor em cinco pilares. São eles:
1. Provisão de Recursos Humanos
Como o verbo “prover” indica, a provisão de Recursos Humanos está diretamente relacionada à busca de profissionais para assumirem os cargos em aberto na empresa. Contudo, isso não pode e nem deve ser feito a partir de subjetividades, como o recrutador gostar de um candidato e, de outro, não; é preciso realizar o processo de forma estratégica, estabelecendo pontos que devem ser seguidos. Traçar o perfil comportamental do aspirante a colaborador, combiná-lo com o da vaga, avaliar se ele tem fit cultural com os valores da empresa e se ele conta com as habilidades técnicas e comportamentais necessárias para desempenhar bem o papel são alguns exemplos de ações que não podem ser deixadas de lado.
Antes mesmo de realizar os processos de Recrutamento e Seleção, o setor já precisa começar a atuação dentro desse subsistema. Isso porque, para que a contratação ocorra de acordo com as necessidades da empresa, primeiro é fundamental entender quais são elas. Para este fim, é interessante que o RH faça um mapeamento comportamental das características dos profissionais que a empresa precisa antes mesmo de começar a buscá-los no mercado. Apenas com isso definido, é hora de começar o processo seletivo em si.
Algumas perguntas-chave para esse processo são:
- Quais são as habilidades que esse profissional precisa ter?
- É necessário trazer alguém de fora da empresa ou há algum colaborador que possa suprir essa função internamente, mesmo que seja deslocado?
- Qual será o custo desta contratação?
- O que o setor que precisa do profissional espera da atuação do RH?
Nesse subsistema de RH, a utilização de um bom software de gestão de pessoas é indispensável. Com o Etalent PRO, é possível fazer o mapeamento comportamental dos candidatos, da função em aberto e até mesmo identificar caso haja outro colaborador capaz de ocupar o cargo. Isso tudo a partir dos princípios da Metodologia DISC, uma das ciências comportamentais mais relevantes do mundo.
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2. Aplicação de pessoas
A aplicação de pessoas diz respeito à fase em que se aloca um novo colaborador na empresa, processo popularmente conhecido como onboarding. Essa também é uma atribuição importante da gestão de pessoas, uma vez que fica responsável por ambientar o profissional, esclarecer suas dúvidas e fazer com que ele se sinta bem-vindo na organização. Nesse ponto, é importante deixar explícito quais serão as atribuições do indivíduo, o que a empresa espera dele, explicar como é o modus operandi, ceder o equipamento necessário para trabalhar, fazer a parte burocrática, criar senhas e perfis corporativos, dentre outras diversas atividades necessárias.
Para além dessa parte mais “burocrática”, também cabe ao RH fazer com que o novo colaborador se integre aos demais. Afinal, no começo, é comum que os profissionais fiquem na defensiva e assumam uma postura um pouco mais reservada. Cabe ao RH promover ações para que o novo colaborador conheça os colegas, tenha chance de conversar e trocar ideias, entenda as funções de cada um e saiba a quem pode recorrer caso tenha problemas.
Isso é fundamental para manter o novo colaborador motivado e fazer com que ele se sinta acolhido, sobretudo nos primeiros meses. Caso contrário, ele pode achar que a empresa faz pouco caso de sua presença, o que pode levar a uma demissão voluntária pouco tempo após a chegada.
3. Desenvolvimento de pessoas
Como é de se imaginar, o desenvolvimento de pessoas está diretamente relacionado ao aprimoramento das competências técnicas e comportamentais dos colaboradores, para aumentar seus níveis de prontidão. Essa é mais uma função importante da gestão de pessoas, uma vez que, além de capacitar os profissionais para alçar voos cada vez mais altos, também garante ganhos significativos em termos de engajamento e motivação, o que sempre traz um retorno positivo na produtividade. Afinal, quando uma empresa investe na qualificação do seu Capital Humano, os profissionais se sentem valorizados e, assim, a satisfação melhora de forma generalizada.
Vale ressaltar que o cenário ideal é que o processo de desenvolvimento seja feito de forma estratégica e a partir das necessidades de cada colaborador. Para isso, é fundamental uma atuação ainda mais assertiva do RH, que deve fazer um mapeamento das competências para realizar treinamentos focados especificamente nos gaps entre as habilidades que o profissional já domina e as que a empresa precisa que ele desenvolva.
Para esse fim, com a utilização de um bom programa de Assessment, capaz de avaliar desempenho, produtividade, motivadores, âncoras de carreira e os pontos que precisam ser trabalhados, fica mais fácil realizar um processo de T&D direcionado.
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4. Monitoramento de pessoas
Este subsistema diz respeito à análise e monitoramento de dados sobre o Capital Humano. Com a utilização de recursos e ferramentas tecnológicas, como o People Analytics, é possível acompanhar informações sobre cada profissional atuante na empresa. Isso inclui:
- Questões burocráticas, como o banco de horas, documentação e período de férias;
- Métricas em relação à performance no trabalho, como resultados de avaliações de desempenho, feedbacks, necessidades de T&D e resultados obtidos;
- Adequação comportamental ao cargo que ocupa;
- Fatores subjetivos, como satisfação, felicidade e engajamento.
Esse sistema funciona como um enorme banco de dados com o objetivo de manter as informações sobre os colaboradores organizadas, para disponibilizá-las para os outros setores. Quando esse monitoramento é eficiente, o acesso aos dados é facilitado em toda a empresa e, assim, a atuação de outros departamentos também é otimizada. Dessa forma, fica mais fácil criar rotinas de trabalho alinhadas e integradas.
5. Manutenção de pessoas
Esse subsistema foca em traçar estratégias para aumentar a retenção de talentos na empresa e, consequentemente, diminuir as taxas de turnover. Afinal, mesmo que as contratações sejam efetivas e respondam às necessidades das empresas, nem sempre conseguem fazer com que os profissionais permaneçam pelo tempo desejado. A função da gestão de pessoas nesse ponto envolve motivar e engajar os profissionais, oferecendo meios de mantê-los felizes e satisfeitos.
Para que isso seja possível, é fundamental atuar em diversas frentes. Uma delas é garantir a construção de um ambiente de trabalho saudável e com um clima organizacional positivo, uma vez que este é um dos fatores mais importantes na hora de reter os profissionais. Uma prova disso é que, de acordo com essa matéria do Valor Econômico, 54% dos brasileiros consideram que trabalhar com colegas agradáveis é mais importante do que a remuneração em si. Mas, para que isso seja viável, é preciso adotar, na cultura organizacional, valores como a colaboração, empatia, inclusão e o incentivo ao estabelecimento das relações interpessoais. Vale mencionar que, para este fim, a adoção de programas de Team Building também é muito bem-vinda. Pesquisas institucionais, como o monitoramento do clima organizacional, também são altamente recomendadas.
Contudo, para garantir a manutenção dos talentos, também é preciso investir no seu desenvolvimento profissional e fazer com que eles se sintam valorizados e reconhecidos pela empresa. Isso inclui:
- Criar planos de carreira bem definidos;
- Oferecer salários e pacotes de benefícios competitivos;
- Adotar políticas de bonificação;
- Fazer reajustes salariais esporadicamente;
- Realizar feedbacks para orientar o desenvolvimento.
Impactos da transformação digital nos subsistemas de RH
A transformação digital proporcionou mudanças significativas no mundo corporativo. Hoje em dia, diversas organizações utilizam recursos como o Big Data, análise de dados, computação em nuvem, inteligência artificial, gamificação, treinamentos à distância (EAD), entre outras possibilidades. Por mais que essas ferramentas sejam relativamente comuns no cenário atual, todas elas são bem recentes quando dispostas na linha do tempo do desenvolvimento industrial e empresarial.
Quanto aos subsistemas de RH, a tecnologia se tornou uma importante aliada, uma vez que pode (e deve) ser aplicada em todos os pilares. Afinal, através dela, é possível garantir a automação dos processos, o que possibilita não apenas que todas essas atividades sejam realizadas, mas também que isso seja feito da forma mais estratégica possível. Programas voltados para o People Analytics, como o Etalent PRO, por exemplo, ajudam a gestão de pessoas como um todo, trazendo informações importantes para diversas frentes de atuação do setor.
A utilização desses softwares é eficiente para realizar processos de recrutamento e seleção mais assertivos, já que oferecem dados nos quais as empresas podem se basear. Além disso, a utilização de informações dialoga diretamente com o trabalho realizado na provisão, manutenção e monitoramento de pessoas. Os treinamentos também podem ser feitos a partir do levantamento de dados, outro ponto que fica a cargo de um dos subsistemas.
A comunicação interna também foi beneficiada pela evolução das tecnologias. Para os subsistemas de RH, esse é um ponto especialmente relevante. Afinal, se profissionais e lideranças não estiverem alinhados, as chances de não conseguirem alcançar os resultados pretendidos é alta. Contudo, com o avanço tecnológico, esse processo se foi imensamente facilitado, uma vez que, atualmente, é possível realizar chamadas de vídeo, usar chats internos até mesmo trabalhar de forma remota sem queda de produtividade, dependendo da natureza da função. Todos esses pontos são relevantes para reter talentos, além de realizar processos de onboarding mais eficientes.
De forma geral, o uso das tecnologias ajuda a tornar todos os processos mais assertivos, o que melhora a experiência de trabalho e, por tabela, a motivação como um todo. Além disso, as tecnologias ajudam a criar ambientes de trabalho mais flexíveis e isso representa ganhos expressivos na qualidade de vida. Sob essas circunstâncias, os índices de absenteísmo e turnover despencam.
4 dicas para integrar os subsistemas de RH na sua empresa
Para um bom funcionamento do Recursos Humanos como um todo, ter os subsistemas de RH funcionando de forma integrada é fundamental. Contudo, para que seja possível lidar com cada um de forma separada, mas mantendo a sinergia, é preciso estar atento a algumas dicas. Dentre elas, destacamos:
Invista em tecnologia
Essencialmente, a tecnologia é o que torna possível que todos os processos da GP aconteçam. Quando o assunto são os subsistemas, ela funciona como um ponto de convergência entre todos eles. Por isso, é muito importante estar atento às tendências em termos de inovação e implementar recursos que, mesmo que não sejam novidade no mercado, podem fazer a diferença para a gestão de pessoas. Softwares voltados para a análise de dados dos profissionais, sistemas de comunicação interna eficientes, inteligência artificial, processos automatizados e gamificação em treinamentos corporativos são alguns exemplos de recursos que podem cumprir bem esse papel. Afinal, essas ferramentas podem ser utilizadas em praticamente todos os subsistemas.
Realize treinamentos baseados em LNT
De forma objetiva, o Levantamento de Necessidades de Treinamento (LNT) pode ser definido como um levantamento interno com foco em identificar as dificuldades do Capital Humano. O processo envolve, sobretudo, criar estratégias e ações baseadas em três pilares: levantar dados, identificar gaps técnicos e comportamentais e desenvolver treinamentos corporativos pensados especificamente para responder ao que foi identificado. Essa é uma estratégia fundamental para desenvolver treinamentos otimizados, poupar recursos e garantir que o caminho de aprimoramento dos profissionais seja pautado em suas reais necessidades. Além disso, essa é uma forma de realizar o desenvolvimento dos colaboradores de forma integrada com outros subsistemas, como o de monitoramento de profissionais.
Desenvolva a comunicação interna
A comunicação também é um fator fundamental na integração. Afinal, adotar um modelo claro, transparente e acessível de se comunicar faz com que todos tenham consciência de suas funções, bem como o que a empresa espera de cada um. Oferecer um canal de comunicação aberto também faz com que os profissionais fiquem cientes do peso que seu trabalho, individualmente falando, tem sobre as entregas dos colegas. Além disso, essa é uma forma de garantir que todos tenham acesso às informações necessárias o mais rápido possível.
Por isso, uma boa comunicação permeia basicamente todos os âmbitos abordados nos subsistemas: clima organizacional, construção de ambientes de trabalho saudáveis, disponibilização de dados, treinamentos e, por consequência, manutenção de colaboradores.
Adote o comportamento como uma prioridade
Nesse contexto, o comportamento dos profissionais deve ser tratado com grande prioridade. Afinal, é o entendimento dos perfis comportamentais que possibilita processos de recrutamento e seleção assertivos, desenhos de cargo eficientes, pessoas desempenhando funções para quais estão adequadas, treinamento e desenvolvimento que levem em conta habilidades técnicas e comportamentais, entre outras possibilidades.
Além disso, conhecer o comportamento dos profissionais ajuda a manter um clima organizacional mais saudável, uma vez que as lideranças entendem qual é a melhor forma de lidar com o colaborador. Quando o comportamento é inserido no contexto corporativo, além de permear todos os subsistemas de RH e ajudar a integrá-los, a qualidade de vida no trabalho melhora como um todo.
Os subsistemas de RH propostos por Chiavenato foram pensados para ajudar a organizar as demandas da gestão de pessoas e, consequentemente, melhorar os resultados da empresa. Contudo, para que eles funcionem, é preciso entender como acontecem as relações entre os subsetores e encontrar formas para mantê-los interligados. E uma vez que isso é feito, os resultados são apenas uma questão de tempo.
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